Mất năng suất và hiệu quả do xích mích giữa các bộ phận khác nhau, thiếu nguồn cung cấp và nguồn lực, và lực lượng lao động mất động lực có thể tác động xấu đến bất kỳ tổ chức nào. Người quản lý văn phòng phù hợp có thể giúp giảm thiểu tác động của những vấn đề này đối với năng suất, đảm bảo rằng công ty của bạn phát triển lâu dài.
Đó là lý do tại sao các nhà quản lý văn phòng là trung tâm của sự thành công tại nơi làm việc. Trên thực tế, có một người giỏi trong nhóm của bạn có thể tạo ra sự khác biệt cho văn hóa công ty của bạn.
Họ có một công việc đòi hỏi khắt khe, điều cần thiết là họ phải phát triển một bộ kỹ năng đa dạng để trở nên xuất sắc trong vị trí đó.
Có thể bạn quan tâm:https://greenstarct.vn/khoa-hoc-quan-tri-nhan-su-chuyen-nghiep/
Một người quản lý văn phòng là ai?
Người quản lý văn phòng đảm nhận các nhiệm vụ bao gồm phân bổ tài nguyên vật chất như không gian văn phòng và nguồn cung cấp cũng như lên lịch các sự kiện nội bộ. Ngoài ra, họ cũng giám sát nhân viên vận hành, chẳng hạn như nhân viên hành chính, kế toán và kỹ thuật viên.
Vì vậy, về bản chất, họ phải chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính của công ty. Họ còn được gọi là quản lý văn phòng kinh doanh hoặc quản lý dịch vụ điều hành chịu trách nhiệm điều hành hiệu quả các hoạt động kinh doanh tổng thể hàng ngày.
Nói cách khác, họ bắt buộc phải đảm bảo rằng đội ngũ hỗ trợ của tổ chức hoạt động trơn tru và các nhu cầu hàng ngày của họ được đáp ứng một cách chính xác. Đó là lý do tại sao bạn sẽ thường thấy các nhà quản lý văn phòng cộng tác với các nhà cung cấp, đánh giá mức tiêu thụ năng lượng và đảm bảo rằng các cơ sở được bảo đảm an toàn.
Nói chung, bất kỳ nhân viên nào giám sát các nhiệm vụ quản lý, tài chính và hành chính để đảm bảo các chức năng kinh doanh hiệu quả đều là người quản lý văn phòng.
Họ có thể có nhân viên hành chính khác báo cáo cho họ. Bản thân các nhà quản lý văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu hoạt động, nhưng đó cũng có thể là người đứng đầu bộ phận an ninh hoặc giám đốc tài chính – hệ thống phân cấp báo cáo cuối cùng phụ thuộc vào cấu trúc của công ty.
Vai trò và trách nhiệm điển hình
Người quản lý văn phòng có thể chịu trách nhiệm về nhiều việc, từ các nhiệm vụ lễ tân thông thường và các nhiệm vụ quản trị thông thường đến các nhiệm vụ chuyên môn hơn và các dự án bí mật hoặc cá nhân cho các thành viên nhóm hoặc bộ phận cụ thể.
Vì vậy, công việc của họ đòi hỏi họ phải thực hiện vô số chức năng như nhiệm vụ tổ chức, giao tiếp và hành chính. Họ có một vai trò không thể thiếu trong sự hài lòng của nhân viên và thành tích liên tục.
Thông thường, trách nhiệm của họ bao gồm:
- Tổ chức các cuộc họp và quản lý cơ sở dữ liệu
- Đặt chỗ ở và phương tiện di chuyển
- Tổ chức hội nghị, sự kiện của công ty
- Đặt hàng nội thất và văn phòng phẩm
- Giải quyết khiếu nại, thư từ và thắc mắc
- Chuẩn bị bài thuyết trình, báo cáo và thư từ
- Theo dõi, giám sát công việc của nhân viên hành chính
- Quản lý ngân sách và chi tiêu văn phòng
- Phối hợp với các nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên
- Thực hiện và duy trì các thủ tục và hệ thống hành chính văn phòng
- Giao nhiệm vụ cho cấp dưới
- Tiến hành các chương trình cảm ứng cho nhân viên mới
- Đảm bảo các hướng dẫn về sức khỏe và an toàn được cập nhật
- Sử dụng các gói phần mềm khác nhau
- Tham dự các cuộc họp / hội nghị với quản lý cấp cao
- Hỗ trợ chức năng nhân sự của tổ chức bằng cách cập nhật hồ sơ nhân viên, thực hiện các cuộc phỏng vấn, v.v.
- Đảm nhận các công việc kế toán
- Có thể xử lý các kênh truyền thông xã hội của công ty
Tuy nhiên, tùy thuộc vào cấu trúc và quy mô của công ty, vai trò của người quản lý văn phòng cũng có thể là tập thể với các vai trò công việc khác liên quan đến văn phòng, ví dụ:
- Thư ký Công ty
- Thư kí phòng nhân sự
- Quản lý cơ sở vật chất (chịu trách nhiệm bảo trì tòa nhà)
- trợ lý tiếp thị
Kỹ năng quan trọng của nhân viên văn phòng
Người quản lý văn phòng phải là người có tổ chức, tháo vát và cá tính, có kỹ năng quản lý thời gian và dịch vụ khách hàng xuất sắc. Họ cũng phải thể hiện khả năng làm việc tốt và đa nhiệm khi cần thiết.
Dưới đây là một số khả năng cần thiết mà mọi người quản lý văn phòng phải có:
- Kĩ năng giao tiếp. Người quản lý văn phòng tương tác và cộng tác với ban quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và cấp dưới trực tiếp. Ngoài ra, họ cần giao tiếp và lắng nghe hiệu quả.
- Sự chú ý đến chi tiết. Điều bắt buộc đối với các nhà quản lý văn phòng là phải chú ý đến từng chi tiết. Từ việc đặt mua vật tư cho văn phòng đến việc tuân thủ các quy định của OSHA, đảm bảo rằng mọi chi tiết đều chính xác và được thực hiện là nền tảng cho công việc của người quản lý văn phòng.
- Kỹ năng lãnh đạo. Quản lý văn phòng có quyền kiểm soát các nhân viên hỗ trợ. Đó là kỷ luật, động viên, giải quyết xung đột và các vấn đề một cách thường xuyên.
- Kỹ năng phân tích. Làm thế nào tổ chức có thể cắt giảm chi phí dư thừa và tiết kiệm tiền? Các nguồn lực có được sử dụng tối ưu không? Đây là nơi các nhà quản lý văn phòng cần tìm ra các khoản tiết kiệm chi phí và sự thiếu hiệu quả như một phần công việc thường ngày của họ.
Công cụ cần thiết cho người quản lý văn phòng
Các nhà quản lý văn phòng giám sát một loạt các trách nhiệm và nhiệm vụ. Từ việc lên lịch các cuộc họp, xử lý hóa đơn, quản lý quy trình công việc, danh sách này là vô tận.
Vậy làm thế nào họ có thể quản lý tất cả các nhiệm vụ này một cách hiệu quả và hiệu quả? Dưới đây là một số công cụ cần thiết cho người quản lý văn phòng và có thể giúp họ thực hiện các nhiệm vụ quản lý tổng thể một cách đáng kể.
- Hệ thống quản lý chấm công online
- Công cụ chia sẻ tệp
- Nền tảng hội nghị và họp trực tuyến
- Công cụ quản lý mạng xã hội
Nền tảng quản lý khách truy cập cho phép các nhà quản lý văn phòng theo dõi chặt chẽ tất cả những người ra/vào tòa nhà văn phòng, bất kể họ là khách, người được phỏng vấn hay người giao hàng. Công cụ này hợp lý hóa sự phức tạp của quản lý dòng người.
Trên thực tế, phần mềm quản lý văn phòng như Larksuite là một công cụ quan trọng trong kho vũ khí của mọi nhà quản lý văn phòng. Nó cho phép họ quản lý luồng người tại chỗ, ghi lại dữ liệu của khách truy cập và theo dõi mọi thứ diễn ra tại chỗ trong khi vẫn duy trì quyền riêng tư.
Hệ thống quản lý khách truy cập dựa trên đám mây của Larksuite cũng có thể giảm thiểu đáng kể các mối đe dọa bảo vệ dữ liệu và bảo vệ thông tin nhạy cảm.
