Hệ thống điện thoại VoIP có thể rất có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ.
Hệ thống điện thoại VoIP (Giao thức thoại qua Internet) có ý nghĩa tốt đối với các doanh nghiệp nhỏ. Trên thực tế, nghiên cứu gần đây cho thấy hơn một phần ba tổng số doanh nghiệp hiện đang sử dụng hệ thống điện thoại VoIP , với phần lớn trong số đó là các doanh nghiệp có ít hơn 50 nhân viên .
“Với VoIP, dữ liệu thoại được gửi [qua kết nối Internet] ở dạng kỹ thuật số thay vì cắm vào giắc cắm điện thoại truyền thống như bạn thường làm qua mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN)”, Tina Liu, giám đốc tiếp thị sản phẩm cấp cao của 8×8 , nói Tin tức kinh doanh hàng ngày.
VoIP là gì?
Giao thức thoại qua Internet (VoIP) là dịch vụ điện thoại dựa trên internet. Thay vì truyền các cuộc trò chuyện thoại thông qua đường dây điện thoại truyền thống, các cuộc trò chuyện được số hóa và định tuyến thông qua đường dây internet.
Được giới thiệu thương mại lần đầu tiên vào những năm 1990, công nghệ VoIP đã được cải thiện đáng kể kể từ đó, và vì vậy nó đã trở nên phổ biến. Trong những ngày đầu, người dùng phàn nàn rằng chất lượng âm thanh trên VoIP không tốt như trên điện thoại cố định, nhưng ngày nay những vấn đề đó không còn là vấn đề đáng lo ngại.
VoIP hoạt động như thế nào?
Phần mềm máy tính ghi lại giọng nói của bạn và sau đó mã hóa nó thành tín hiệu kỹ thuật số, sau đó được gửi qua internet. Tất cả điều này xảy ra ngay lập tức.
Lợi ích của VoIP
Có một số lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang hệ thống điện thoại VoIP, mà không nhất thiết phải xoay quanh chi phí.
Chất lượng cuộc gọi
Matt McGinnis, phó chủ tịch tiếp thị sản phẩm của nhà cung cấp VoIP RingCentral , cho biết các hệ thống VoIP hiện tận dụng lợi thế của codec độ nét cao tiên tiến đã cải thiện đáng kể chất lượng thoại, làm cho mạng VoIP hiện đại thậm chí còn tốt hơn mạng cố định .
Thiết bị đơn giản hóa
Ngoài chất lượng âm thanh tốt hơn, đám mây cũng đang làm cho VoIP trở thành một lựa chọn khả thi hơn cho các doanh nghiệp nhỏ. Thay vì phải chạy hệ thống dây điện đặc biệt và cài đặt thiết bị đặc biệt, các công ty chọn giải pháp điện thoại VoIP được lưu trữ trên đám mây không cần phải mua bất kỳ thiết bị nào hoặc thuê nhân viên CNTT để cài đặt và bảo trì nó.
McGinnis cho biết: “Các hệ thống Cloud VoIP phân phối với hầu hết phần cứng và phần mềm trả trước và chỉ yêu cầu kết nối băng thông rộng để kích hoạt. “Điều này làm giảm lượng vốn đầu tư cần thiết và giúp dễ dàng thực hiện và triển khai.”
Sự tiến bộ của công nghệ VoIP và chi phí tương đối thấp khiến VoIP trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng các doanh nghiệp vẫn nên làm bài tập về nhà trước khi cam kết.
Dễ sử dụng
Lisa Chu, chủ sở hữu của công ty quần áo chính thức dành cho trẻ em BlackNBianco , nói rằng cô thích hệ thống VoIP của mình đã loại bỏ tất cả các hỗ trợ công nghệ phức tạp mà điện thoại cố định của cô yêu cầu.
“Khi đường dây cố định gặp sự cố, việc chẩn đoán và khắc phục sự cố không bao giờ dễ dàng hay nhanh chóng, khiến tôi và nhân viên của tôi vô cùng thất vọng”, Chu nói. “VoIP rất thân thiện với người dùng và có mạng thích hợp, chúng tôi vẫn chưa gặp phải bất kỳ vấn đề đáng kể nào cản trở khả năng giao tiếp với khách hàng của chúng tôi.”
Khả năng mở rộng
Theo Tyler Yost, giám đốc chiến lược của công ty tiếp thị Blue Corona, sử dụng giải pháp dựa trên đám mây cũng giúp việc thêm đường dây điện thoại khi nhân viên mới được thuê trở nên đơn giản . Anh cho biết công ty của anh đã phát triển rất nhiều lần trong vòng 5 năm qua và mỗi lần như vậy, việc thêm đường dây điện thoại là một quá trình đơn giản.
“Chúng tôi nhấp vào hai nút trên giao diện trực tuyến, điện thoại đến sau vài ngày, chúng tôi cắm nó vào cổng Ethernet và chúng tôi tắt và chạy”, Yost nói.
Kết nối từ xa
Một trong những lợi thế lớn nhất của VoIP, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc ở nhiều địa điểm, đó là nó cho phép nhân viên mang theo đường dây điện thoại của doanh nghiệp đến bất cứ đâu. Hầu hết các nhà cung cấp VoIP có một ứng dụng di động có thể được thiết lập để đổ chuông khi khách hàng hoặc khách hàng gọi đến đường dây kinh doanh của nhân viên. Ngoài ra, các ứng dụng này cho phép nhân viên sử dụng ngành nghề kinh doanh của họ để thực hiện các cuộc gọi đi từ điện thoại di động của họ.
Elizabeth Becker, đối tác khách hàng của công ty cung cấp nhân sự CNTT Protech có trụ sở tại Florida , cho biết cô thích rằng hệ thống VoIP của họ cho phép nhân viên độc lập về vị trí.
“Hệ thống VoIP cho phép hoạt động kinh doanh như bình thường, bất kể nhân viên của bạn có thể ngồi ở đâu,” Becker nói. “Bằng cách có hệ thống VoIP, việc cung cấp một chút linh hoạt cho nhân viên trong khi vẫn giữ kết nối sẽ dễ dàng hơn.”
Cân nhắc chi phí
Chi phí là một lý do khác khiến các doanh nghiệp chuyển sang VoIP. Hầu hết các nhà cung cấp VoIP đều tính phí hàng tháng cho mỗi người dùng, thay vì phí dựa trên số phút mà mọi người trong công ty dành cho điện thoại. Trên thực tế, có những nhà cung cấp VoIP cho phép truy cập miễn phí vào các dịch vụ của họ. Các nhà cung cấp miễn phí thường cung cấp ít tính năng hơn so với các dịch vụ trả phí, nhưng nó làm nổi bật chi phí VoIP có thể nhận được thấp như thế nào. Điều đó, cùng với việc không phải chi số tiền cắt cổ cho thiết bị đặc biệt – cũng như đội ngũ nhân viên CNTT để duy trì hoạt động – có thể là một khoản tiết kiệm chi phí đáng kể cho nhiều doanh nghiệp nhỏ.
Một số giải pháp dựa trên đám mây có giá rẻ từ $ 10 đến $ 25 cho mỗi người dùng, mỗi tháng.
Liu nói: “Một ưu điểm chính của VoIP và điện thoại Internet là nó tránh được các khoản phí do dịch vụ điện thoại thông thường tính. “Ngoài ra, tất cả các dịch vụ điện thoại doanh nghiệp của bạn, IM / Hiện diện, tính di động, dịch vụ hội nghị truyền hình và cước phí cuộc gọi bao gồm nội hạt, đường dài và miễn phí có thể được hợp nhất với một nhà cung cấp VoIP.”
Các tính năng tiên tiến
VoIP có thể phù hợp với các tính năng gọi truyền thống như giữ, chuyển, chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi và hơn thế nữa. Hơn nữa, với VoIP, các tính năng như ghi âm cuộc gọi dễ dàng hơn nhiều. Cuộc gọi đã được số hóa nên việc thêm tính năng ghi lại tập tin kỹ thuật số là vô cùng dễ dàng.
Dịch vụ VoIP có thể cung cấp tích hợp công cụ kinh doanh. Điều này cho phép các cuộc gọi của bạn tích hợp với các dịch vụ liên lạc khác như trò chuyện và email. Các tính năng này có thể sắp xếp liên lạc theo bên và thời gian, nghĩa là bạn có thể xem lại một cách liền mạch cuộc trò chuyện đã diễn ra trên nhiều phương tiện.
VoIP cũng cung cấp các tính năng hội nghị mạnh mẽ hơn, chẳng hạn như tích hợp video, đây là điều mà mọi doanh nghiệp nên đảm bảo rằng họ có thể truy cập.
VoIP có phù hợp với bạn không?
Chris Sherwood, nhà tư vấn hệ thống điện thoại tại Oregon , cho biết việc xác định xem hệ thống điện thoại VoIP có phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ hay không phụ thuộc vào chất lượng mạng và nhu cầu của họ .
“Quan trọng nhất, bạn muốn đảm bảo họ có đủ băng thông tải lên cho số lượng cuộc gọi điện thoại mà họ mong đợi sẽ chạy đồng thời”, Sherwood nói, bình luận về những gì anh ấy xem xét khi quyết định xem VoIP có phải là một lựa chọn tốt hay không.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng phải tính đến việc liệu họ có đủ băng thông để xử lý các lưu lượng khác trên mạng hay không và liệu tường lửa và bộ định tuyến của họ có thể ưu tiên lưu lượng VoIP hơn lưu lượng Internet thông thường hay không, Sherwood nói.
Nếu mạng có thể hỗ trợ nó, thì VoIP có thể là một lựa chọn tốt cho nhiều doanh nghiệp.
“Đối với các doanh nghiệp mà VoIP có ý nghĩa, có rất nhiều lợi ích, bao gồm [a] giảm chi phí về cả bảo trì và sử dụng định kỳ hàng tháng, dễ sử dụng và các tính năng nâng cao mà trước đây bạn chỉ tìm thấy trong PBX cấp doanh nghiệp, “Sherwood nói.
Thư thoại, nhân viên lễ tân ảo, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, nhạc chờ, thư thoại đến email, cuộc gọi hội nghị, hội nghị video, nhắn tin nhanh, sàng lọc cuộc gọi, cảnh báo nhỡ và nhật ký cuộc gọi là một trong số nhiều tính năng được cung cấp bởi hầu hết các nhà cung cấp VoIP.
Nếu bạn cho rằng hệ thống điện thoại VoIP phù hợp với doanh nghiệp của mình, hãy xem các đề xuất của chúng tôi về các hệ thống điện thoại VoIP tốt nhất , cũng như danh sách đầy đủ các nhà cung cấp VoIP.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về những điều cần tìm trong hệ thống điện thoại doanh nghiệp, hãy xem hướng dẫn dành cho người mua hệ thống điện thoại của chúng tôi . Nếu bạn biết mình muốn gì, chúng tôi khuyến khích bạn đọc về những gì chúng tôi đề xuất là hệ thống điện thoại tốt nhất cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
