Việc xóa các dòng trống thừa khỏi tài liệu Microsoft Word theo cách thủ công thật là tẻ nhạt. May mắn thay, một tính năng được tích hợp trong Word có thể xóa tất cả các dòng trống cùng một lúc. Đây là cách để làm điều đó.
Cách dòng trống hoạt động trong Microsoft Word
Microsoft Word thêm một thẻ ẩn (được gọi là “thẻ đoạn”) vào cuối mỗi dòng bất cứ khi nào bạn nhấn Enter. Bạn có thể thấy các thẻ này trong tài liệu của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng đoạn văn (trông giống như chữ “P” lùi với hai dòng) trong tab “Trang chủ” của Word.
Sử dụng “Tìm và thay thế” trong Word, bạn có thể thay thế các thẻ đoạn văn đôi đó bằng một thẻ đơn. Điều đó sẽ xóa các dòng trống thừa khỏi tài liệu của bạn.
Cách xóa các dòng trống bổ sung trong tài liệu Word
Để bắt đầu xóa các dòng trống, hãy mở tài liệu của bạn bằng Microsoft Word. Nhấp vào “Trang chủ” trong menu và sau đó chọn “Thay thế” ở bên phải màn hình.
Cửa sổ “Tìm và Thay thế” sẽ mở ra. Nhấp vào hộp “Tìm gì” và nhập vào:
^ p ^ p
Mỗi “^ p” là một mã đặc biệt đại diện cho thẻ đoạn văn. Chúng tôi sẽ thay thế các trường hợp của thẻ hai đoạn liên tiếp bằng một thẻ đoạn đơn. Trong hộp “Thay thế Bằng”, hãy nhập:
^ p
Sau đó nhấp vào “Thay thế tất cả” ở cuối cửa sổ.
Sau khi bạn nhấp vào, tất cả các dòng trống sẽ bị xóa khỏi tài liệu của bạn. Khi bạn thấy cửa sổ bật lên xác nhận, hãy nhấp vào “OK”.
Nếu bạn vẫn thấy bất kỳ dòng trống nào, đó là bởi vì có nhiều hơn hai dòng trống liên tiếp tại chỗ. Trong trường hợp này, hãy nhấp lại vào “Thay thế Tất cả” trong cửa sổ “Tìm và Thay thế” cho đến khi tất cả các dòng thừa bị xóa (hoặc bạn có thể thử nghiệm với số lượng mã “^ p” mà bạn tìm thấy và thay thế cho đến khi đáp ứng nhu cầu của bạn) .
Khi bạn đã hoàn tất, hãy đóng cửa sổ “Tìm và thay thế”. Nếu bạn từng cảm thấy khó chịu với các đường ngang tự động xuất hiện trong Word khi bạn nhập các ký tự nhất định, bạn cũng có thể thay thế chúng .
