Bạn đang cân nhắc thuê một nhà cung cấp dịch vụ IT cho doanh nghiệp của mình nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Việc lựa chọn đúng đắn có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và bảo mật của cơ sở hạ tầng IT của bạn.
Hỗ trợ IT đáng tin cậy là điều cần thiết trong môi trường kinh doanh nhanh chóng ngày nay. Tuy nhiên, với rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ đưa ra các giải pháp hỗ trợ và sửa chữa theo yêu cầu, việc xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn có thể gây choáng ngợp.
Trước khi đưa ra quyết định có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn, điều cần thiết là phải đặt ra những câu hỏi đúng đắn. Hiểu được nên hỏi những gì có thể giúp bạn đánh giá khả năng và độ tin cậy của nhà cung cấp dịch vụ IT. Bằng cách đặt ra những câu hỏi hàng đầu ngay từ đầu, bạn có thể đảm bảo hỗ trợ IT suôn sẻ và hiệu quả khi bạn cần nhất. Hãy cùng tìm hiểu những câu hỏi chính mà bạn nên đặt ra trước khi thuê nhà cung cấp dịch vụ IT cho doanh nghiệp.
Hiểu về nhà cung cấp dịch vụ IT cho doanh nghiệp
Có nhiều mô hình tồn tại trong lĩnh vực dịch vụ IT để hỗ trợ nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Một trong những mô hình đó là dịch vụ IT hỗ trợ sửa chữa theo yêu cầu, một cách tiếp cận truyền thống trái ngược với các chiến lược quản lý IT chủ động hiện đại hơn như dịch vụ được quản lý. Để hiểu đầy đủ vai trò và giá trị của nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu, điều cần thiết là phải khám phá dịch vụ này bao gồm những gì và nó hoạt động như thế nào.
Nhà cung cấp dịch vụ IT cho doanh nghiệp là gì?
Nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu cung cấp hỗ trợ và sửa chữa cho hệ thống và cơ sở hạ tầng IT khi cần. Khác với dịch vụ IT được quản lý liên quan đến hỗ trợ liên tục và quản lý chủ động, dịch vụ sửa chữa theo yêu cầu mang tính phản ứng. Nhà cung cấp chỉ can thiệp khi có sự cố xảy ra – khi có thứ gì đó “hỏng”, họ sẽ đến để “sửa chữa”.
Đặc điểm chính của dịch vụ IT cho doanh nghiệp
Cách tiếp cận phản ứng: Dịch vụ sửa chữa theo yêu cầu được thúc đẩy bởi các sự cố. Nhà cung cấp được gọi đến để giải quyết vấn đề khi chúng phát sinh mà không có giám sát hoặc bảo trì liên tục.
Dịch vụ theo yêu cầu: Không có hợp đồng hoặc phí duy trì liên tục; doanh nghiệp chỉ trả tiền cho dịch vụ khi cần.
Mô hình trả tiền theo sử dụng: Khách hàng thường được tính phí dựa trên thời gian và vật liệu, nghĩa là họ trả tiền cho số giờ làm việc và bất kỳ phụ tùng hoặc phần mềm nào cần thiết để giải quyết vấn đề.
Không cam kết dài hạn: Vì không có thỏa thuận dịch vụ định kỳ, các doanh nghiệp có thể chuyển đổi nhà cung cấp hoặc xử lý các vấn đề IT nội bộ mà không có bất kỳ nghĩa vụ hợp đồng nào.
Dịch vụ IT cho doanh nghiệp hoạt động như thế nào
Khi xảy ra sự cố IT, doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa theo yêu cầu của họ, người sẽ chẩn đoán và giải quyết vấn đề. Điều này có thể liên quan đến bất cứ thứ gì từ sửa chữa phần cứng và khắc phục sự cố phần mềm đến các vấn đề về mạng hoặc khôi phục dữ liệu. Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề, nhà cung cấp có thể cung cấp hỗ trợ từ xa hoặc gửi kỹ thuật viên đến tận nơi.
Sau khi vấn đề được giải quyết, nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên thời gian đã sử dụng và bất kỳ nguồn lực bổ sung nào được sử dụng. Mô hình này cho phép các doanh nghiệp kiểm soát chi phí, vì họ chỉ trả tiền cho dịch vụ khi cần.
Những câu hỏi hàng đầu cần đặt ra trước khi thuê nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu
Việc thuê nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu có thể là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, ảnh hưởng đến hoạt động, bảo mật và lợi nhuận của bạn. Đặt ra những câu hỏi đúng đắn là điều cần thiết để đảm bảo bạn chọn đúng đối tác. Hãy cùng khám phá những câu hỏi hàng đầu mà bạn nên đặt ra trước khi thuê nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu.
-
Kinh nghiệm và chuyên môn của bạn là gì?
Trước khi cam kết với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ IT nào, bạn cần hiểu kinh nghiệm và lĩnh vực chuyên môn của họ. Hỏi về lịch sử của họ, họ đã kinh doanh bao lâu và những loại khách hàng họ đã làm việc cùng. Điều quan trọng là phải biết liệu họ có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp tương tự như của bạn về quy mô, ngành nghề và nhu cầu IT hay không.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn chuyên về những ngành nào?
- Bạn có thể cung cấp các nghiên cứu điển hình hoặc tài liệu tham khảo từ khách hàng trong các lĩnh vực tương tự không?
-
Bạn cung cấp những dịch vụ gì?
Dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu có thể khác nhau rất nhiều. Một số nhà cung cấp có thể chỉ cung cấp dịch vụ khắc phục sự cố cơ bản, trong khi những nhà cung cấp khác có thể cung cấp một loạt dịch vụ toàn diện hơn. Hiểu phạm vi dịch vụ là điều cần thiết để đảm bảo rằng nhu cầu của bạn sẽ được đáp ứng.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn có cung cấp hỗ trợ từ xa cũng như hỗ trợ tại chỗ không?
- Có dịch vụ cụ thể nào mà bạn không cung cấp không?
- Bạn xử lý các trường hợp khẩn cấp hoặc các vấn đề ngoài giờ như thế nào?
-
Cấu trúc giá của dịch vụ là gì?
Hiểu chi phí là điều quan trọng để lập ngân sách và đảm bảo rằng bạn nhận được giá trị xứng đáng với số tiền bỏ ra. Các dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu thường được tính phí cho mỗi sự cố, nhưng có thể có những biến thể.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn tính phí theo giờ, phí cố định hay kết hợp cả hai?
- Có bất kỳ khoản phí bổ sung nào cho dịch vụ ngoài giờ hoặc khẩn cấp không?
- Bạn có thể cung cấp ước tính cho các vấn đề phổ biến không?
-
Bạn ưu tiên các yêu cầu dịch vụ như thế nào?
Không phải tất cả các vấn đề IT đều được tạo ra như nhau. Một số vấn đề có thể chờ đợi, trong khi những vấn đề khác cần được chú ý ngay lập tức. Điều quan trọng là phải hiểu nhà cung cấp ưu tiên các yêu cầu như thế nào và thời gian phản hồi của họ.
Câu hỏi tiếp theo:
- Thời gian phản hồi trung bình của bạn là bao lâu?
- Bạn xử lý các vấn đề ưu tiên cao như thế nào?
- Bạn có Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) đảm bảo thời gian phản hồi không?
-
Quy trình giao tiếp của bạn là gì?
Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để có mối quan hệ hỗ trợ IT thành công. Bạn cần biết nhà cung cấp sẽ thông báo cho bạn về tình trạng của các vấn đề của bạn và bất kỳ công việc đang diễn ra nào như thế nào.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn sẽ thông báo cập nhật cho chúng tôi bằng cách nào?
- Ai sẽ là người liên hệ chính của chúng tôi?
- Chúng tôi có thể mong đợi cập nhật về các vấn đề đang diễn ra thường xuyên như thế nào?
-
Bạn thực hiện những biện pháp bảo mật nào?
Bảo mật là một mối quan tâm lớn trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay. Nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu của bạn phải am hiểu về các phương thức bảo mật mới nhất và có khả năng thực hiện chúng một cách hiệu quả.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn đảm bảo an toàn cho dữ liệu của chúng tôi trong quá trình sửa chữa như thế nào?
- Bạn thực hiện những biện pháp nào để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu?
- Bạn có tiến hành kiểm tra bảo mật thường xuyên không?
-
Bạn có thể cung cấp tài liệu tham khảo hoặc lời chứng thực của khách hàng không?
Tài liệu tham khảo và lời chứng thực có thể cung cấp thông tin quý giá về độ tin cậy, tính chuyên nghiệp và hiệu quả của nhà cung cấp. Đừng ngần ngại yêu cầu chúng và dành thời gian để theo dõi.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ của khách hàng trong ngành tương tự không?
- Bạn đã gặp những thách thức gì với khách hàng trong quá khứ và bạn đã giải quyết chúng như thế nào?
-
Thời gian phản hồi và giải quyết của bạn là bao lâu?
Không chỉ là việc họ phản hồi nhanh như thế nào đối với vấn đề của bạn mà còn là họ có thể giải quyết nó nhanh đến mức nào. Hiểu thời gian giải quyết trung bình của họ có thể cho bạn biết bạn có thể mong đợi hệ thống của mình hoạt động trở lại nhanh như thế nào.
Câu hỏi tiếp theo:
- Thời gian trung bình để giải quyết các vấn đề phổ biến của bạn là bao lâu?
- Bạn xử lý các vấn đề phức tạp cần nhiều thời gian hơn như thế nào?
-
Bạn xử lý bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu như thế nào?
Quyền riêng tư dữ liệu là điều không thể thương lượng, đặc biệt là trong các ngành như chăm sóc sức khỏe và tài chính. Đảm bảo rằng nhà cung cấp IT của bạn có các chính sách bảo mật nghiêm ngặt và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu có liên quan.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn bảo vệ dữ liệu khách hàng trong và sau khi cung cấp dịch vụ như thế nào?
- Chính sách của bạn về lưu giữ và hủy dữ liệu là gì?
- Bạn có tuân thủ các quy định như GDPR hoặc HIPAA không?
-
Cách tiếp cận của bạn đối với bảo trì phòng ngừa là gì?
Mặc dù các dịch vụ sửa chữa theo yêu cầu tập trung vào việc sửa chữa các vấn đề khi chúng phát sinh, nhưng cách tiếp cận chủ động đối với bảo trì có thể ngăn ngừa nhiều vấn đề trước khi chúng xảy ra. Hỏi về cách tiếp cận của họ đối với bảo trì phòng ngừa và liệu họ có cung cấp bất kỳ dịch vụ nào vượt ra ngoài việc chỉ sửa chữa các vấn đề hay không.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn có cung cấp bất kỳ dịch vụ bảo trì hoặc giám sát liên tục nào không?
- Bạn xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn như thế nào trước khi chúng trở thành vấn đề lớn?
- Bạn sử dụng những công cụ hoặc quy trình nào để bảo trì phòng ngừa?
-
Bạn có bất kỳ chứng chỉ hoặc quan hệ đối tác nào không?
Chứng chỉ và quan hệ đối tác với các nhà cung cấp IT lớn có thể cho thấy mức độ chuyên môn của nhà cung cấp và cam kết luôn cập nhật với các công nghệ mới nhất.
Câu hỏi tiếp theo:
- Các kỹ thuật viên của bạn có được chứng nhận về các công nghệ cụ thể không?
- Bạn có quan hệ đối tác với bất kỳ nhà cung cấp phần cứng hoặc phần mềm lớn nào không?
- Bạn đảm bảo đội ngũ của mình luôn cập nhật với các công nghệ mới như thế nào?
-
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi không hài lòng với dịch vụ của bạn?
Điều quan trọng là phải biết bạn có quyền truy đòi gì nếu dịch vụ không đáp ứng được kỳ vọng của bạn. Một nhà cung cấp có uy tín nên có một quy trình rõ ràng để giải quyết sự không hài lòng.
Câu hỏi tiếp theo:
- Chính sách của bạn để xử lý tranh chấp hoặc khiếu nại là gì?
- Có đảm bảo sự hài lòng không?
- Bạn đo lường sự hài lòng của khách hàng như thế nào?
-
Bạn đảm bảo tính liên tục kinh doanh trong trường hợp xảy ra sự cố IT lớn như thế nào?
Trong trường hợp xảy ra sự cố IT lớn, điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục hoạt động. Hỏi về cách tiếp cận của họ đối với tính liên tục kinh doanh và khôi phục sau thảm họa.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn xử lý các tình huống mà các hệ thống quan trọng bị ngừng hoạt động như thế nào?
- Kế hoạch của bạn để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động là gì?
- Bạn có cung cấp bất kỳ dịch vụ khôi phục sau thảm họa nào không?
-
Cấu trúc hợp đồng của bạn là gì?
Hiểu các điều khoản hợp đồng là điều cần thiết để tránh bất kỳ bất ngờ nào về sau. Hỏi về thời hạn hợp đồng, các điều khoản chấm dứt và bất kỳ điều khoản nào có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.
Câu hỏi tiếp theo:
- Có thời hạn hợp đồng tối thiểu không?
- Các điều khoản chấm dứt hợp đồng là gì?
- Có bất kỳ hình phạt nào cho việc chấm dứt sớm không?
-
Bạn cập nhật xu hướng công nghệ như thế nào?
Bối cảnh IT liên tục phát triển. Bạn muốn một nhà cung cấp luôn cập nhật với các xu hướng và công nghệ mới nhất để đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng IT của bạn hiện đại và hiệu quả.
Câu hỏi tiếp theo:
- Bạn đảm bảo đội ngũ của mình luôn cập nhật với các công nghệ mới nhất như thế nào?
- Bạn có tham dự các hội nghị ngành hoặc tham gia đào tạo liên tục không?
- Bạn kết hợp các công nghệ mới vào các dịch vụ của mình như thế nào?
-
Bạn có cung cấp các giải pháp tùy chỉnh không?
Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu IT độc đáo. Một nhà cung cấp cung cấp các giải pháp tùy chỉnh có thể điều chỉnh dịch vụ của họ để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn, nâng cao hiệu quả và hiệu suất tổng thể.
-
Quy trình của bạn đối với các vấn đề chưa được giải quyết là gì?
Các vấn đề kỹ thuật đôi khi có thể phức tạp và có thể không được giải quyết trong lần đầu tiên. Hiểu cách nhà cung cấp leo thang các vấn đề vẫn chưa được giải quyết là điều quan trọng để đảm bảo giải quyết kịp thời. Hỏi về các giao thức leo thang của họ, bao gồm ai tham gia và khung thời gian liên quan đến từng cấp độ leo thang. Biết quy trình này sẽ giúp bạn đánh giá họ quản lý các vấn đề đang diễn ra và trải nghiệm tổng thể của bạn với tư cách là khách hàng hiệu quả như thế nào.
-
Bạn cung cấp loại tài liệu nào?
Tài liệu đúng cách là rất quan trọng đối với quản lý IT và khắc phục sự cố liên tục. Hỏi nhà cung cấp về loại báo cáo hoặc hồ sơ họ duy trì liên quan đến các vấn đề, giải pháp và thay đổi hệ thống. Các quy trình được ghi chép tốt có thể cải thiện giao tiếp và tính liên tục, đặc biệt nếu bạn cần chuyển đổi sang nhà cung cấp dịch vụ khác trong tương lai.
-
Bạn có cung cấp bất kỳ đảm bảo hoặc bảo hành nào cho dịch vụ của mình không?
Hiểu mức độ đảm bảo mà nhà cung cấp cung cấp có thể giúp bạn yên tâm trong quá trình ra quyết định. Hỏi xem họ có cung cấp bất kỳ đảm bảo hoặc bảo hành nào cho dịch vụ của họ không, chẳng hạn như đảm bảo sự hài lòng hoặc bảo hành cho việc sửa chữa và các bộ phận được sử dụng. Điều này có thể phản ánh sự tự tin của họ vào chất lượng công việc của mình và cung cấp cho bạn một mạng lưới an toàn nếu các vấn đề phát sinh sau khi hoàn thành dịch vụ. Biết bạn có biện pháp khắc phục nào trong trường hợp các vấn đề tiếp tục xảy ra sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang đầu tư đúng đắn vào dịch vụ của họ.
-
Bạn cung cấp loại báo cáo và phân tích nào?
Việc có quyền truy cập vào các báo cáo và phân tích thường xuyên về hệ thống IT của bạn có thể vô giá để hiểu sức khỏe của môi trường công nghệ của bạn và đưa ra quyết định sáng suốt. Hỏi nhà cung cấp dịch vụ IT về các loại báo cáo họ có thể tạo, chẳng hạn như số liệu hiệu suất hệ thống, thời gian phản hồi sự cố, phát hiện kiểm tra bảo mật và trạng thái tuân thủ. Hỏi về tần suất của các báo cáo này – liệu chúng được cung cấp hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý – và mức độ dễ dàng truy cập chúng.
Kết luận
Việc chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ IT sửa chữa theo yêu cầu không chỉ đơn giản là tìm người có thể sửa chữa sự cố. Đó là về việc tìm một đối tác hiểu doanh nghiệp của bạn, có thể phản hồi nhanh chóng với nhu cầu của bạn và mang lại giá trị thông qua dịch vụ chuyên nghiệp và hỗ trợ đáng tin cậy. Bằng cách đặt những câu hỏi này, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn và đảm bảo hệ thống IT của bạn được quản lý tốt.
