Khi bạn viết một công thức mới trong Microsoft Excel, một nửa trận chiến là tìm ra hàm chính xác để sử dụng. May mắn thay, Excel cung cấp một cách để bạn nhanh chóng định vị hàm bạn cần cho tình huống của mình.
Truy cập Công cụ Chèn Chức năng
Mở bảng tính của bạn trong Excel và chọn một ô. Nếu bạn định chèn hàm sau khi tìm thấy nó, việc chọn ô sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi. Sau đó, bạn có thể mở tính năng Chèn Hàm theo một trong hai cách.
- Nhấp vào biểu tượng Chèn Hàm (fx) ở phía bên trái của thanh công thức.
- Chuyển đến tab Công thức và nhấp vào “Chèn Hàm” ở phía bên trái của dải băng.
Cách tìm một hàm trong Excel
Khi cửa sổ Chèn Hàm mở ra, bạn sẽ thấy tùy chọn tìm kiếm cùng với hộp thả xuống. Điều này cung cấp cho bạn hai phương pháp dễ dàng để tìm chức năng bạn muốn.
Để sử dụng tìm kiếm, hãy nhập từ khóa hoặc cụm từ vào hộp Tìm kiếm hàm ở đầu cửa sổ và nhấp vào “Bắt đầu”. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm một hàm có thể giúp bạn tính toán thời gian và ngày tháng, hãy thử tìm kiếm “thời gian”.
Danh sách thả xuống cũng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy một chức năng hữu ích. Nhấp vào nó, bên cạnh các từ “Hoặc Chọn một danh mục” và chọn một danh mục. Bạn sẽ thấy các tùy chọn phổ biến như Tài chính, Lôgic , Văn bản, v.v. Bằng cách chọn một danh mục, bạn sẽ thấy tất cả các chức năng có sẵn trong đó.
Một danh mục khác cần lưu ý là Được sử dụng gần đây nhất. Như tên của nó, bạn sẽ tìm thấy những chức năng mà bạn đã sử dụng gần đây ở đây. Điều này có thể hữu ích nếu bạn đã sử dụng một hàm nói, vào tuần trước, nhưng không thể nhớ nó là gì. Kiểm tra danh mục này và chức năng có thể bật ra ở bạn.
Ví dụ, bạn có thể cần một hàm tứ phân vị. Bạn có thể thấy rằng Excel cung cấp một số tùy chọn khác nhau. Bằng cách chọn từng cái và xem mô tả của chúng, bạn sẽ có thể thấy cái chính xác cho mình.
Nếu sau khi thu hẹp các lựa chọn chức năng và xem mô tả, bạn vẫn không chắc liệu đó có phải là chức năng phù hợp với mình hay không, bạn có thể nhận thêm trợ giúp . Chọn chức năng trong danh sách và nhấp vào “Trợ giúp về chức năng này” ở góc dưới bên trái của cửa sổ.
Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang web Hỗ trợ của Microsoft cho chức năng cung cấp thông tin bổ sung và cách sử dụng ví dụ.
Sử dụng một chức năng bạn tìm thấy
Khi bạn định vị hàm bạn muốn sử dụng, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn ô ở nơi bạn muốn chèn nó. Sau đó, nhấp đúp vào chức năng trong danh sách hoặc chọn nó và nhấp vào “OK”.
Sau đó, bạn sẽ thấy công cụ Đối số hàm mở ra để bạn thiết lập công thức bằng cách sử dụng hàm.
Ở trên cùng, hãy nhập tập dữ liệu, số, mảng hoặc bất kỳ thứ gì mà hàm yêu cầu.
Hãy xem một ví dụ đơn giản. Ở đây, chúng tôi đã chọn hàm SUM . Trong cửa sổ Đối số Hàm, chúng tôi đã nhập phạm vi ô vào hộp Number1. Bạn có thể thấy ở bên phải của hộp, các giá trị trong các ô đó và bạn có thể xem kết quả của công thức ở hai vị trí trong cửa sổ.
Khi bạn hoàn tất việc thêm tất cả các chi tiết cho công thức, hãy nhấp vào “OK” và công thức sẽ xuất hiện trong ô của bạn với kết quả của nó.
Thử tự động điền công thức
Một cách khác để tìm một hàm trong Excel là sử dụng Công thức Tự động điền. Điều này hữu ích nếu bạn biết chức năng bạn muốn nhưng không chắc chắn về biến thể bạn cần.
Khi bạn nhập dấu bằng (=) vào một ô và bắt đầu nhập các chữ cái đầu tiên của một hàm, bạn sẽ thấy danh sách các kết quả phù hợp thả xuống. Bạn có thể nhấp vào từng tùy chọn trong danh sách để xem mô tả hiển thị bên cạnh. Sau đó, để sử dụng hàm, hãy nhấp đúp vào nó và bạn sẽ thấy các đối số mà nó cần.
Ví dụ: chúng tôi biết chúng tôi cần một hàm COUNT, nhưng không chắc là hàm nào. Chúng tôi nhập =COUNTvà thấy danh sách tùy chọn thả xuống. Mô tả cho COUNTIF cho chúng tôi biết đây là mô tả chúng tôi cần.
Chúng tôi nhấp đúp vào “COUNTIF” trong danh sách và sau đó xem các đối số cần thiết cho công thức. Điều này cho phép chúng tôi chỉ cần nhập những gì được yêu cầu và hoàn thành công thức.
Làm việc với các hàm và công thức trong Excel có thể hơi đáng sợ nếu bạn không làm việc đó thường xuyên. Nhưng với những tính năng hữu ích như thế này, việc tìm kiếm và sử dụng chức năng bạn cần có thể dễ dàng hơn rất nhiều.
