Đôi khi bạn đọc về các tính năng mới cho các ứng dụng bạn sử dụng hàng ngày, như Gmail, nhưng lại quên dùng thử chúng. Trước khi bạn biết điều đó, những tính năng đó không còn mới nữa và những tính năng mới hơn sẽ thu hút sự chú ý của bạn. Dưới đây là một số tính năng của Gmail dành cho máy tính để bàn mà bạn có thể đã bỏ qua.
Gọi lại một email khi hoàn tác gửi
Đã bao nhiêu lần bạn nhấn nút Gửi để nhận ra rằng mình đã quên thứ gì đó trong email? Đó có thể là tệp đính kèm bạn đã đề cập, ngày bạn nói là quan trọng hoặc một người nhận khác.
Sử dụng tính năng Hoàn tác gửi của Gmail , bạn có thể nhanh chóng nhớ lại email đó trước khi nó đến hộp thư đến của người nhận.
Khi nhấn Gửi cho một tin nhắn, bạn sẽ thấy tùy chọn Hoàn tác ở cuối Gmail. Nhấp vào Hoàn tác và tin nhắn của bạn sẽ bị dừng lại. Sau đó, nó sẽ mở lại để bạn chỉnh sửa nếu cần.
Theo mặc định, bạn có năm giây để nhấn nút Hoàn tác sau khi gửi email. Bạn có thể thay đổi điều này thành 10, 20 hoặc 30 giây để có thêm thời gian.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn “Xem tất cả cài đặt” trong thanh bên. Chuyển đến tab Chung và sử dụng danh sách thả xuống bên cạnh Hoàn tác gửi để điều chỉnh khoảng thời gian hủy.
Chọn “Lưu thay đổi” ở dưới cùng. Điều chỉnh áp dụng cho tài khoản Gmail của bạn, nghĩa là nó cũng chuyển sang ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.
Hết hạn một email với chế độ bảo mật
Khi bạn cần gửi thông tin nhạy cảm qua email, Chế độ bảo mật có thể cung cấp cho bạn một số bảo mật bổ sung. Với nó, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho email, yêu cầu mật khẩu và ngăn người nhận chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống email.
Sau khi bạn soạn thư, hãy nhấp vào biểu tượng Chuyển đổi Chế độ bảo mật ở cuối email.
Đặt thời hạn và chọn xem mật mã do Google tạo sẽ được gửi qua email hay tin nhắn văn bản. Chọn “Lưu” và sau đó gửi email của bạn khi bạn đã sẵn sàng.
Để biết đầy đủ chi tiết về chế độ bảo mật , chẳng hạn như bao gồm số điện thoại của người nhận của bạn hoặc xóa quyền truy cập, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi.
LIÊN QUAN: Dịch vụ IT helpdesk
Sử dụng Mẫu cho các Email Thường gặp
Sẽ rất tẻ nhạt khi bạn phải soạn đi soạn lại cùng một email. Thay vào đó, hãy tạo một mẫu email trong Gmail mà bạn có thể sử dụng lại.
Để bắt đầu, bạn cần bật tính năng này. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn “Xem tất cả cài đặt”. Chuyển đến tab Nâng cao và đánh dấu Bật bên cạnh Mẫu. Nhấp vào “Lưu thay đổi” ở dưới cùng.
Để tạo một mẫu, hãy soạn email như bình thường. Trước khi bạn gửi, hãy chọn ba dấu chấm ở dưới cùng bên phải của email để xem Tùy chọn khác. Sau đó, chuyển đến Mẫu> Lưu bản nháp dưới dạng mẫu và chọn “Lưu dưới dạng mẫu mới”.
Đặt tên cho mẫu mới của bạn và nhấn “Lưu”.
Để sử dụng lại mẫu của bạn, hãy soạn một tin nhắn mới và chọn lại ba dấu chấm đó. Di chuyển đến Mẫu và chọn tên trong menu bật ra.
Các mẫu email thực sự tiết kiệm thời gian. Bạn có thể bắt đầu từ những tin nhắn bạn gửi thường xuyên, bằng cách thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào bạn cần và gửi email theo cách của nó.
Tạo công việc từ email
Nhiều khi, những công việc mà chúng ta cần xử lý đến từ các cuộc trò chuyện hoặc email. Trong Gmail, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng biến một email thành một công việc .
Chọn thư trong hộp thư đến của bạn. Trong thanh công cụ ở đầu Gmail, chọn biểu tượng Thêm vào Công việc.
Bạn sẽ thấy thanh bên Nhiệm vụ mở ở bên phải với nhiệm vụ được tạo cho bạn. Từ đó, bạn có thể thêm chi tiết, bao gồm ngày đến hạn hoặc thực hiện nhiệm vụ lặp lại.
Bạn có thể đảm bảo rằng nhiệm vụ bạn cần thực hiện sẽ được đưa vào danh sách nhiệm vụ của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản.
Xem số lượng chưa đọc trong biểu tượng tab trình duyệt của bạn
Thay vì liên tục kiểm tra hộp thư đến hoặc xử lý các thông báo trên màn hình, bạn có thể hiển thị số lượng chưa đọc từ tài khoản Gmail trong tab trình duyệt của mình.
Thủ thuật này hơi khác so với con số bạn hiện thấy hiển thị số lượng chưa đọc cho bất kỳ thư mục nào bạn đang xem hoặc tổng thể hộp thư đến của bạn.
Sử dụng cài đặt bổ sung này, bạn sẽ thấy số lượng chưa đọc trên biểu tượng Gmail trong tab trình duyệt (về mặt kỹ thuật được gọi là biểu tượng yêu thích ) bất kể bạn điều hướng ở đâu trong Gmail. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, có hơn 100 email chưa đọc.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn “Xem tất cả cài đặt”. Chuyển đến tab Nâng cao và đánh dấu Bật bên cạnh Biểu tượng tin nhắn chưa đọc. Nhấp vào “Lưu thay đổi” ở dưới cùng.
Quản lý nhiều email hơn với nhiều hộp thư đến
Mỗi người có một phương pháp khác nhau để xem và sắp xếp email của họ. Một tính năng tuyệt vời trong Gmail là nhiều hộp thư đến . Với chế độ xem này, bạn có thể xem tối đa năm phần bên cạnh hộp thư đến chính của mình.
Để bật tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải. Cuộn xuống thanh bên đến Loại Hộp thư đến và đánh dấu Nhiều Hộp thư đến. Sau đó, chọn “Tùy chỉnh” để thiết lập các phần của bạn.
Ngoài ra, sử dụng biểu tượng bánh răng để chọn “Xem tất cả cài đặt” và chuyển đến tab Hộp thư đến. Chọn “Nhiều hộp thư đến” trong hộp thả xuống Loại hộp thư đến.
Trong khu vực Nhiều phần trong hộp thư đến, hãy thiết lập các phần của bạn. Nhập Truy vấn tìm kiếm ở bên trái và Tên phần ở bên phải. Nhấp vào “Lưu thay đổi” ở dưới cùng.
Khi quay lại hộp thư đến, bạn sẽ thấy các phần mới của mình ngay bên cạnh hộp thư đến. Vì vậy, bạn có một cái nhìn tốt đẹp về những thông điệp quan trọng nhất đối với bạn.
Lưu ảnh trực tiếp vào Google Photos
Thêm một tính năng bị bỏ qua của Gmail là bạn có thể lưu ảnh nhận được trực tiếp vào Google Photos . Điều này rất hữu ích cho ảnh của bạn bè hoặc gia đình mà bạn muốn thêm vào album.
Di con trỏ qua ảnh trong email, sau đó nhấp vào biểu tượng Lưu vào Ảnh.
Bạn sẽ thấy xác nhận rằng một bản sao của mục sẽ được lưu vào Google Photos. Chọn “Lưu”.
Sau đó, bạn sẽ thấy một thông báo nhỏ bên dưới ảnh trong email rằng mục đã được lưu. Nhấp vào “Xem” để đến bức ảnh đó trong Google Photos.
Cho dù một tính năng bạn đã quên hay một tính năng bạn chưa bao giờ thử, hy vọng bạn sẽ kiểm tra các tính năng tiện dụng này của Gmail. Nếu bạn dành nhiều thời gian trong thế giới Google, hãy nhớ xem các mẹo của chúng tôi về cách tận dụng tối đa Google Documents .
