Tất cả các doanh nghiệp cần lập kế hoạch sử dụng dữ liệu của họ một cách nhất quán trong toàn tổ chức để tạo ra kết quả mong muốn. Đối với các công ty, điều này có nghĩa là xem xét các khía cạnh của ai, cái gì, như thế nào, tại sao và ở đâu của dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin. Đây là nơi quản trị dữ liệu xuất hiện.
Trong thế giới doanh nghiệp cạnh tranh cao và chuyển động nhanh ngày nay, dữ liệu đã trở thành một trong những mặt hàng có giá trị nhất. Do đó, nhu cầu quản trị dữ liệu trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội để nắm bắt khối lượng lớn dữ liệu nội bộ và bên ngoài đa dạng. Nhưng họ cũng cần kỷ luật để tận dụng tối đa giá trị của nó, giảm chi phí và quản lý rủi ro.
Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể trích xuất thông tin có giá trị từ dữ liệu được thu thập và lưu trữ xuyên suốt, giúp tăng năng suất và hiệu suất tổng thể.
Theo báo cáo Tình trạng quản lý dữ liệu , quản trị dữ liệu nằm trong 5 sáng kiến chiến thuật hàng đầu dành cho các tổ chức quốc tế.
Dưới đây là tất cả những gì bạn cần biết về quản trị dữ liệu, tầm quan trọng của nó và lợi ích cho doanh nghiệp.
Quản trị dữ liệu là gì?
Quản trị dữ liệu là sự tích lũy các vai trò, quy trình, chính sách, chỉ số và tiêu chuẩn nhằm đảm bảo việc sử dụng thông tin hiệu quả và hiệu quả trong việc cho phép một tổ chức hoàn thành các mục tiêu của mình. Đó là một khuôn khổ thực tế và khả thi sẽ cho phép các tổ chức xác định và đáp ứng các yêu cầu thông tin của họ.
Hơn nữa, nó thiết lập các trách nhiệm và quy trình đảm bảo tính bảo mật và chất lượng của dữ liệu được tận dụng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Các quy tắc quản trị dữ liệu phác thảo ai chịu trách nhiệm thực hiện hành động đối với các tập dữ liệu cụ thể, dữ liệu nào và kịch bản nào cũng như sử dụng cách tiếp cận/phương pháp nào.
Chiến lược quản trị dữ liệu được xây dựng và thực thi tốt là trọng tâm đối với bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý dữ liệu lớn . Nó sẽ cho phép tổ chức của bạn được hưởng lợi từ các trách nhiệm và quy trình tiêu chuẩn, nhất quán.
Quản lý trung tâm dữ liệu về thông tin cần được quy định cẩn thận trong chính sách quản trị của bạn và về lợi ích dự kiến từ nỗ lực này. Chiến lược này sẽ là nền tảng của khung quản trị dữ liệu của bạn.
Nói chung, quản trị dữ liệu đảm bảo rằng các vai trò liên quan đến dữ liệu được xác định rõ ràng và trách nhiệm giải trình được thống nhất trong toàn tổ chức. Một khung quản trị dữ liệu toàn diện xoay quanh các quy trình, con người và dữ liệu.
Tại sao quản trị dữ liệu lại quan trọng?
Tất cả các tổ chức đều phải có chính sách quản trị dữ liệu, đặc biệt là những chính sách xử lý thông tin nhạy cảm.
Sự tuân thủ pháp luật
Các tổ chức cụ thể phải xem xét các quy định và luật pháp, cả rõ ràng và chung chung, đối với ngành của bạn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định có liên quan và phù hợp được áp dụng cho ngành hoặc doanh nghiệp của họ.
Việc không tuân thủ các quy tắc quản trị dữ liệu có thể dẫn đến các khoản tiền phạt nặng và thậm chí là án tù đối với một số cá nhân và một số trường hợp.
Bảo vệ tài sản trí tuệ và quyền riêng tư
Với việc đánh cắp danh tính và vi phạm dữ liệu luôn là mối lo ngại, các công ty truy cập bất kỳ thông tin cá nhân nào phải đặt vấn đề bảo mật và quản trị dữ liệu lên hàng đầu trong danh sách ưu tiên.
Thông tin nhạy cảm này có thể là Số an sinh xã hội của nhân viên, dữ liệu thẻ tín dụng của khách hàng, hồ sơ bảo hiểm, số điện thoại hoặc thậm chí cả địa chỉ. Nó cũng cần thiết để bảo vệ thông tin độc quyền và tài liệu nội bộ.
Tránh dữ liệu không chính xác/xấu
Dữ liệu xấu có thể làm hỏng dự án, phá hỏng sáng kiến và thậm chí đánh lừa những nhân viên siêng năng. Quản trị dữ liệu không chỉ đơn thuần là về bảo mật. Nó cũng là về cách thu thập và tiêu chuẩn hóa dữ liệu được thực hiện. Nó cần có thể truy cập, chính xác và toàn diện để đảm bảo rằng bạn có dữ liệu tốt nhất để đưa ra quyết định sáng suốt .
Thông thường, cơ sở dữ liệu có thể không đầy đủ hoặc không chính xác, dẫn đến nhiều vấn đề. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng phát triển một trang web mua sắm thương mại điện tử, chỉ để thấy rằng cơ sở dữ liệu sản phẩm chứa đầy các số nhận dạng trùng lặp hoặc không chính xác, mô tả không đầy đủ và thiếu các phương pháp viết hoa tiêu chuẩn.
Thay vì xây dựng trang web thương mại điện tử, nhân viên của bạn phải dành hàng giờ để kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu.
Lợi ích của quản trị dữ liệu
Nếu không có chính sách quản trị dữ liệu đầy đủ, dữ liệu không nhất quán có thể xảy ra trong các hệ thống khác nhau trong một tổ chức. Ví dụ: tên khách hàng thường thiếu tiêu chuẩn hóa trong các hệ thống hậu cần, dịch vụ khách hàng và bán hàng.
Điều này có thể làm phức tạp các nỗ lực tích hợp dữ liệu và tạo ra các vấn đề liên quan ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo và phân tích kinh doanh. Quản trị dữ liệu triển khai các phương pháp hay nhất để đảm bảo dữ liệu được quản lý chính xác và được chuyển thành thông tin có ý nghĩa.
Dưới đây là một số lợi thế của việc có một kế hoạch quản trị dữ liệu tốt.
Dữ liệu chuẩn hóa
Việc áp dụng các chính sách tiêu chuẩn dữ liệu trong suốt quá trình thu thập có thể ngăn chặn các sự cố sắp xảy ra trong tương lai. Toàn diện hơn, hỗ trợ quyết định tốt hơn khi bạn nhận được dữ liệu thống nhất và nhất quán trong toàn tổ chức.
Dữ liệu có thể truy cập
Khi bạn tinh chỉnh các quy định về vị trí và cách thức dữ liệu được lưu trữ, khả năng truy cập dữ liệu có thể nâng cao khả năng cộng tác giữa các phòng ban.
Lưu trữ tất cả dữ liệu có liên quan trong một hệ thống có thể truy cập thống nhất là chìa khóa để loại bỏ dữ liệu trùng lặp. Nó cũng cho phép nhân viên từ một bộ phận xem những gì các bộ phận khác đã thu được.
Tất nhiên, điều này giả định rằng dữ liệu không nhạy cảm hoặc cần một số quyền truy cập đặc biệt, hỗ trợ quản trị dữ liệu phù hợp.
Kỳ vọng của người cung cấp dữ liệu
Có những cuộc trò chuyện sâu sắc về quản trị dữ liệu có thể giúp trấn an những khách hàng tin tưởng doanh nghiệp của bạn bằng thẻ tín dụng và các thông tin khác của họ. Tài liệu về các quy tắc bảo mật có liên quan giám sát các bộ dữ liệu nhất định phải có sẵn để tham khảo.
Mặc dù rất có khả năng khách hàng sẽ chỉ tìm kiếm thông tin này nếu có lo ngại, nhưng thực tế là các phương pháp xử lý dữ liệu của bạn luôn sẵn có cho mọi người xem có thể là một sự giải thoát tuyệt vời cho họ. Và điều đó tốt cho kinh doanh.
Kỳ vọng của nhân viên
Mặt khác, nhân viên cần đảm bảo rằng các hành động và quyết định của họ được hỗ trợ bằng thông tin phù hợp.
Hầu hết nhân viên đều đặt mục tiêu thực hiện đúng các bước và làm đúng việc khi truy cập, truy xuất và phân tích dữ liệu. Truyền đạt rõ ràng về các kỳ vọng có thể giảm thiểu bất kỳ vấn đề nào trong tiến trình của nhân viên và khuyến khích sự tương tác tốt hơn trong toàn tổ chức.
Tất nhiên, những nhân viên cố tình sử dụng sai dữ liệu, chia sẻ thông tin độc quyền hoặc đánh cắp danh sách khách hàng sẽ phải đối mặt với các hình phạt được quy định trong tài liệu quản trị dữ liệu và sổ tay nhân viên.
Tương lai của quản trị dữ liệu
Ngày nay, các tổ chức có một khối lượng dữ liệu đáng kinh ngạc về khách hàng, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, bệnh nhân, v.v. Với cách sử dụng dữ liệu được tối ưu hóa này, sự hiểu biết của công ty về thị trường của bạn sẽ giúp nâng doanh nghiệp lên một tầm cao mới.
Điều này làm cho việc quản trị dữ liệu trở thành một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp vì nó đảm bảo thông tin được thu thập này được ghi chép đầy đủ, dễ tìm và có thể truy cập trong toàn tổ chức. Ngoài ra, dữ liệu được lưu giữ tuân thủ, an toàn và bảo mật.
Bằng cách đảm bảo công ty của bạn được định vị để tận dụng các khoản đầu tư quản trị dữ liệu, bạn có thể giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu. Hàng ngàn doanh nghiệp tin tưởng Larksuite để giúp họ tăng cường các nỗ lực an toàn và bảo mật.
