Thật dễ dàng từ bỏ nhiệm vụ kế toán khi bạn bắt đầu là chủ doanh nghiệp nhỏ; rất nhiều đầu việc phải chuẩn bị cho hoạt động kinh doanh khác trong danh sách việc bạn cần làm có vẻ cấp bách hơn. Tuy nhiên, việc tham gia những công việc này hàng ngày sẽ giúp bạn tìm ra và khắc phục kịp thời các vấn đề như thiếu tiền mặt và chênh lệch hàng tồn kho , trong khi vẫn dễ dàng để theo dõi ai đã tham gia phần hành kế toán nào và điều gì đã xảy ra. Nếu bạn chỉ giải quyết các nhiệm vụ kế toán của mình hàng tháng, bạn có thể không phát hiện ra các vấn đề như vậy trong nhiều tuần, khi đó càng khó tìm ra.
Khi biên lai, đơn bán hàng, hóa đơn và báo cáo tài chính của bạn chồng chất lên nhau, bạn đang bỏ lỡ những thông tin chi tiết mà kế toán cập nhật cung cấp cho bạn về tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn. Khi bạn xem ngân sách của mình, bạn muốn biết chúng phản ánh thực tế. Nếu tài khoản ngân hàng và ngân sách của bạn không khớp nhau, bạn có thể phải chi tiêu số tiền bạn không thực sự có – hoặc giữ lại số tiền bạn có thể đầu tư vào doanh nghiệp của mình. “
Dưới đây là 9 công việc kế toán bạn nên làm hàng ngày. Nếu bạn có phần mềm kế toán tốt , nó có thể tự động hóa các tác vụ kế toán cơ bản, giúp dễ dàng cập nhật tài chính của bạn hơn.
1. Làm mới dữ liệu tài chính của bạn.
Lý tưởng nhất là phần mềm kế toán của bạn sẽ tự động thực hiện việc này cho bạn mỗi ngày, đồng bộ hóa nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và thẻ tín dụng và dữ liệu bán hàng từ hệ thống POS vào phần mềm kế toán của bạn. Nếu không, bạn sẽ cần thực hiện việc này theo cách thủ công. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn cập nhật về tài khoản của mình, hiển thị cho bạn số tiền đang chuyển vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.
2. Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận thu chi bằng tiền mặt, hãy đối chiếu nó với sổ quỹ hàng ngày
Thực hiện việc này vào cuối mỗi ngày sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện ra tình trạng thiếu hoặc dư tiền mặt, vì vậy bạn có thể tìm ra dòng tiền đã đi đâu và xác định lỗi hoặc trộm cắp.
3. Xem xét và đối chiếu các giao dịch.
Nếu phần mềm kế toán của bạn được kết nối với ngân hàng của bạn và được đồng bộ hóa hàng ngày, bạn không cần phải đợi bảng sao kê ngân hàng hàng tháng. Nhiều ứng dụng kế toán đơn giản hóa việc đối chiếu bằng cách đề xuất các kết quả phù hợp, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là xem xét và phê duyệt chúng. Dành một ít thời gian cho công việc này mỗi ngày sẽ dễ dàng và loại bỏ công việc cuối tháng mệt mỏi. Đây cũng là thời điểm thích hợp để xem xét các giao dịch đang chờ xử lý xem có bất kỳ lỗi hoặc bất thường nào có thể gây lo ngại hay không, để bạn có thể điều tra các vấn đề tiềm ẩn kịp thời.
4. Hạch toán các khoản thanh toán bạn nhận được như gửi tiền mặt và Ủy nhiệm chi.
Nếu bạn nhận được séc giấy và thanh toán bằng tiền mặt, hãy gửi chúng hàng ngày để giữ cho dòng tiền của bạn lành mạnh và tài khoản doanh nghiệp của bạn được cập nhật. Nếu hầu hết các khoản phải thu của bạn là thanh toán điện tử và bạn chỉ có một vài séc giấy, hãy xem liệu ngân hàng của bạn có chấp nhận tiền gửi di động hay không và giới hạn hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng là bao nhiêu, vì điều này có thể giúp bạn tiết kiệm các chuyến đi đến ngân hàng.
5. Hạch toán và phân loại chi phí.
Nhiều phần mềm kế toán có các ứng dụng mà bạn có thể sử dụng để báo cáo chi phí và tải lên biên lai, vì vậy, thật dễ dàng để xử lý chúng ngay lập tức – chỉ cần chụp nhanh một bức ảnh của biên lai và ghi chú lại nó dùng để làm gì – thay vì sắp xếp thông qua một đống biên lai vào cuối tháng và cố gắng nhớ từng khoản là gì, và nếu đó là chi phí phải trả, nó thuộc về công việc hoặc dự án nào.
6. Hạch toán hàng tồn kho.
Nhập khoảng không quảng cáo vào hệ thống của bạn cùng ngày bạn nhận được hàng giúp hệ thống của bạn luôn cập nhật, giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về kho hàng của mình. Nếu bạn không làm điều này, nhân viên của bạn có thể bị mất doanh số bán hàng, cho khách hàng biết bạn đã hết hàng trong khi thực tế, một mặt hàng vẫn chưa được nhập vào hệ thống. Hoặc, nếu nhân viên của bạn biết các mặt hàng còn trong kho và bán chúng, thì việc lập hóa đơn có thể bị trì hoãn nếu hệ thống của bạn không được thiết lập để cho phép số lượng hàng tồn kho âm. Kiểm tra các đánh giá đầy đủ của chúng tôi về phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất .
7. Lập hóa đơn cho khách hàng của bạn.
Lập hóa đơn cho khách hàng kịp thời giúp họ thanh toán cho bạn đúng hạn. Các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp vẫn còn mới mẻ trong tâm trí họ và nếu có bất kỳ sự khác biệt nào với hóa đơn, sẽ dễ dàng nói về nó ngay bây giờ hơn là một tháng hoặc hơn sau khi thực tế. Bạn càng đợi lâu để lập hóa đơn cho khách hàng của mình, thì càng mất nhiều thời gian để được thanh toán.
Trong một bài báo trên Forbes , John Rampton, người sáng lập công ty thanh toán trực tuyến Due, cho biết, “Chúng tôi thực sự nhận thấy rằng khi bạn lập hóa đơn vào cùng ngày mà công việc đã hoàn thành (trái ngược với việc chờ đợi thêm hai tuần cho chu kỳ thanh toán của bạn) bạn có khả năng được thanh toán cao hơn gần 1,5 [lần]. “
8. Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, hoặc ít nhất là lên lịch thanh toán các hóa đơn.
Khi bạn nhận được hóa đơn, hãy xem lại chúng để tìm lỗi và xem xét các điều khoản. Nếu nhà cung cấp của bạn cung cấp chiết khấu thanh toán sớm, hãy lập lịch thanh toán để tận dụng chúng. Nếu không, hãy đặt lời nhắc thanh toán để bạn có thể thanh toán hóa đơn đúng hạn và tránh phí trễ.
9. Sao lưu dữ liệu của bạn.
Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán dựa trên đám mây tự động sao lưu dữ liệu của mình, hãy sao lưu dữ liệu tài chính của bạn theo cách thủ công hàng ngày. Làm như vậy giúp bạn yên tâm rằng bạn sẽ không bị mất dữ liệu nếu gặp sự cố phần cứng, hỏng tệp hoặc một số vấn đề khác.
Một lợi thế của việc sao lưu dữ liệu của bạn theo cách thủ công là nó cũng cho phép bạn hoàn tác về bản sao lưu trước đó nếu bạn đã xóa nội dung nào đó mà bạn không nên có hoặc phát hiện ra các lỗi sẽ dễ sửa hơn bằng cách quay lại phiên bản đã lưu của ngày hôm qua và nhập lại dữ liệu thay vì thực hiện các điều chỉnh đáng kể. Sao lưu tự động không cho phép bạn hoàn nguyên về phiên bản trước đó, nhưng chúng đảm nhận công việc hàng ngày này cho bạn.
