Bạn có thể nghĩ rằng Outlook sẽ hiển thị tất cả thư của bạn (rốt cuộc thì tại sao lại không) nhưng theo mặc định, ứng dụng khách Outlook chỉ giữ năm cuối cùng của email trên máy tính của bạn. Tất cả thư của bạn vẫn tồn tại trên máy chủ Microsoft Exchange nhưng nó không hiển thị trên Outlook. Đây là lý do tại sao Microsoft đặt mặc định này và cách thay đổi nó nếu bạn muốn.
Lưu ý : Thông tin sau bao gồm tất cả các phiên bản của Outlook từ 2013-2019, bao gồm cả Outlook 365. Thông tin này cũng chỉ áp dụng nếu bạn đang kết nối với máy chủ Microsoft Exchange và bao gồm nếu bạn kết nối với Hotmail hoặc Outlook.com. Nếu bạn kết nối với một dịch vụ khác, như Gmail hoặc máy chủ thư cá nhân, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn này, nhưng Outlook sẽ bỏ qua chúng.
Tại sao Outlook không Hiển thị Tất cả Thư của tôi?
Khi bạn cài đặt Microsoft Office, nó sẽ kiểm tra kích thước ổ đĩa của bạn để đảm bảo bạn có đủ dung lượng để cài đặt tất cả các ứng dụng. Nó cũng sử dụng kiểm tra đó để đặt một tham số trong Outlook xác định lượng thư sẽ được tải xuống máy cục bộ của bạn, dựa trên các kích thước đĩa sau:
- Dưới hoặc bằng 32 GB: Outlook lưu giữ một tháng email trên hệ thống của bạn.
- Từ 32 đến 64 GB (không bao gồm): Outlook lưu giữ ba tháng email.
- Bằng hoặc lớn hơn 64 GB: Outlook lưu giữ 12 tháng email.
Microsoft thực hiện điều này vì thư chiếm dung lượng trên đĩa cứng của bạn và nếu bạn chỉ có một đĩa cứng nhỏ, có thể bạn không muốn nó bị chiếm dụng nhiều với một vài tệp lớn mà ai đó đã gửi email cho bạn hai năm trước. Outlook vẫn tải xuống tất cả các cuộc hẹn lịch, danh bạ, tác vụ và mọi thứ khác của bạn. Giới hạn này chỉ ảnh hưởng đến thư của bạn (và nguồn cấp RSS của bạn).
Nếu tài khoản thư của bạn sử dụng máy chủ Microsoft Exchange (như Hotmail, Microsoft Live, O365 hoặc nhiều hệ thống thư công ty), thì tham số này sẽ xác định lượng thư được tải xuống máy tính của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một nhà cung cấp thư khác, như Google hoặc Yahoo, Outlook sẽ bỏ qua tham số này và tải xuống tất cả thư của bạn.
Thư của tôi ở đâu và Làm cách nào để Truy cập Thư?
Tin tốt là thư của bạn đã không đi đâu cả; nó vẫn còn trên máy chủ email của bạn. (Nếu bạn không chắc máy chủ email là gì, câu trả lời ngắn gọn là đó là một máy tính mạnh mẽ với đĩa cứng lớn, nơi nhà cung cấp dịch vụ email của bạn lưu trữ tất cả thư của bạn. Chúng tôi đã viết một câu trả lời dài hơn , rất đáng đọc .) Bạn có thể truy cập thư của mình bất kỳ lúc nào (miễn là bạn có quyền truy cập internet) thông qua Outlook hoặc, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn, thông qua giao diện web.
Để xem thư của bạn trong Outlook, hãy cuộn xuống cuối thư mục. Nếu có nhiều email hơn trên máy chủ email, bạn sẽ thấy thông báo cho bạn biết.
Nhấn “Nhấp vào đây để xem thêm trên Microsoft Exchange” và Outlook sẽ tải phần còn lại của email xuống máy tính của bạn. Đảm bảo rằng bạn có đủ dung lượng ổ đĩa để tải xuống tất cả!
LIÊN QUAN: 7 cách giải phóng dung lượng đĩa cứng trên Windows
Nếu bạn đã có Office 365, bạn cũng có thể truy cập email của mình thông qua ứng dụng web Outlook. Bởi vì ứng dụng web về cơ bản chỉ là một cửa sổ vào Exchange Server, nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các email của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook tại nơi làm việc, những người hỗ trợ CNTT của bạn sẽ có thể giúp bạn truy cập ứng dụng web Outlook. Nếu bạn đang ở nhà, hãy truy cập Office.com và đăng nhập vào đó. Bạn có thể truy cập Outlook — và bất kỳ ứng dụng web nào khác mà bạn có quyền truy cập — khi bạn đã đăng nhập.
Tôi có thể thay đổi giá trị mặc định không?
Có, bạn có thể. Trong Outlook, đi tới Tệp> Cài đặt Tài khoản và sau đó chọn “Cài đặt Tài khoản” từ menu thả xuống.
Trong cửa sổ Cài đặt tài khoản, chọn tài khoản mà bạn muốn thay đổi mặc định (có thể bạn chỉ có một tài khoản) và sau đó nhấp vào nút “Thay đổi”.
Trong cửa sổ Thay đổi tài khoản mở ra, bạn sẽ thấy rằng “Sử dụng Chế độ Exchange trong bộ đệm ẩn” đã được bật. Bạn phải bật tính năng này, nếu không, sẽ không có thư nào được tải xuống máy tính của bạn. Di chuyển thanh trượt “Thư để giữ ngoại tuyến” đến khoảng thời gian bạn muốn.
Các tùy chọn là:
- Ba ngày
- Một tuần
- Ba tuần
- Mot thang
- Ba tháng
- Sáu tháng
- Một năm
- Hai năm
- Năm năm
- Tất cả
Lưu ý: Các tùy chọn ba ngày, một tuần và hai tuần không có sẵn trong Office 2013, nhưng chúng có trong các phiên bản mới hơn.
Chọn “Tất cả” nếu bạn muốn Outlook tải tất cả thư xuống máy tính của bạn hoặc chọn bất kỳ giá trị nào phù hợp với bạn. (Nếu bạn không thể thay đổi thanh trượt thì quản trị viên của bạn có thể đã cố tình đặt giá trị này và ngăn bạn thay đổi nó.)
Khi bạn đã thực hiện xong lựa chọn của mình, hãy nhấp vào “Tiếp theo” và Outlook cảnh báo bạn rằng nó cần phải khởi động lại.
Nhấp vào “OK”, đóng cửa sổ Cài đặt Tài khoản, sau đó khởi động lại Outlook. Tùy thuộc vào số lượng thư phải tải xuống, Outlook có thể mất một chút thời gian để cập nhật từng thư mục. Bạn sẽ thấy một thông báo ở cuối Outlook khi nó tải thư vào từng thư mục.
Và đó là nó; bạn đã hoàn tất. Từ bây giờ, Outlook sẽ tải xuống tất cả thư của bạn (hoặc số lượng thư bạn đã chọn).
