Outlook cho phép bạn tạo và tùy chỉnh dạng xem thư mục theo nhiều cách, như thêm và xóa cột; nhóm và phân loại tin nhắn; và thậm chí áp dụng định dạng có điều kiện . Bạn cũng có thể tùy chỉnh cách Outlook hiển thị thông tin trong các cột cụ thể với tùy chọn cột định dạng . Chúng ta hãy nhìn vào nó.
Để bắt đầu, chúng tôi sẽ mở cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao. Chuyển sang tab “Chế độ xem” trên Ruy-băng và nhấp vào nút “Cài đặt chế độ xem”.
Bạn cũng có thể đến đó bằng cách nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn lệnh “Cài đặt chế độ xem” từ trình đơn ngữ cảnh.
Cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao cho phép bạn tùy chỉnh chế độ xem thư mục. Nhấp vào nút “Định dạng Cột”.
Cửa sổ Định dạng Cột hiển thị tất cả các cột mà bạn có thể chỉnh sửa trong dạng xem hiện được chọn.
Các cột được hiển thị ở đây là tất cả các cột trong chế độ xem thư mục “nhỏ gọn” mặc định. Cột Đề cập bị thiếu vì cột đó có định dạng cụ thể mà bạn không thể thay đổi. Nhưng điều đó không phổ biến; bạn có thể định dạng hầu hết các cột ở đây.
Loại định dạng bạn có thể thực hiện được xác định bởi cột. Cột Tầm quan trọng chỉ cho phép bạn chọn giữa việc sử dụng bitmap (tệp hình ảnh hiển thị mũi tên lên hoặc xuống cho mức độ quan trọng Cao và Thấp tương ứng) và văn bản (tên viết của mức độ quan trọng: Cao, Bình thường, Thấp).
Mặt khác, cột Chủ đề cho phép bạn chỉnh sửa tất cả các tùy chọn (mặc dù tùy chọn duy nhất cho Định dạng là “Văn bản”, vì vậy không cần thay đổi nhiều ở đó).
Như bạn có thể thấy từ các tùy chọn, bạn không thể thay đổi phông chữ vì điều này sẽ mâu thuẫn với định dạng có điều kiện, nhưng bạn có thể thay đổi định dạng hiển thị, tên hiển thị của cột, chiều rộng và căn chỉnh. Chúng tôi sẽ thay đổi Nhãn thành “Lý do gửi thư” và căn chỉnh thành “Đúng”.
Sau khi nhấp vào “OK” một vài lần để thoát ra khỏi các cửa sổ đó, chúng tôi có thể thấy các thay đổi cột ngay lập tức trong thư mục của chúng tôi.
Một trong những thay đổi hữu ích hơn là đối với cột “Đã nhận”. Theo mặc định, nó hiển thị khi ngày nhận được cho các tin nhắn trong sự kết hợp khá khó sử dụng giữa “ngày” + “ngày” + “giờ”, không thân thiện với người xem. Với định dạng cột, bạn có thể thay đổi điều này.
Đi tới Cài đặt Chế độ xem> Cài đặt Chế độ xem Nâng cao> Cột Định dạng và chọn trường “Đã nhận”. Định dạng mặc định là “Phù hợp nhất”, nhưng nếu bạn nhấn vào menu thả xuống, bạn sẽ thấy rất nhiều tùy chọn khác.
Chúng tôi sẽ thay đổi tùy chọn hàng đầu để xóa phần “ngày” của định dạng.
Khi “OK” ra khỏi cửa sổ đang mở, cột đã thay đổi và dễ đọc hơn nhiều.
Bạn có thể chọn bất kỳ định dạng nào phù hợp nhất với mình, vì vậy nếu bạn là kiểu người luôn kiểm soát thông điệp của họ, bạn có thể muốn làm mà không cần đến năm. Nếu bạn thực sự có quyền kiểm soát thư của mình, bạn chỉ có thể hiển thị thời gian thư đến, nhưng chúng tôi chưa sẵn sàng thực hiện nếu chưa có ngày và tháng.
Bạn có thể thay đổi bất kỳ cột nào xuất hiện trong bảng Định dạng Cột và nếu bạn áp dụng chế độ xem thư mục cho bất kỳ thư mục nào khác, những thay đổi đối với định dạng cột bạn đã thực hiện cũng sẽ chuyển qua.
