Hướng dẫn sử dụng phần mềm Zoom Cloud Meeting cho người mới bắt đầu

Trước diễn biến phức tạp đại dịch COVID-19, nhiều công ty đã sử dụng ứng dụng hội nghị truyền hình Zoom cho các cuộc họp kinh doanh, phỏng vấn và các mục đích khác nhưng một cách để phòng chống dịch. Nhiều địa phương phải cho học sinh nghỉ học, các gia đình có trẻ nhỏ phải đối mặt với những ngày dài phải học Online qua ứng dụng Zoom nên nhu cầu sử dụng phần mềm thành thạo là rất cần thiết.

Đây là hướng dẫn nhanh dành cho những ai chưa dùng thử Zoom hoặc những người chưa quen với các tính năng của phần mềm (hoặc những người đã sử dụng nó với bạn bè nhưng muốn tạo cuộc họp cho riêng mình). Ở đây có các mẹo về cách bắt đầu sử dụng phiên bản miễn phí. Một điều cần lưu ý: trong khi các cuộc gọi điện video 1-1 có thể diễn ra bao lâu tùy thích, bất kỳ cuộc gọi nhóm nào trên Zoom đều bị giới hạn trong 40 phút. Nếu bạn muốn nói chuyện lâu hơn mà không bị gián đoạn (và muốn có một vài tính năng bổ sung), bạn có thể thanh toán cho gói Pro của Zoom (14,99 đô la một tháng); bạn cũng có thể thử một ứng dụng hội nghị truyền hình thay thế . 

CÁCH ĐĂNG KÝ ZOOM

Tất nhiên, điều đầu tiên cần làm là đăng ký dịch vụ. Bạn có thể thực hiện việc này từ máy tính xách tay hoặc từ điện thoại di động của mình. Chúng tôi sẽ đề cập đến dịch vụ web trước.

1. Truy cập trang đăng ký của Zoom . Trước tiên, bạn có thể được yêu cầu nhập ngày sinh của mình. Đó là bởi vì nếu bạn dưới 16 tuổi, bạn không đủ điều kiện để tạo tài khoản Zoom trừ khi tài khoản đó dành cho trường học.
2. Tiếp theo, bạn sẽ được cung cấp một số tùy chọn để tạo tài khoản. Ở trên cùng, bạn có thể nhập email của mình vào hộp có nhãn “Địa chỉ email cơ quan của bạn”. Nếu bạn làm được điều này, hãy chuyển sang bước hai. Mặc dù Zoom yêu cầu email công việc, nhưng email cá nhân sẽ hoạt động tốt. Vào tháng 3, có thông tin cho rằng Zoom đã làm rò rỉ một số địa chỉ email và ảnh người dùng thông qua tính năng Danh bạ của Zoom vì ứng dụng có thể nghĩ rằng những người có miền email nhất định làm việc cho cùng một công ty, nhưng Zoom đã loại bỏ tính năng khớp miền đó vào tháng 4 .
3. Bạn cũng có thể tạo tài khoản bằng cách nhấp vào nút “Đăng nhập bằng SSO”, “Đăng nhập bằng Google” hoặc “Đăng nhập bằng Facebook”, sau đó bạn chỉ cần tải xuống ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn và chuyển sang bước thứ bảy.
4. Nếu bạn đã nhập email, Zoom sẽ gửi email kích hoạt đến địa chỉ đó. Nhấp vào nút “Kích hoạt tài khoản” trong email hoặc sao chép và dán URL kích hoạt vào trình duyệt của bạn để kích hoạt tài khoản của bạn.
5. Trên trang mở ra trong trình duyệt web của bạn, tiếp theo, bạn sẽ được hỏi xem bạn có đăng ký thay mặt cho một trường học hay không. Giả sử bạn không, hãy nhấp vào nút “Không” và sau đó nhấp vào “Tiếp tục”.
6. Trên trang tiếp theo, hãy điền họ và tên của bạn và mật khẩu
7. Trên trang tiếp theo, bạn có thể mời người khác tạo tài khoản Zoom miễn phí qua email. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu muốn.
8. Tiếp theo, bạn sẽ được cung cấp một liên kết đến URL cuộc họp cá nhân của mình và sẽ có tùy chọn nhấp vào nút “Bắt đầu cuộc họp ngay bây giờ” màu cam để bắt đầu cuộc họp thử nghiệm. Nếu bạn sao chép URL đó vào trình duyệt của mình hoặc nhấp vào nút màu cam đó, bạn sẽ được nhắc tải xuống ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn. Làm theo lời nhắc để cài đặt ứng dụng.
9. Sau khi cài đặt ứng dụng Thu phóng, bạn sẽ thấy các nút để “Tham gia cuộc họp” hoặc “Đăng nhập”. Để bắt đầu cuộc họp thử nghiệm của bạn, hãy nhấp vào “Đăng nhập”.
10. Trên màn hình tiếp theo, nhập email và mật khẩu bạn vừa sử dụng để đăng ký Phóng to trình duyệt của bạn. Nếu bạn đã đăng ký bằng các nút “Đăng nhập bằng Google” hoặc “Đăng nhập bằng Facebook”, hãy nhấp vào các nút đó tại đây và làm theo lời nhắc.
11. Khi bạn đã đăng nhập, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên tab “Trang chủ”, sau đó nhấp vào nút “Cuộc họp mới” màu cam trong ứng dụng Thu phóng. Cuộc họp của bạn sẽ bắt đầu.

Nếu bạn đăng ký Zoom bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động, thì quá trình này cũng tương tự như trên web. (Chúng tôi đã thử nghiệm quy trình đăng ký bằng ứng dụng iOS.)

1. Tải xuống ứng dụng iOS hoặc Android . Khi bạn mở ứng dụng lần đầu tiên, bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để tham gia cuộc họp, đăng ký Zoom hoặc đăng nhập vào tài khoản Zoom. Nhấn vào “Đăng ký”.
2. Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận tuổi của mình.
3. Khi bạn đã hoàn thành việc đó, trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu nhập địa chỉ email, họ và tên của mình. Sau khi thực hiện, hãy “Đăng ký” và sau đó bạn sẽ nhận được email kích hoạt.
4. Nhấn vào nút “Kích hoạt tài khoản” trong email bạn nhận được hoặc sao chép và dán URL kích hoạt vào trình duyệt trên điện thoại di động của bạn
5. Từ đó, bạn sẽ được yêu cầu hoàn thành các bước tương tự được nêu ở trên để tạo tài khoản, chỉ từ trình duyệt trên điện thoại di động của bạn
6. Khi bạn đến màn hình có URL cuộc họp Thu phóng cá nhân của mình và nút “Bắt đầu cuộc họp ngay bây giờ” màu cam, hãy nhấn vào một trong hai và bạn sẽ được đưa thẳng đến phòng chờ cho cuộc họp thử nghiệm của mình trong ứng dụng Thu phóng.
7. Để mở cuộc họp, hãy nhấn vào nút “Đăng nhập” ở cuối màn hình. Trên màn hình tiếp theo, hãy nhập thông tin đăng nhập của bạn và nhấn vào nút “Đăng nhập”.
8. Cuộc họp thử nghiệm của bạn sẽ mở ra trong ứng dụng

BẮT ĐẦU CUỘC HỌP VỚI PHẦN MỀM ZOOM

Khi bạn đã đăng ký Zoom và cài đặt ứng dụng, thật đơn giản để bắt đầu một cuộc họp.

SỬ DỤNG ỨNG DỤNG WEB:

• Mở ứng dụng
• Nhấp vào nút “Cuộc họp mới” màu cam nếu bạn muốn bắt đầu cuộc họp ngay lập tức. Một cửa sổ video sẽ mở ra và một cửa sổ bật lên sẽ hỏi bạn có muốn tham gia cuộc họp bằng âm thanh của máy tính hay không và bạn có muốn kiểm tra loa và micrô hay không. (Nếu bạn không muốn bận tâm đến câu hỏi đó nữa, hãy chọn hộp ở cuối cửa sổ bật lên.)

• Để mời mọi người tham gia cuộc họp, hãy tìm thanh công cụ hiển thị khi bạn di chuyển chuột trong cửa sổ cuộc họp và nhấp vào mũi tên nhỏ trong nút “Người tham gia”. Khi bạn làm như vậy, Zoom sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể mời các liên hệ trên Zoom, gửi email với thông tin về cách truy cập cuộc họp Zoom, sao chép URL cuộc họp vào khay nhớ tạm hoặc sao chép một tin nhắn dài hơn với URL cuộc họp và quay số- trong thông tin vào khay nhớ tạm của bạn. Bạn cũng có thể tìm thấy mật khẩu cuộc họp của mình trong menu này. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút “Mời”.

SỬ DỤNG ỨNG DỤNG DI ĐỘNG

• Trên ứng dụng, hãy nhấn vào “Cuộc họp mới”
• Chọn xem bạn có muốn bắt đầu bằng video và bạn có muốn sử dụng ID cuộc họp cá nhân của mình hay không (không được khuyến nghị; xem ở trên). Sau đó nhấn vào “Bắt đầu cuộc họp”.
• Để mời mọi người tham gia cuộc họp, hãy nhấn vào “Người tham gia” ở hàng biểu tượng dưới cùng, sau đó nhấn vào nút “Mời” ở cuối màn hình tiếp theo. Khi thực hiện, bạn sẽ có thể gửi lời mời bằng tin nhắn qua nhiều dịch vụ như Messenger, Tin nhắn hoặc Gmail; mời các liên hệ Thu phóng của bạn hoặc sao chép liên kết mời vào khay nhớ tạm của điện thoại.

LÊN LỊCH CUỘC HỌP

SỬ DỤNG ỨNG DỤNG WEB

• Nhấp vào “Lên lịch”
• Một cửa sổ bật lên sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn, bao gồm chủ đề cuộc họp, thời gian, liệu bạn có sử dụng “phòng chờ” hay không (nói cách khác, liệu mỗi người tham gia có phải xin phép vào cuộc họp hay không) và liệu đó là một cuộc họp định kỳ
• Nếu bạn nhấp vào “Tùy chọn nâng cao”, bạn có thể quyết định liệu người tham gia có thể tham gia trước khi người dẫn chương trình đến đó hay không, liệu người tham gia có bị tắt tiếng khi nhập cảnh hay không và bạn có muốn tự động ghi lại phiên hay không

Lưu ý: bạn có thể chọn có một ID cuộc họp duy nhất được tạo tự động hoặc sử dụng ID cuộc họp cá nhân của bạn (không thay đổi). Chúng tôi mạnh mẽ đề nghị bạn làm trước đây; bằng cách sử dụng một ID duy nhất, bạn sẽ giảm khả năng bị “Zoombing”, tức là khi những kẻ lừa đảo chiếm lấy các cuộc họp Zoom của bạn.

Cuộc họp đã lên lịch sẽ hiển thị trên cửa sổ Thu phóng ban đầu, nơi bạn có thể bắt đầu hoặc xóa nó.

• Nhấp vào “Lên lịch”
• Đặt ngày, giờ và múi giờ cho cuộc họp và có nên lặp lại cuộc họp hay không. Chọn xem bạn có muốn sử dụng ID cuộc họp cá nhân của mình hay không; nếu không, một ID duy nhất sẽ được tạo (chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ID sau; xem ở trên).
• Chọn các tùy chọn bảo mật khác nhau, chẳng hạn như mật mã và phòng chờ
• Trong “Tùy chọn nâng cao”, bạn có thể chọn các tùy chọn như cho phép người tham gia tham gia trước người tổ chức hoặc tự động ghi lại cuộc họp. Bạn cũng có thể thêm nó vào lịch.
• Nhấn vào “Xong” (Android) hoặc “Lưu” (iOS) ở góc trên bên phải.

MỜI MỌI NGƯỜI THAM GIA CUỘC HỌP CỦA BẠN

Bạn có thể mời mọi người tham gia cuộc họp Thu phóng theo một số cách khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động, hãy nhấp hoặc nhấn vào tab Cuộc họp. Từ đó:

• Trên trang đầu của ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn sẽ thấy cuộc họp đã lên lịch của mình ở phía bên phải. Nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải của tiêu đề cuộc họp, sau đó chọn “Sao chép lời mời” để sao chép URL, ID và thông tin quay số điện thoại của cuộc họp Thu phóng vào khay nhớ tạm của bạn. Sau đó, bạn có thể thả nó vào email hoặc tin nhắn văn bản. Bạn cũng có thể nhấp vào tab Cuộc họp và nhấp vào nút “Sao chép lời mời” trên màn hình.

• Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào ứng dụng “Cuộc họp” ở cuối màn hình. Khi bạn nhấn vào nút “Gửi lời mời”, bạn sẽ có thể gửi lời mời bằng tin nhắn qua nhiều dịch vụ như Messenger, Tin nhắn hoặc Gmail; mời các liên hệ Thu phóng của bạn hoặc sao chép liên kết mời vào khay nhớ tạm của điện thoại.

Khi bạn đã thiết lập và chạy trên Zoom, hãy nhớ xem thêm hướng dẫn của chúng tôi để biết cách giữ an toàn cho các cuộc họp Zoom của bạn , tìm phím tắt , thay đổi hình nền Zoom của bạn (đây là một số hình nền miễn phí bạn có thể sử dụng ) và ghi lại Thu phóng cuộc gọi .