10 lỗi thường gặp trong Team và cách tránh chúng

Nếu bạn đang sử dụng Teams lần đầu tiên, hãy làm theo hướng dẫn này để tránh những lỗi phổ biến dành cho người mới bắt đầu.

1. Không kiểm tra thiết bị của bạn trước khi bạn tham gia cuộc họp

Không có gì tệ hơn việc tham gia một cuộc họp và  sau đó  nhận ra rằng tai nghe của bạn chưa được cắm vào.

Trong Nhóm, nhấp vào biểu tượng của bạn ở trên cùng bên phải, sau đó đi tới Cài đặt. Trong Thiết bị, bạn sẽ thấy:

  • Thiết bị âm thanh thả xuống . Đây là nơi bạn có thể nói “sử dụng micrô  và  loa máy tính của tôi”, “sử dụng tai nghe của tôi” và “thiết lập tùy chỉnh”. Thiết lập tùy chỉnh có nghĩa là bạn muốn sử dụng kết hợp, chẳng hạn như micrô trên tai nghe nhưng loa trên máy tính xách tay của bạn.
  • Diễn giả
  • Cái mic cờ rô

Bên dưới phần này, bạn sẽ thấy ‘Thực hiện cuộc gọi thử nghiệm.’ Điều này chỉ có sẵn trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn mà bạn có thể tải xuống từ trang web của Microsoft .

Một cuộc gọi thử nghiệm cho phép bạn có một cuộc họp nhanh với bot Teams Echo. Điều này cho phép bạn ghi lại một tin nhắn được phát lại cho bạn để bạn biết mình sẽ nghe như thế nào trong cuộc họp tiếp theo.

2. Giả sử máy ảnh của bạn bị hỏng vì bạn xuất hiện dưới dạng màn hình đen

Các máy tính xách tay EliteBook mới có nắp đậy webcam tích hợp. Điều này thường được đóng lại. Nếu bạn đang sử dụng webcam lần đầu tiên, hãy nhớ trượt để mở webcam.

3. Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, thay vì trả lời cuộc trò chuyện hiện tại

Khi bạn nhập vào cửa sổ tin nhắn ở cuối tab Bài đăng, nó sẽ tạo một bài đăng mới. Thay vào đó, hãy chuyển đến bài đăng bạn muốn trả lời và nhập vào hộp ‘Trả lời’.

4. Để khách ở sảnh mãi mãi

Nếu bạn đã mời khách (bất kỳ ai không có tài khoản @ st-andrews), họ sẽ được đưa vào sảnh khi bắt đầu cuộc họp cho đến khi được người tổ chức chấp nhận. Hãy nhớ kiểm tra thông báo của ngăn người tham gia để đảm bảo rằng họ không đợi ở sảnh cho toàn bộ cuộc họp.

5. Yêu cầu ai đó tắt tiếng micrô của họ

Có một số quy tắc phổ biến khi tham gia cuộc họp trực tuyến để giúp chúng hoạt động trơn tru hơn, chẳng hạn như tắt tiếng micrô của bạn trước khi tham gia.

Nếu ai đó quên, bạn có thể tắt tiếng cho họ nếu cần, chẳng hạn như nếu điện thoại của họ bắt đầu đổ chuông hoặc bạn có thể nghe thấy họ đang gõ. Điều này tinh tế hơn nhiều so với việc làm gián đoạn cuộc họp để nói ‘Xin lỗi, John, tôi có thể nghe thấy tiếng ồn xung quanh, bạn có thể tắt micrô của mình không?’

Ngoài ra còn có một nút ‘tắt tiếng tất cả’ tiện dụng. Nếu bạn đang thuyết trình, hãy giải thích rằng bạn sẽ sử dụng cái này và muốn mọi người nhập câu hỏi và nhận xét của họ cho đến khi bạn hoàn thành.

6. Yêu cầu mọi người nói tên của họ trước khi họ nói

Có hai chỉ báo trong Nhóm để hiển thị ai  đang nói chuyện, vì vậy bạn không cần yêu cầu mọi người nêu tên của họ:

  1. Chúng sẽ được ưu tiên trên màn hình, vì vậy hãy trở thành một trong bốn màn hình chính hiển thị trong cuộc họp.
  2. Tên của họ sẽ  được in đậm  trong ngăn người tham gia để cho biết rằng micrô của họ đang phát hiện âm thanh.

Xem thêm: Dịch vụ IT Helpdesk

7. Thiếu hoàn toàn ngăn trò chuyện

Nếu ai đó không có micrô, họ có thể chọn nhập câu hỏi trong suốt cuộc họp. Theo dõi cuộc trò chuyện để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì. Một vòng tròn màu cam sẽ xuất hiện trên biểu tượng lời nói ở bên phải khi có tin nhắn mới.

8. Chia sẻ màn hình sai

Khi chia sẻ màn hình, bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình nền hoặc chỉ chia sẻ PowerPoint. Sai lầm phổ biến ở đây – chia sẻ PowerPoint và khi nó kết thúc, bạn nói ‘bây giờ tôi sẽ cho bạn xem một cái gì đó trực tuyến.’ Bạn đã bắt đầu giải thích một tài nguyên web tuyệt vời, khi bạn nhận ra rằng những người tham dự vẫn còn bị mắc kẹt trên PowerPoint.

Quy tắc chung, nếu bạn muốn lật giữa các cửa sổ và mang theo người xem – hãy chia sẻ  toàn bộ màn hình của bạn.

9. Quên @mention

Bạn có nhiều khả năng nhận được phản hồi nhanh hơn nếu bạn @ nhắc đến nhân viên, học sinh hoặc Nhóm.

10. Xin lỗi vì lỗi chính tả

Không cần phải theo dõi thông báo khác về những gì bạn muốn nhập. Thay vào đó, hãy quay lại và chỉnh sửa tin nhắn ban đầu của bạn. Điều này có sẵn cho các bài đăng của Nhóm mà bạn tự viết, miễn là chủ sở hữu Nhóm của bạn đã cho phép bạn thực hiện việc này trong quyền của Nhóm.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0985208275
Liên hệ