Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất để lựa chọn công cụ di chuyển email Office 365 tốt nhất để chuẩn hóa cho doanh nghiệp của bạn.
Chọn đúng công cụ di chuyển email Office 365
Lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ di chuyển Office 365 là một khoản đầu tư đáng kể. Với ngân sách hạn chế, việc xác định đối tác nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn có thể gây căng thẳng. Dưới đây là danh sách nhanh những điều cần suy nghĩ trước khi chọn nhà cung cấp để hướng dẫn bạn đi đúng hướng.
- Bạn có cần phân tích kỹ lưỡng dữ liệu của mình không?
- Bạn có yêu cầu ai đó có thể di chuyển nhanh chóng không?
- Bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ trọn gói hay một công cụ tự phục vụ?
- Hãy truyền đạt mức độ kỳ vọng của bạn đến nhà cung cấp.
Cuối cùng, việc chọn nhà cung cấp di chuyển Office 365 là chọn một công ty mà bạn có thể tin tưởng và đáp ứng được nhiều nhu cầu của bạn nhất. Bạn chỉ nên bắt đầu hành trình di chuyển khi đã xác định được chính xác những nhu cầu đó là gì.
Lập kế hoạch chiến lược
Những dự án di chuyển chính và yêu cầu của doanh nghiệp bạn nên được xác định rõ ràng trước khi bạn chọn công cụ phù hợp. Hãy hỏi nhóm bán hàng của bạn về các dự án di chuyển đã lên kế hoạch để biết công ty bạn cần gì từ một công cụ di chuyển hôm nay và trong tương lai.
Đây cũng là một cách tuyệt vời để điều chỉnh sớm các bên liên quan nội bộ và bên ngoài trong quá trình lập kế hoạch. Điều này có thể giúp công ty bạn làm việc hiệu quả và hiệu suất hơn bằng cách quản lý hiệu quả kỳ vọng và phân bổ nguồn lực. Hiểu được khách hàng của bạn định nghĩa thành công như thế nào có thể giúp bạn chọn công cụ (và nền tảng) đáp ứng tốt nhất nhu cầu và kỳ vọng của họ.
Di chuyển Mail thành công bao gồm những gì?
Di chuyển thành công liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược (như đã đề cập ở trên), cũng như một số khía cạnh quan trọng khác:
- Dọn dẹp
Các vấn đề về tài khoản nên được giải quyết trước khi di chuyển chứ không phải trong quá trình di chuyển. Xác định những tài khoản và hộp thư không sử dụng và xóa chúng thay vì di chuyển. Lưu ý các mục thủ công như quy tắc, bộ lọc và nhóm phân phối. Đồng thời, đảm bảo tất cả người dùng có phiên bản Outlook mới nhất và tất cả các nền tảng đều có thể kết nối với Office 365. - Tốc độ là chìa khóa
Một bản thử nghiệm trước khi triển khai quy mô lớn là một ý tưởng tuyệt vời. Tự động hóa để giảm lỗi và tăng tốc di chuyển. Băng thông mạng ảnh hưởng đến tốc độ di chuyển. Bạn có thể tăng băng thông bằng cách di chuyển dữ liệu vào thời điểm lưu lượng thấp trong ngày. - Lên kế hoạch cho trường hợp xấu nhất
Tất cả kế hoạch của bạn đều hướng tới một quá trình chuyển đổi thành công. Tuy nhiên, có chiến lược là điều thiết yếu trong trường hợp có vấn đề bất ngờ xảy ra. Biết cách khôi phục dịch vụ email của người dùng trên hệ thống hiện tại của bạn. Quy trình phục hồi này nên là một phần của việc kiểm tra trước khi di chuyển của bạn.
Những công cụ nào có thể giúp tôi trong quá trình di chuyển mail?
Di chuyển từ IMAP sang Microsoft 365 không dành cho bất kỳ ai và cần thời gian cùng nỗ lực. Nhà cung cấp dịch vụ CNTT của bạn sẽ có thể giúp bạn di chuyển khách hàng từ IMAP sang Hộp thư Office 365.
Lợi ích của việc chuyển sang Office 365 là gì?
Làm việc linh hoạt
- Microsoft Office 365 cho phép nhân viên xem các tệp công ty từ xa mà không cần VPN. Nhân viên của bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu có kết nối internet, cho phép năng suất và tính linh hoạt cao hơn.
Doanh nghiệp của bạn an toàn
- Nhiều biện pháp bảo mật trong Microsoft Office 365 giúp doanh nghiệp của bạn an toàn trên đám mây. Các ứng dụng Microsoft Office 365 sử dụng mã hóa SSL/TSL để ngăn các bên không được phép đọc thông tin liên lạc hoặc tệp.
Hộp thư lớn hơn
- Mọi công ty đều có một (hoặc để thành thật, một số) người tích trữ email! Ngay cả khi email là thư rác hoặc dễ dàng xóa, nó sẽ vẫn ở trong hộp thư của họ. Điều này có thể gây ra các biến chứng đối với các máy chủ nội bộ, có thể bị tắc nghẽn bởi các tệp cũ.
Hoàn thành đánh giá kỹ lưỡng những công cụ bạn quan tâm
Xác định các công cụ hoặc gói di chuyển tốt nhất cho nhu cầu của bạn. Có nhiều thông số để xem xét, do đó bạn cũng có thể yêu cầu các đối tác đánh giá công cụ trên ba khía cạnh chính này:
- Trải nghiệm người dùng
- Chất lượng dữ liệu
- Tự động hóa dự án
Kiểm chứng các lựa chọn của bạn bằng nghiên cứu và phản hồi của đồng nghiệp
Khi đánh giá hoàn tất, bạn sẽ muốn thu thập thêm bằng chứng để giúp xác minh công cụ. Chúng tôi đề nghị liên hệ với các lựa chọn nhà cung cấp hàng đầu của bạn để thu thập thêm bằng chứng và thông tin về cách những người khác đã sử dụng sản phẩm hoặc nền tảng để thành công. Các nghiên cứu điển hình và tham khảo là những cách phổ biến để học hỏi từ các MSP khác.
Hãy hỏi lời khuyên từ những đồng nghiệp đã tiêu chuẩn hóa thành công nền tảng di chuyển email bên thứ ba của họ.
Thử nghiệm
Nếu có cơ hội chạy thử công cụ, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn với quyết định của mình. Chỉ cần đảm bảo bạn có thể kiểm tra nó trên một dự án thực tế trước khi trả tiền để biết nó hoạt động tốt như thế nào cho dự án và doanh nghiệp của bạn. Rốt cuộc, thời gian là tiền bạc và những sai lầm thì rất tốn kém!
Hãy đi trước việc đào tạo và triển khai
Nhóm của bạn sẽ cần thời gian để đánh giá tài liệu và các tài nguyên triển khai sau khi bạn tự tin với lựa chọn công cụ của mình. Tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp tài liệu chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật để giúp bạn xác định và lên kế hoạch cho các dự án ban đầu của mình.
