- 1. Đặc thù khó khăn trong quản lý ngành Bia Rượu & Gas
- 2. Tại sao phần mềm kế toán thông thường là không đủ?
- 3. Giải pháp quản lý Vỏ chai, Két, Bình Gas - Chìa khóa chống thất thoát
- 4. Ứng dụng DMS trong tối ưu hóa kênh phân phối
- 5. Quy trình triển khai phần mềm tại SCTT
- 6. Câu hỏi thường gặp khi triển khai ERP ngành F&B
1. Đặc thù khó khăn trong quản lý ngành Bia Rượu & Gas
Ngành sản xuất và kinh doanh Bia - Rượu - Nước giải khát (F&B) và Khí hóa lỏng (Gas/LPG) có những đặc điểm vận hành rất riêng biệt so với các ngành thương mại thông thường. Tài sản của doanh nghiệp không chỉ nằm ở "Ruột" (nước, khí) mà một phần giá trị rất lớn nằm ở "Vỏ" (chai thủy tinh, két nhựa, bình gas thép).
Vòng đời sản phẩm đi từ: Nhà máy -> Nhà phân phối -> Đại lý cấp 1/2 -> Điểm bán lẻ/Nhà hàng -> Người tiêu dùng. Sau đó, vỏ chai/bình lại phải đi quy trình ngược lại để về nhà máy tái sản xuất. Sự luân chuyển liên tục này tạo ra một bài toán quản trị cực kỳ phức tạp về logistics và kiểm soát tài sản.
2. Tại sao phần mềm kế toán thông thường là không đủ?
Nhiều doanh nghiệp vẫn cố gắng sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán thương mại (như Misa, Fast...) để quản lý. Tuy nhiên, các giải pháp này thường bộc lộ điểm yếu chết người:
- Không quản lý được song song hai đơn vị tính: Ví dụ bán 1 két bia, phần mềm thường chỉ trừ kho hàng hóa, nhưng không tự động ghi nhận công nợ vỏ két đối với khách hàng.
- Không quản lý được theo Serial/Lô: Đối với ngành Gas, mỗi bình có một mã số định danh và hạn kiểm định an toàn riêng. Phần mềm kế toán thường không theo dõi được lịch sử nạp/đổi của từng vỏ bình.
- Thiếu tính năng Mobile: Nhân viên giao gas hoặc sales bia đi thị trường cần tạo đơn hàng ngay trên điện thoại, in phiếu xuất kho tại xe, điều mà phần mềm kế toán tại chỗ không làm được.
3. Giải pháp quản lý Vỏ chai, Két, Bình Gas - Chìa khóa chống thất thoát
Tại SCTT, chúng tôi xây dựng module "Quản lý bao bì luân chuyển" chuyên biệt, được coi là trái tim của giải pháp ERP cho ngành này.
3.1. Cơ chế quản lý cược vỏ và công nợ vỏ
Hệ thống tự động tách biệt Công nợ tiền hàng và Công nợ vỏ. Khi xuất bán:
- Hệ thống ghi nhận doanh thu bán "Ruột".
- Hệ thống ghi nợ "Vỏ" cho khách hàng (theo số lượng hoặc giá trị cược).
- Khi khách trả vỏ, hệ thống tự động cấn trừ công nợ vỏ.
- Báo cáo đối chiếu vỏ: Cho biết khách hàng A đang giữ bao nhiêu vỏ, bao nhiêu két, trị giá bao nhiêu tiền cược.
3.2. Truy xuất nguồn gốc và vòng đời tài sản
Đặc biệt với ngành Gas, an toàn là trên hết. Giải pháp của SCTT cho phép:
- Ghi nhận mã số vỏ bình khi nhập/xuất.
- Cảnh báo các bình gas sắp đến hạn kiểm định kỹ thuật.
- Truy vết lịch sử: Bình gas này đã được nạp ở trạm nào, giao cho đại lý nào, vào thời gian nào. Giúp nhanh chóng thu hồi hoặc xử lý khi có sự cố.
4. Ứng dụng DMS trong tối ưu hóa kênh phân phối
Hệ thống DMS (Distribution Management System) của SCTT giúp số hóa toàn bộ đội ngũ bán hàng ngoài thị trường:
- Giám sát lộ trình (GPS): Quản lý xem nhân viên có đi đúng tuyến bán hàng (Route) đã phân công hay không.
- Mobile Sales: Nhân viên lên đơn hàng ngay tại điểm bán, dữ liệu đồng bộ tức thời về kế toán để chuẩn bị xuất kho. Không cần chờ cuối ngày về công ty mới nhập liệu.
- Quản lý trưng bày: Nhân viên chụp ảnh tủ mát, kệ trưng bày tại điểm bán. AI có thể hỗ trợ chấm điểm trưng bày.
5. Quy trình triển khai phần mềm tại SCTT
Chúng tôi không chỉ bán phần mềm (License), chúng tôi cung cấp dịch vụ Tư vấn & Triển khai:
- Bước 1: Khảo sát (Survey): Chuyên gia SCTT đến trực tiếp nhà máy/kho để hiểu quy trình vận hành thực tế.
- Bước 2: Blueprint: Xây dựng tài liệu giải pháp tổng thể, mô hình hóa quy trình trên phần mềm.
- Bước 3: Customize: Chỉnh sửa, lập trình thêm các tính năng đặc thù theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
- Bước 4: Đào tạo (Training): Hướng dẫn sử dụng cho từng bộ phận (Kế toán, Kho, Sales, Sản xuất).
- Bước 5: Go-live: Vận hành chính thức và hỗ trợ trực tiếp tại doanh nghiệp trong giai đoạn đầu.
6. Câu hỏi thường gặp khi triển khai ERP ngành F&B
Q: Phần mềm có kết nối được với cân điện tử hoặc trạm chiết nạp không?
A: Có. Giải pháp SCTT hỗ trợ kết nối IoT với các thiết bị cân, máy chiết rót để lấy dữ liệu sản lượng tự động, tránh sai sót do nhập tay.
Q: Tôi có thể quản lý hạn sử dụng (Date) của bia/nước ngọt không?
A: Hệ thống quản lý kho theo phương pháp FEFO (Hết hạn trước xuất trước). Cảnh báo hàng cận date để có kế hoạch đẩy hàng khuyến mãi kịp thời.
