QUY ĐỊNH VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP CỦA CÔNG NHÂN VIÊN
Các quy tắc văn hoá giao tiếp với nhân viên cấp dưới:
a) Mục đích và cách thức tiến hành:
Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị;
Đánh giá tiến độ công việc trong doanh nghiệp để kịp thời uốn nắn những sai sót và động viên kịp thời những người tốt, việc tốt;
Đánh giá nhân viên về năng lực làm việc, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức công việc;
Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ.
b) Các nguyên tắc giao tiếp với nhân viên cấp dưới:
Hãy tin và tín nhiệm người có tài, có năng lực (hãy dùng người như dùng mộc); Quan tâm, đào tạo và bồi dưỡng người tài;
Lắng nghe ý kiến của cấp dưới;
Tôn trọng và quan tâm cấp dưới;
Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim;
Khen, chê, động viên kịp thời;
Đừng bao giờ quên lời hứa.
Quy tắc văn hoá giao tiếp với cấp trên:
Hãy tuân thủ trật tự, đẳng cấp. Có thể bạn không hợp với cấp trên trực tiếp và bạn cho rằng ông ta là người kém cỏi, không có khả năng giải quyết vấn đề. Nhưng nếu bạn “qua mặt” ông ta để trình lên cấp cao hơn thì sẽ gặp rắc rối đấy. Hãy nhớ là không được vượt cấp trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp.
Cần phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình;
Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư;
Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu, không chê bai họ sau lưng;
Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ.
Quy tắc văn hoá giao tiếp với đồng nghiệp:
Giữa đồng nghiệp với nhau cần có mối quan hệ tốt đẹp. Mọi người trong doanh nghiệp có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau thì mới có thể phục vụ khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cần phải có các nguyên tắc sau:
Dùng hành vi của bạn làm cho đồng nghiệp thấy rằng, giao tiếp với bạn là an toàn; không nên tò mò về đời tư của người khác, không bình luận người khác sau lưng, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp;
Cần có đi có lại với đồng nghiệp, tuy nhiên không nên trao đổi một cách thực dụng; Cần có những cuộc giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số hợp lý; Cạnh tranh một cách lành mạnh vì mục đích chung của doanh nghiệp;
Đối xử với đồng nghiệp một cách chân thành, khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không tâng bốc, xu nịnh;
Phân biệt rõ việc công, việc tư;
Quy tắc văn hoá giao tiếp với khách hàng:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có kế hoạch trong giao tiếp với khách hàng. Kế hoạch đó phải nhằm đạt đợc mục đích như: tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, người tiêu dùng để kịp thời thoả mãn; thông qua dư luận của khách hàng mà cải tiến sản phẩm, phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý. Có nhiều hình thức giao tiếp với khách hàng như sau:
Thứ nhất: Tiếp xúc trực tiếp của nhân viên bán hàng với khách hàng;
Thứ hai: Giao tiếp của Ban Lãnh đạo với khách hàng trong những hội nghị khách hàng, triển lãm, hội chợ…
Thứ ba: Tổ chức những cuộc thăm quan của khách hàng tại doanh nghiệp;
Thứ tư: Sử dụng các phương tiện truyền thanh, truyền hình, chương trình giới thiệu sản phẩm;
Thứ năm: Tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản phẩm.
Khi giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên hàng đầu và tuân theo các nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Hãy có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các hợp đồng, các nhu cầu của họ và không được để chậm trễ khi đã hứa;
Thứ hai: Thông tin cho khách hàng một cách kịp thời nếu có sự chậm trễ về sản xuất và giao hàng;
Thứ ba: Tôn trọng họ, không can thiệp vào công việc nội bộ doanh nghiệp họ trừ khi người ta yêu cầu bạn cho lời khuyên;
Thứ tư: Không nên tỏ ra quá thân thiện vì điều này khiến cho họ có ý tưởng muốn được những ưu đãi đặc biệt mà nên giữ một khoảng cách hợp lý;
Thứ năm: Hãy nhớ rằng mọi khách hàng đều quan trọng, không phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bên ngoài của họ, cho dù họ chỉ đến xem hàng hoặc tham khảo giá cả của doanh nghiệp bạn;
Thứ sáu: Hãy khuyến khích khách hàng phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
Quy tắc văn hoá giao tiếp với nhà cung cấp
Thứ nhất: Đừng bắt họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian cũng quý như vàng;
Thứ hai: Đừng đối xử kém ưu tiên với các nhà cung cấp so với khách hàng;
Thứ ba: Thông tin cho biết về bất cứ sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch SXKD để họ có những điều chỉnh tương ứng;
Thứ tư: Hãy nêu rõ những yêu cầu của doanh nghiệp bạn bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt, tránh nói miệng, hứa suông;
Thứ năm: Thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của bạn đối với những hợp đồng hoàn thành tốt;
Thứ sáu: Hãy cẩn thận về những bí mật kinh doanh của doanh nghiệp bạn vì các nhà cung cấp có thể sẽ còn giao dịch buôn bán với các đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp bạn. Và bạn cũng đừng dò hỏi những bí mật về đối thủ như thế sẽ làm cho họ trở nên khó xử;
Thứ bảy: Hãy mạnh dạn đề nghị họ cho lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành.
Quy tắc văn hoá giao tiếp với cơ quan chính quyền:
Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều có liên hệ với các cơ quan chính quyền kể từ khi nộp đơn xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp cần phải có những dịch vụ về an ninh, trật tự, các chính sách ưu đãi của Nhà nước. Khi đến làm việc với cơ quan chính quyền bạn cần lưu ý:
Thứ nhất: Ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, không sặc sỡ, loè loẹt quá dễ làm cho người ta có ác cảm và nếu bạn được hẹn thì hãy nên đến đúng giờ;
Thứ hai: Mỗi cơ quan thường có quy định riêng của nó, vì vậy bạn có bất bình vì nó vô lý cũng đừng phản đối kẻo lại gây khó khăn cho việc giải quyết công việc. Sau này bạn có thể góp ý qua hộp thư của họ;
Thứ ba: Hãy tôn trọng người đại diện của cơ quan chính quyền nhưng không có nghĩa là bạn phải quỵ luỵ, khúm núm làm mất thể diện. Cần giữ phong thái đúng mực, ăn nói nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị họ giải quyết công việc theo đúng chức trách và nhiệm vụ của họ;
Thứ tư: Hãy nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng. Vì thế người đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng hoá thì bạn cũng thông cảm, cái chính là bạn cần giải quyết được công việc của bạn.
Quy tắc văn hoá giao tiếp với báo chí, truyền thông:
Trong hoạt động của doanh nghiệp, đôi khi bạn cũng có dịp gặp gỡ báo chí. Bạn hãy nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với báo chí vì có thể sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp bạn hàng ngàn đô-la tiền quảng cáo. Ngược lại nếu bạn quan hệ không tốt có khi doanh nghiệp gặp chuyện bất lợi, thất thiệt sẽ bị báo chí “đào bới, thổi phồng lên”. Có một số quy tắc sau để bạn cần lưu ý:
Tỏ ra lịch sự, cởi mở khi tiếp xúc với báo chí. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp;
Sử dụng ngôn từ đúng mực, không dùng những lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người khác, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn với doanh nghiệp khác;
Chuẩn bị sẵn những gì nên nói, nên không, tránh để tình trạng sau một hồi phỏng vấn bạn mới nói với báo chí rằng: “Chuyện này xin đừng đưa tin lên báo, đài”;
Với thông tin chưa chắc chắn bạn có thể nói với phóng viên đó là những tin tức chưa được thẩm định chỉ mang tính tham khảo mà thôi.
