Phòng IT thuê ngoài, xu hướng cho doanh nghiệp 2024

Trong bối cảnh công nghệ thay đổi chóng mặt và sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, việc sở hữu một phòng IT chuyên nghiệp là điều tối quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng và duy trì một bộ phận IT nội bộ có thể tốn kém, phức tạp và đòi hỏi nhiều nguồn lực. Do đó, thuê ngoài phòng IT đang trở thành một lựa chọn hấp dẫn và hiệu quả hơn cho nhiều doanh nghiệp trong năm 2024. Bài viết này sẽ phân tích những lợi ích, thách thức và xu hướng của việc thuê ngoài phòng IT, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của mình.

I. Lợi ích của việc thuê ngoài phòng IT

Thuê ngoài phòng IT mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động:

1.1. Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp không cần phải chi trả cho chi phí nhân sự như lương, bảo hiểm, đào tạo cho nhân viên IT. Thay vào đó, họ chỉ cần trả theo gói dịch vụ được thỏa thuận với nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn về lâu dài.

• Chi phí nhân sự:
  • Lương cơ bản
  • Phụ cấp
  • BHXH, BHYT, BHTN
  • Chi phí đào tạo, nâng cao kỹ năng
  • Chi phí trang thiết bị, công cụ làm việc
• Chi phí quản lý:
  • Chi phí quản lý nhân sự
  • Chi phí quản lý hoạt động
  • Chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị
• Chi phí cơ sở vật chất:
  • Thuê văn phòng
  • Chi phí điện, nước, internet
  • Chi phí bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất

Bảng so sánh chi phí giữa xây dựng phòng IT nội bộ và thuê ngoài:

Loại chi phí	Xây dựng phòng IT nội bộ	Thuê ngoài phòng IT
Nhân sự	Cao	Thấp
Quản lý	Cao	Thấp
Cơ sở vật chất	Cao	Thấp
Tổng	Rất cao	Thấp

Như vậy, thuê ngoài phòng IT có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc xây dựng phòng IT nội bộ.

1.2. Tiếp cận chuyên gia có trình độ cao

Các nhà cung cấp dịch vụ IT chuyên nghiệp thường sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về công nghệ, có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

• Chuyên môn cao: Các nhà cung cấp dịch vụ IT thường là những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ, có kiến thức chuyên sâu về nhiều lĩnh vực như mạng máy tính, bảo mật, quản trị hệ thống, phát triển phần mềm, v.v.
• Kinh nghiệm phong phú: Với việc đã thực hiện nhiều dự án cho các doanh nghiệp khác, các nhà cung cấp dịch vụ IT đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, giúp họ tư vấn và triển khai giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Cập nhật công nghệ: Các công ty cung cấp dịch vụ IT thường đầu tư mạnh cho việc nghiên cứu và phát triển, luôn cập nhật những công nghệ mới nhất, giúp doanh nghiệp ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kinh doanh.

Việc tiếp cận với đội ngũ chuyên gia có trình độ cao giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động IT
• Giảm thiểu rủi ro về kỹ thuật
• Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

1.3. Nâng cao hiệu quả hoạt động

Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, thay vì phải lo lắng về việc quản lý và vận hành phòng IT. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Tăng năng suất lao động: Doanh nghiệp không cần phải lãng phí thời gian và công sức vào việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý và giám sát nhân viên IT. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn như phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp tiếp cận được những dịch vụ và giải pháp IT tiên tiến, giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp và tăng hiệu quả kinh doanh.
• Giảm thiểu rủi ro: Doanh nghiệp không phải chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống IT, hạn chế rủi ro về lỗi kỹ thuật, sự cố bảo mật, v.v.

II. Thách thức của việc thuê ngoài phòng IT

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng việc thuê ngoài phòng IT cũng có những thách thức nhất định:

2.1. Vấn đề bảo mật thông tin

• Mất quyền kiểm soát: Doanh nghiệp sẽ phải giao quyền quản lý hệ thống IT cho bên thứ ba, điều này có thể khiến doanh nghiệp mất quyền kiểm soát dữ liệu và thông tin quan trọng.
• Nguy cơ rò rỉ thông tin: Nếu nhà cung cấp dịch vụ IT không đảm bảo an ninh mạng, thông tin của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ ra bên ngoài.
• Thiếu minh bạch: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp dịch vụ IT, dẫn đến việc thiếu minh bạch về thông tin và hoạt động.

Để khắc phục những vấn đề này, doanh nghiệp cần:

• Chọn lựa nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ IT có uy tín, kinh nghiệm và hệ thống bảo mật tốt.
• Ký kết hợp đồng rõ ràng: Hợp đồng cần ghi rõ ràng về các điều khoản bảo mật, quyền trách nhiệm của mỗi bên.
• Kiểm tra và giám sát thường xuyên: Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và giám sát hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ IT, đảm bảo thông tin của doanh nghiệp được bảo mật an toàn.

2.2. Khó khăn trong việc quản lý và giám sát

• Thiếu sự phối hợp: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ IT, dẫn đến việc thiếu thống nhất trong việc triển khai và quản lý dự án.
• Thiếu hiểu biết: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc hiểu rõ về các dịch vụ và công nghệ IT, dẫn đến việc khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp dịch vụ IT.
• Khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng: Doanh nghiệp khó kiểm soát chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ IT.

Để giải quyết những thách thức này, doanh nghiệp cần:

• Xây dựng quy trình quản lý và giám sát rõ ràng: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý và giám sát chặt chẽ, đảm bảo việc phối hợp hiệu quả với nhà cung cấp dịch vụ IT.
• Đào tạo nhân viên: Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về các kiến thức cơ bản về IT, giúp họ hiểu rõ về các dịch vụ và công nghệ IT, dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp dịch vụ IT.
• Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp: Doanh nghiệp cần lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình, đảm bảo việc cung cấp dịch vụ hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

2.3. Chi phí ẩn

• Chi phí thay đổi: Doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí cho việc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ IT.
• Chi phí hỗ trợ: Doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí hỗ trợ cho việc đào tạo, hướng dẫn sử dụng dịch vụ.
• Chi phí liên lạc: Doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ IT.

Để giảm thiểu chi phí ẩn, doanh nghiệp cần:

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, dịch vụ chuyên nghiệp, tránh thay đổi nhà cung cấp thường xuyên.
• Ký kết hợp đồng rõ ràng: Hợp đồng cần ghi rõ ràng về các điều khoản chi phí, tránh bị phát sinh chi phí ẩn.
• Nắm vững thông tin: Doanh nghiệp cần nắm vững thông tin về các dịch vụ, công nghệ, chi phí để tránh bị nhà cung cấp dịch vụ IT lợi dụng.

III. Xu hướng thuê ngoài phòng IT năm 2024

Thuê ngoài phòng IT đang là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong năm 2024, với nhiều xu hướng nổi bật:

3.1. Thuê ngoài dựa trên đám mây (Cloud-based outsourcing)

• Sự phổ biến của dịch vụ đám mây: Dịch vụ đám mây ngày càng phổ biến, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, linh hoạt, dễ dàng mở rộng.
• Ưu điểm của việc thuê ngoài dựa trên đám mây:
  • Tiết kiệm chi phí đầu tư, quản lý và vận hành cơ sở hạ tầng.
  • Truy cập dịch vụ dễ dàng, linh hoạt, thích nghi với thay đổi nhu cầu.
  • Nâng cao khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu hiệu quả.

3.2. Thuê ngoài theo mô hình dịch vụ (Service-based outsourcing)

• Sự đa dạng của dịch vụ IT: Các nhà cung cấp dịch vụ IT ngày càng đa dạng hóa dịch vụ, cung cấp nhiều giải pháp chuyên biệt cho các lĩnh vực khác nhau như bảo mật, quản trị mạng, phát triển phần mềm, v.v.
• Ưu điểm của việc thuê ngoài theo mô hình dịch vụ:
  • Doanh nghiệp chỉ cần trả tiền cho dịch vụ cần thiết, tối ưu hóa chi phí.
  • Tiếp cận được với các chuyên gia hàng đầu, nâng cao năng lực IT.
  • Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, không cần phải quản lý bộ phận IT.

3.3. Thuê ngoài toàn diện (Full-service outsourcing)

• Giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Doanh nghiệp không cần phải đầu tư xây dựng phòng IT nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Cung cấp dịch vụ trọn gói: Bao gồm các dịch vụ như quản trị mạng, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật, phát triển phần mềm, v.v.
• Ưu điểm của việc thuê ngoài toàn diện:
  • Tối ưu hóa chi phí, tiết kiệm nguồn lực.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động, tập trung vào hoạt động kinh doanh.
  • Tiếp cận được với các giải pháp IT tiên tiến, giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả.

IV. Các yếu tố cần cân nhắc khi thuê ngoài phòng IT

Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau đây khi thuê ngoài phòng IT:

4.1. Nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp

• Xác định nhu cầu IT: Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu về IT, bao gồm cơ sở hạ tầng, phần mềm, dịch vụ cần thiết.
• Xác định mục tiêu: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu khi thuê ngoài phòng IT, chẳng hạn như giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động, v.v.
• Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp: Doanh nghiệp cần lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình.

4.2. Khả năng tài chính của doanh nghiệp

• Ngân sách: Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng ngân sách dành cho việc thuê ngoài phòng IT.
• So sánh chi phí: Doanh nghiệp cần so sánh chi phí giữa việc xây dựng phòng IT nội bộ và thuê ngoài.
• Đánh giá khả năng tài chính: Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng tài chính của mình để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

4.3. Uy tín và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ IT

• Uy tín: Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ IT có uy tín trên thị trường, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực IT.
• Năng lực: Doanh nghiệp cần đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ IT có năng lực đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp.
• Hệ thống bảo mật: Doanh nghiệp cần đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ IT có hệ thống bảo mật tốt để bảo vệ thông tin.

4.4. Các điều khoản trong hợp đồng

• Quyền và trách nhiệm của mỗi bên: Hợp đồng cần ghi rõ ràng quyền và trách nhiệm của mỗi bên.
• Điều khoản thanh toán: Hợp đồng cần ghi rõ ràng cách thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
• Điều khoản bảo mật: Hợp đồng cần ghi rõ ràng về các điều khoản bảo mật thông tin, đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
• Điều khoản chi phí: Hợp đồng cần ghi rõ ràng về các điều khoản chi phí, tránh bị phát sinh chi phí ẩn.
• Nắm vững thông tin: Doanh nghiệp cần nắm vững thông tin về các dịch vụ, công nghệ, chi phí để tránh bị nhà cung cấp dịch vụ IT lợi dụng.

Kết luận

Trên đây là một số xu hướng và yếu tố cần cân nhắc khi thuê ngoài phòng IT trong năm 2024. Việc thuê ngoài phòng IT mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp họ tiết kiệm chi phí, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, nâng cao hiệu quả và linh hoạt trong hoạt động. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như nhu cầu, khả năng tài chính, uy tín của nhà cung cấp dịch vụ và các điều khoản trong hợp đồng. Chỉ khi đã xem xét cẩn thận và chọn lựa đúng đắn, việc thuê ngoài phòng IT mới thực sự mang lại giá trị và hiệu quả cho doanh nghiệp.