Rất nhiều tác vụ bạn sẽ hoàn thành trong Microsoft Excel thật tẻ nhạt. May mắn thay, Excel có một số tính năng giúp loại bảng tính này hoạt động được. Chúng ta sẽ xem xét hai trong số chúng: Flash Fill và Auto Fill.
Cách sử dụng Flash Fill trong Excel
Flash Fill có thể tự động phát hiện các mẫu trong dữ liệu và giúp bạn nhanh chóng điền vào các ô.
Ví dụ: nếu chúng ta bắt đầu với một danh sách tên đầy đủ (họ và tên), nhưng sau đó quyết định rằng chúng ta nên chia chúng thành các cột riêng biệt, Flash Fill có thể tự động hóa rất nhiều công việc.
Để bắt đầu, hãy giả sử rằng chúng ta có một danh sách tên. Trong cột mà bạn muốn xuất hiện các tên đầu tiên, chỉ nhập tên từ ô đầu tiên.
Nhấp vào tab “Dữ liệu” trên ruy-băng ở đầu cửa sổ Excel.
Sau đó, nhấp vào nút “Flash Fill” trong phần Công cụ dữ liệu.
Như bạn có thể thấy, Excel đã phát hiện mẫu và Flash Fill lấp đầy phần còn lại của các ô trong cột này chỉ bằng tên.
Từ đây, bây giờ Excel đã biết mẫu của chúng ta, nó sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước khi bạn nhập. Hãy thử cách này: Trong ô tiếp theo từ nơi bạn đã nhập tên, hãy nhập họ tương ứng.
Nếu chúng ta nhấp vào “Enter” trên bàn phím, thao tác này sẽ chuyển chúng ta đến ô bên dưới, Excel sẽ hiển thị tất cả họ ở những vị trí thích hợp.
Nhấp vào “Enter” để chấp nhận và Flash Fill sẽ tự động hoàn thành phần còn lại của các ô trong cột này.
Cách sử dụng Tự động điền trong Excel
Auto Fill hoạt động giống như Flash Fill, mặc dù nó phù hợp hơn với các tác vụ liên quan đến nhiều ô. Nó cũng tốt hơn cho các ô có mô hình rõ ràng hơn, chẳng hạn như số chẳng hạn. Để xem nó hoạt động như thế nào, chúng ta hãy nhập một vài con số.
Nhấp và kéo để chọn cả hai ô.
Tìm hình vuông ở dưới cùng bên phải của ô và kéo nó xuống. Bạn có thể kéo nó bao xa tùy thích.
Excel đã nhận dạng mẫu và điền vào tất cả các ô bên dưới mà bạn đã yêu cầu.
Nhưng điều này không chỉ hoạt động đối với các con số. Tự động điền là tuyệt vời cho tất cả các loại mẫu, chẳng hạn như ngày và tháng. Hãy gõ một vài cái để bắt đầu.
Cũng giống như trong ví dụ trước, nếu chúng ta nhấp vào hộp ở dưới cùng bên phải và kéo nó xuống, Excel sẽ điền vào tất cả các ô bên dưới bằng tính năng Tự động điền.
Sử dụng Flash Fill và Auto Fill là hai cách dễ dàng để tự động hóa công việc của bạn trong Excel, miễn là đó là một mẫu rõ ràng.
Mặc dù Excel đôi khi khiến chúng ta ngạc nhiên với khả năng phát hiện các mẫu phức tạp hơn, nhưng đó không phải là thứ mà bạn có thể tin tưởng. Bám sát vào những thứ dễ dàng để có kết quả tốt nhất, nhất quán nhất.
