Phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng phần mềm hỗ trợ các hoạt động hàng ngày trong một hoặc nhiều kho hàng của doanh nghiệp. Các tính năng trong phần mềm cho phép quản lý tập trung các nhiệm vụ như theo dõi mức tồn kho và vị trí trong kho….., giúp khắc phục nhiều thách thức mà các công ty phân phối ngày nay thường gặp phải.

Các yêu câu đối với phần mềm quản lý kho là gì?

Các yêu cầu chính của  phần mềm quản lý kho liên quan đến việc cung cấp cách thức lưu trữ, tổ chức, quản lý và phân tích dữ liệu hàng tồn kho. Yêu cầu cụ thể đối với phần mềm kho bao gồm:

• Giao diện dễ sử dụng.
• Tự động hóa để loại bỏ các quy trình thủ công của các chức năng kinh doanh liên quan đến quản lý hàng tồn kho.
• Cơ sở dữ liệu an toàn, đáng tin cậy cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực.
• Cho phép theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng.
• Tích hợp phần mềm kế toán và các tính năng tự động giúp giảm thiểu việc cập nhật hoặc nhập kho thủ công.

Phần mềm quản lý kho có các tính năng giúp quản lý, kiểm soát, theo dõi và lập kế hoạch hàng tồn kho. Dưới đây là những những tính năng đó:

Kiểm soát Hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho xử lý các sản phẩm đã có trong kho và đóng một vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Các công cụ kiểm soát hàng tồn kho có thể phân loại sản phẩm theo lô, vị trí và số sê-ri, kiểm tra dữ liệu, tạo báo cáo trong thời gian thực và tìm kiếm, lọc và xem sản phẩm.

Quản lý hàng tồn kho

Các tính năng quản lý hàng tồn kho chi phối dữ liệu từ các phần khác của hệ thống, như kiểm soát hàng tồn kho. Đó không phải là tất cả; quản lý hàng tồn kho cũng xử lý các quy trình kinh doanh xảy ra trước khi hàng nhập kho và cách hàng tồn kho đến các điểm đến khác. Các tính năng này bao gồm các công cụ để quản lý kho đa địa điểm và tích hợp với phần mềm hoặc nền tảng quản trị doanh nghiệp (ERP) khác (ví dụ: tạo hóa đơn điện tử và đơn đặt hàng).

Theo dõi hàng tồn kho

Để thực hiện kiểm soát hàng tồn kho, bạn cần theo dõi trạng thái của sản phẩm và nguyên vật liệu trong chuỗi cung ứng. Các tính năng theo dõi hàng tồn kho vĩnh viễn giúp tự động hóa các công việc thủ công. Ví dụ: hệ thống tự động tạo số theo dõi khi tạo biên lai hoặc hóa đơn. Theo dõi tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) kết hợp với giải pháp email cho phép các doanh nghiệp quản lý tốt hơn các mối quan hệ với khách hàng bằng cách chia sẻ những sản phẩm còn hàng hoặc thời gian vận chuyển.

Quản lý theo mã vạch

Việc quản lý sản phẩm mã vạch giúp loại bỏ lỗi nhập dữ liệu và tự động hóa các chức năng nghiệp vụ yêu cầu giao tiếp với các bộ phận khác của hệ thống. Thu thập, lưu trữ và tổ chức dữ liệu hàng tồn kho kỹ thuật số giúp hoạt động kiểm kê nhanh hơn và chính xác hơn. Phần mềm mã vạch có thể tích hợp với các tính năng báo cáo và tài liệu kỹ thuật số (ví dụ: chữ ký trên màn hình cảm ứng và lập hóa đơn không cần giấy tờ). Các thiết bị quét mã vạch di động cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, tăng tốc các quy trình tại văn phòng và bổ sung kho hàng và cho phép lập tài liệu không cần giấy tờ.

Tối ưu hóa quản lý kho

Thay vì các công thức đặt hàng tiêu chuẩn và quy trình đặt hàng cơ bản, bạn có thể sử dụng các công cụ cung cấp báo cáo tự động, xu hướng tồn kho và chế độ xem các thay đổi trên toàn bộ chuỗi cung ứng. Thông tin này cho phép khớp cung và cầu chặt chẽ hơn để bạn có thể tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho hiện có.

Cảnh báo hàng tồn kho

Các module khác nhau kích hoạt cảnh báo hàng tồn kho giúp giảm lãng phí, tối ưu hóa tài chính hàng tồn kho và quản lý kỳ vọng của khách hàng.. Cảnh báo hàng tồn kho cung cấp một mức độ kiểm soát hoạt động bổ sung cho dự báo bán hàng, lập kế hoạch nguyên vật liệu, hậu cần vận chuyển và quản lý nhà cung cấp.

Chỉ 1 bước, Phần mềm quản lý kho SCTT giải quyết 4 vấn đề – Tăng hiệu quả quản lí

Các tính năng chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho theo ngành

Hệ thống quản lý hàng tồn kho có các tính năng phần mềm nhắm mục tiêu thị trường, đối tượng khách hàng và loại sản phẩm cụ thể. Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy các ví dụ về các tính năng hàng đầu của hệ thống quản lý hàng tồn kho cần xem xét dựa trên ngành.

Ngành Sản xuất

Phần mềm quản lý hàng tồn kho dành cho sản xuất có các tính năng kết hợp để quản lý kho hàng và kiểm kê dựa trên nguyên liệu. Các tính năng này kết hợp khả năng chuyển đổi đơn vị tiên tiến để xử lý kho nguyên liệu số lượng lớn, kết hợp các phương pháp sản xuất tinh gọn, lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu và lập hóa đơn nguyên vật liệu.

Các tính năng hàng đầu của hệ thống quản lý hàng tồn kho dành cho sản xuất bao gồm:

Chuyển đổi đơn vị tính: Chuyển đổi số lượng hàng tồn kho nhận được thành đơn vị tính cao hơn hoặc thấp hơn.

Đặt hàng tự động: Đặt giới hạn hàng và đặt hàng khi hàng tồn kho giảm xuống dưới một số lượng nhất định.

Lập kế hoạch nguyên vật liệu: Theo dõi nguyên liệu thô trực tiếp hoặc gián tiếp theo chu kỳ mua và sản xuất, lập bảng kê nguyên vật liệu và xác định lợi tức đầu tư (ROI) cho một nguyên vật liệu nhất định.

Quản lý Đơn đặt hàng: Chỉ định nhà cung cấp, theo dõi thời gian giao hàng của sản phẩm và quản lý vòng đời của đơn đặt hàng.

Phân phối bán buôn

Các nhà bán buôn có kênh phân phối trực tuyến cần các tính năng quản lý hàng tồn kho giúp kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho số lượng lớn, quản lý nhiều nhà cung cấp và khách hàng và tự động hóa các quy trình.

Các tính năng hàng đầu dành cho nhà phân phối bán buôn bao gồm:

Thực hiện đơn hàng bán hàng: Sử dụng một trang tổng quan để xem đơn hàng bán hàng, tạo phiếu đóng gói và tự động xác nhận qua email cho khách hàng.

Quản lý nhiều Kho: Theo dõi và hoàn thành các đơn đặt hàng với hàng tồn kho được lưu trữ trên nhiều kho.

Theo dõi lô hàng: Theo dõi số lượng nhiều mặt hàng dễ hư hỏng, nhạy cảm với thời gian theo ngày hết hạn của nhà sản xuất với số lô có thể truy nguyên.

Quản lý thùng: Quản lý thùng cho phép nhận hàng tồn kho tại kho và bỏ vào các thùng ưu tiên trong hệ thống giá đỡ của nhà kho để dễ dàng lấy hàng sau này trong quá trình thực hiện đơn hàng

Bán lẻ

Các nhà bán lẻ phụ thuộc vào các tính năng quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng tại cửa hàng. Họ cần các giải pháp cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho, dự báo nhu cầu và cảnh báo hàng tồn kho. Các tính năng quản lý chính xác, đa vị trí là điều cần thiết cho các hoạt động đa kênh (ví dụ: mua hàng trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng ). Các tính năng tích hợp điểm bán hàng và kế toán đóng vai trò quan trọng đối với các hoạt động bán lẻ truyền thống có lãi. Đọc hướng dẫn của chúng tôi về quản lý hàng tồn kho bán lẻ để biết các mẹo và phương pháp hay nhất.

Các tính năng hàng đầu cho bán lẻ bao gồm:

Nhận từng phần: Kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho đã nhận từng phần.

Quản lý đơn đặt hàng : Tạo đơn đặt hàng mới với đơn đặt hàng tổng hợp của nhà cung cấp và theo dõi sản phẩm theo loại, lượng hàng đến dự kiến hoặc theo mùa.

Dự báo nhu cầu: Đặt mức cổ phiếu ưu tiên theo nhu cầu theo mùa, tự động hóa việc bổ sung ở nhiều vị trí và tạo báo cáo để xác định xu hướng nhu cầu trong tương lai.

Đếm theo chu kỳ: Phân loại hàng tồn kho theo khối lượng, giá trị hoặc giao dịch và nhận lời nhắc tự động về số lượng hàng tồn kho để thiết lập mức tồn kho an toàn. Đọc hướng dẫn đếm chu kỳ của chúng tôi để tìm hiểu thêm về quá trình này.

Thương mại điện tử

Hệ thống kiểm kê thương mại điện tử cần hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho chính xác và các quy trình tự động để cung cấp sản phẩm cho khách hàng mà không bị gián đoạn. Tích hợp kế toán kết hợp xử lý thanh toán trực tuyến, lập hóa đơn qua email và theo dõi tồn kho là các tính năng thương mại điện tử phổ biến.

Các tính năng hàng đầu của phần mềm quản lý hàng tồn kho cho thương mại điện tử bao gồm:

Xử lý hàng trả lại: Gửi cập nhật email của khách hàng, chỉ định kho hàng để nhận hàng bị trả lại và tạo báo cáo về xu hướng trả hàng.

Tự động hoàn lại: Tạo đơn đặt hàng mua tự động khi lượng hàng còn dưới mức đặt trước.

Vận chuyển qua nhiều hãng vận chuyển: Lưu trữ thông tin liên hệ và dữ liệu về các hãng vận chuyển ưu tiên và quản lý nhiều nhà cung cấp dịch vụ hậu cần.

Kiểm soát kho ảo : Tạo kho ảo và quản lý hậu cần chuyển hàng với kho hàng của nhà cung cấp được lưu trữ ở nơi khác.

Hiển thị tình trạng còn hàng trên trang web: Phản ánh chính xác tình trạng còn hàng trên nền tảng thương mại điện tử.

Các câu hỏi thường gặp khi quyết định chọn mua phần mềm quản lý kho

Khi lựa chọn một phần mềm quản lý kho, điều quan trọng là phải đặt những câu hỏi phù hợp và xác định các yêu cầu của bạn trước. Trước khi đánh giá các tính năng cụ thể, hãy đặt ra những câu hỏi sau:

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng?

Bạn có thể tưởng tượng đang cố gắng điều hành một doanh nghiệp khi không biết mình có bao nhiêu sản phẩm, hàng hóa trong kho? Hoặc khi cần có hàng để hoàn thành một giao dịch mua bán mà không biết chính xác chúng đang ở đâu? Thậm chí tệ hơn là không có đủ hàng trong kho để hoàn thành việc bán hàng và đánh mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.

Quản lí kho là một vấn đề có tính chất quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp vì nó giúp ngăn chặn tình trạng tồn kho, quản lý nhiều địa điểm và đảm bảo lưu trữ hồ sơ chính xác. Giải pháp kiểm kê giúp các quy trình này dễ dàng hơn so với việc cố gắng thực hiện tất cả chúng theo cách thủ công.

• Giảm thất thoát hàng hóa
• Không lo thiếu hàng, tồn quá lâu
• Tiết kiệm 50% chi phí
• Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa trong kho
• Ra quyết định đặt hàng nhanh chóng, đúng thời điểm
• Đơn giản hóa công đoạn kiểm kho

Đã đến lúc nâng cấp hệ thống quản lý hàng tồn kho ?

Bạn có cần nâng cấp lên một hệ thống tích hợp mới không? Việc tích hợp các ứng dụng quản lý khoảng không quảng cáo độc lập bằng cách sử dụng các dịch vụ web hoặc một API vào các hệ thống hiện có của bạn có đủ không? Ví dụ: hỏi nhà cung cấp về các tích hợp của bên thứ ba cho phần mềm kế toán hiện tại của bạn trước khi cân nhắc đầu tư vào một nền tảng mới yêu cầu đào tạo và triển khai trên nhiều đơn vị kinh doanh.

Lưu ý cần trao đổi với đơn vị cung cấp, triển khai phần mềm quản lý kho là gì?

Giống như bất kỳ đợt triển khai phần mềm mới nào, điều quan trọng là phải xem xét tác động của sự thay đổi. Đảm bảo lập kế hoạch cho việc cài đặt và đào tạo nhân viên về các tính năng mới. Với lưu ý này, hãy hỏi các nhà cung cấp tiềm năng về các hợp đồng hỗ trợ nhà cung cấp bên ngoài và đào tạo cho nhân viên. Bạn có cơ sở hạ tầng CNTT hiện có và kiến thức chuyên môn để xử lý việc triển khai nội bộ hay bạn sẽ cần thuê ngoài? Nhiều tính năng quản lý hàng tồn kho phổ biến tự động hóa các tác vụ và quy trình kinh doanh, nhưng bạn sẽ muốn chuẩn bị cho việc quản lý thay đổi khi xóa các tác vụ kiểm kê thủ công. Chỉ định một người nào đó để giúp với việc đó.

Tổng chi phí cho phần mềm quản lý kho là bao nhiêu?

Hãy chắc chắn hỏi về các khoản phí ẩn mà bạn có thể không lường trước được khi so sánh các hệ thống. Các câu hỏi cần đặt ra bao gồm:

Bạn có thể xử lý bao nhiêu đơn đặt hàng trong một thời hạn thanh toán?

Bạn có thể quản lý bao nhiêu mã hàng?

Bạn có cần phần cứng bổ sung dành riêng cho phần mềm quản lý hàng tồn kho không?

Bạn sẽ lưu trữ các ứng dụng và dữ liệu tại chỗ hay trên đám mây?

Chi phí cấp bản quyền cho số lượng người dùng là bao nhiêu?

Sẽ có bất kỳ chi phí nào trong tương lai liên quan đến việc bảo trì hoặc nâng cấp phần mềm không?

Loại hình đào tạo sửa dụng phần mềm là như thế nào, và những chi phí bổ sung nào?

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

Vòng quay hàng tồn kho nhanh hơn

Vòng quay hàng tồn kho là một chỉ số tài chính quan trọng, dùng để đo lường số lần doanh nghiệp bán hàng tồn kho của mình trong một thời gian nhất định. Nếu không có hiểu biết cơ bản về hàng tồn kho của mình, bạn sẽ phải đối mặt với vấn đề hoặc mang quá nhiều hàng dẫn đến dòng tiền giảm hoặc tệ hơn là hết hàng dẫn đến tình trạng tồn đọng, rất có thể sẽ khiến khách hàng của bạn không hài lòng.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể cải thiện đáng kể việc quản lý hàng tồn kho, tạo ra vòng quay hàng tồn kho nhanh hơn. Bằng cách hạn quản lý chặt chẽ các quá trình Nhận hàng (Inbound), Xuất hàng (Outbound), Quản lý kho hàng tồn kho, Thống kê tình hình nhập kho Báo cáo tồn kho, Quản lý quy trình nhập kho,Quản lý quy trình xuất kho… từ đó có thể giúp giảm thời gian thực hiện, giảm nhu cầu về kho an toàn.

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Sử dụng phân hệ phần mềm quản lý kho hàng SCTT – một phần hành quan trọng trong giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Phần mềm là công cụ trợ giúp đắc lực của doanh nghiệp trong việc kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông

Tối ưu hóa kho hàng hóa

Có đủ không gian lưu trữ là yếu tố quan trọng để vận hành kho bãi hiệu quả. Việc sắp xếp nhà kho một cách chính xác có thể tối đa hóa số lượng hàng hóa có thể được lưu trữ. Phần mềm quản lý kho được thiết kế để xác định vị trí các mặt hàng liên quan đến ngày xuất, ngày nhập kho, đóng gói và vận chuyển, có nghĩa là chi phí lưu giữ hàng tồn kho có thể được giảm xuống .

Cải thiện năng suất lao động nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng

Trong doanh nghiệp để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, mỗi cán bộ nhân viên, phụ trách quản lý cần kết hợp với nhau theo nhiều cách khác nhau để có thể làm tốt nhất mọi việc. Tùy vào đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp, mà thủ kho, người quản lý sẽ có những bí kíp riêng để linh hoạt áp dụng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

Sử dụng phần mềm giúp cán bộ nhân viên, Ban lãnh đạo tiết kiệm nhiều thời gian trong việc xử lý sổ sách, lập báo cáo định kỳ, theo dõi, truy xuất dữ liệu tức thời, nhanh chóng độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có.

Bằng cách hợp lý hóa các quy trình từ đặt hàng đến giao hàng, tính sẵn có của sản phẩm có thể được xác định chính xác hơn, cung cấp ngày giao hàng thực tế hơn cho khách hàng, giảm mức độ phàn nàn của khách hàng và nâng cao dịch vụ khách hàng tổng thể của bạn.

SCTT cung cấp phần mềm quản lý hàng tồn kho, nhiều tính năng

Phần mềm quản lý kho có thể tự động hóa các quy trình, cải thiện thực hành kiểm kê và giúp khách hàng hài lòng bằng cách luôn có hàng họ muốn trong kho. Người ra quyết định có rất nhiều lựa chọn, và việc chọn ra giải pháp phù hợp cần có thời gian, nghiên cứu và đặt những câu hỏi thông minh. SCTT Software có các câu trả lời và nhiều công cụ có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn. SCTT cung cấp một bộ tính năng quản lý và kiểm soát hàng tồn

Hỗ trợ 24/24

– Đội ngũ nhân viên đông đảo nhiệt tình, luôn sẵn sàng tiếp nhận mọi yêu cầu của quý khách hàng
– Hotline hỗ trợ 24/24 kể cả ngày lễ và CN: 0983 177 855
– Email: sctt.jsc@gmail.com

Liên hệ nhận báo giá