5 lựa chọn máy in văn phòng tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với khoảng 10.000 doanh nghiệp mới được thành lập mỗi tháng, và nếu công ty bạn là 1 trong số đó, bạn biết rằng bạn cần phải đưa ra quyết định mua hàng đúng đắn cho doanh nghiệp nhỏ của mình nếu bạn muốn duy trì tốc độ cạnh tranh ngày càng cao hiện nay. Khi bạn quyết định mình cần một máy in văn phòng để in hóa đơn, tài liệu, chường trình khuyến mại… thì sự đa dạng của các loại máy in hiện có sẽ khiến chủ doanh nghiệp khó khăn khi đưa ra quyết định mua hàng. Để giảm bớt phần nào gánh nặng của bạn, hãy bắt đầu với 5 lựa chọn hàng đầu của SCTT dành cho máy in doanh nghiệp nhỏ, cũng như một số thông tin cần thiết về các danh mục và tính năng của máy in.

Máy in được bán với nhiều mức giá khác nhau và có thể rất khó để xác định tính năng nào bạn cần và thông số kỹ thuật nào bạn có thể bỏ qua. Vì vậy, chúng tôi chia danh sách các máy in hàng đầu của mình thành các danh mục khác nhau để giúp bạn tìm thấy chính xác máy in bạn cần mà không phải trả thêm tiền cho các tính năng không cần thiết.

Máy in tất cả trong một tốt nhất của chúng tôi là một lựa chọn chung bao gồm mọi thứ mà doanh nghiệp bình thường cần. Chúng tôi cũng chọn loại máy in giá rẻ hàng đầu dành cho các doanh nhân đơn lẻ, những người chỉ yêu cầu các chức năng cơ bản để duy trì hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp văn phòng của bạn in nhiều tài liệu hàng ngày, chúng tôi đưa ra lựa chọn máy in số lượng lớn tốt nhất. Hoặc nếu bạn đánh giá cao tính di động trên tốc độ in nhanh chóng, bạn có thể xem máy in di động hàng đầu của chúng tôi. Chúng tôi cũng cung cấp sự lựa chọn của chúng tôi cho máy in ảnh tất cả trong một tốt nhất cho những doanh nghiệp in nhiều hơn văn bản và biểu đồ hình tròn không thường xuyên.

Khi chọn một máy in, bạn sẽ đi đến một quyết định chính: laser hay máy in phun? Máy in la-de sử dụng một tia la-de để thu hút một loại mực dạng bột gọi là mực in vào trang. Mặt khác, máy in phun nhỏ mực lỏng trực tiếp lên giấy.

Một yếu tố quan trọng khi quyết định giữa hai điều này là chi phí. Máy in phun thường có chi phí trả trước rẻ hơn, với cả máy in và hộp mực ban đầu chạy rẻ hơn nhiều so với máy in laser và hộp mực in. Tuy nhiên, hộp mực hết nhanh hơn và thường tốn nhiều tiền hơn về lâu dài.

Ngoài ra, máy in laser chạy nhanh hơn khi chúng có cơ hội nóng lên, do đó, các công việc in dài có thể ưu tiên máy in laser. Máy in phun có xu hướng hoạt động tốt hơn với đồ họa và đặc biệt là ảnh, vì vậy nếu bạn thường in các tài liệu nặng về thiết kế, hãy sử dụng mực in. Bạn cũng nên xem xét loại giấy bạn muốn in: máy in laser thường hoạt động tốt nhất với các loại giấy tiêu chuẩn.

Đối với tốc độ in, bạn sẽ muốn kiểm tra các trang được liệt kê của máy mỗi phút (ppm). Nói chung, ppm cao là một điều xa xỉ, nhưng có một vài trường hợp ngoại lệ. Nếu công ty của bạn có nhiều người dùng đang in tại bất kỳ thời điểm nào, tốc độ nhanh hơn sẽ giúp bạn không bị bùng phát khi lệnh in một trang của ai đó kết thúc ở cuối dòng. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn cần in các tài liệu có số lượng trang cao, chẳng hạn như bản thảo tiểu thuyết giả tưởng tiếp theo mà biên tập viên của bạn cần phủ mực đỏ, ppm nhanh hơn sẽ cắt giảm thời gian bị mất. Vì vậy, số lượng in ấn mà doanh nghiệp của bạn cần càng cao thì tốc độ càng trở nên quan trọng.

Khi nói đến khối lượng tài liệu bạn in, có một con số khác mà bạn có thể muốn kiểm tra: dung lượng giấy hoặc dung lượng khay nạp. Con số này thể hiện lượng giấy tối đa bạn có thể nạp cùng một lúc. Bạn càng ít phải loay hoay với khay nạp đó thì càng tốt. Nếu bạn cho rằng số trang in trung bình mỗi ngày của doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ nhiều hơn công suất giấy của máy in, bạn có thể muốn tìm kiếm công suất cao hơn.

Đối với nhu cầu in ấn cơ bản của doanh nghiệp, mức chất lượng bạn đang tìm kiếm có thể là “đủ tốt”. Rốt cuộc, những hóa đơn đó chỉ cần đọc được và không phải là tác phẩm nghệ thuật. Nhưng nếu bạn in các báo cáo ưa thích cho khách hàng hoặc ảnh vì bất kỳ lý do gì, thì chất lượng sẽ trở thành ưu tiên hàng đầu. Kiểm tra độ phân giải của máy in, được liệt kê bằng số chấm trên inch (dpi). Con số này cho biết máy của bạn có thể chứa bao nhiêu chấm mực nhỏ trong một inch vuông giấy. Dpi càng cao, bạn có thể in độ phân giải càng cao.

Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản về các loại và tính năng của máy in, bạn có thể muốn xem xét kỹ hơn từng lựa chọn trong số năm lựa chọn của chúng tôi. Chúng tôi cũng sẽ so sánh một số sở thích của chúng tôi với một số đề cập danh dự không hoàn toàn làm nên chuyện.

Máy in tất cả trong một OfficeJet này đóng gói rất nhiều tính năng hữu ích vào một chiếc máy hiệu quả. Và ở mức dưới 100 đô la, bạn sẽ nhận được rất nhiều cho đồng đô la của mình. Doanh nghiệp nhỏ hoặc văn phòng gia đình trung bình được hưởng lợi từ khả năng quét, sao chép và fax của máy in này, vì vậy 4650 vừa là lựa chọn của chúng tôi cho máy in tất cả trong một tốt nhất vừa là lựa chọn hàng đầu của chúng tôi nói chung.

• In trực tiếp và không dây từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng (không cần mạng) bằng Wi-Fi Direct.
• Quét hoặc fax tới 35 trang trong một lần tải với khay nạp tài liệu tự động.
• Sử dụng các dịch vụ in ấn trên đám mây như Google Drive hoặc Apple AirPrint.
• Giảm một nửa mức sử dụng giấy của bạn với tính năng in hai mặt.
• In cả văn bản và ảnh với độ rõ nét và màu sắc phong phú.

• Văn phòng tại gia
• Người làm nghề tự do
• Các nhà hàng
• Cửa hàng bán lẻ nhỏ
• Doanh nghiệp thương mại điện tử

Khi ngân sách lên hàng đầu, máy in không dây tất cả trong một này đi kèm với một mức giá hấp dẫn. Hãy yên tâm rằng ngay cả máy in giá rẻ này cũng cung cấp nhiều tính năng hữu ích, từ in di động đến khay nạp tài liệu tự động. Và đừng quên rằng kích thước nhỏ gọn hoạt động tuyệt vời cho không gian nhỏ hơn, cho dù bạn sử dụng nó với máy tính xách tay hay máy tính để bàn.

• Bất kỳ công ty khởi nghiệp nào muốn tiết kiệm tiền
• Văn phòng tại gia
• Người làm nghề tự do
• Doanh nghiệp trực tuyến
• Doanh nghiệp có nhu cầu in ấn rất nhẹ

Doanh nghiệp của bạn có cần tốc độ in hai mặt nhanh không? Máy in laser này có thể in cả tài liệu đen trắng và màu với tốc độ 33 trang / phút (ppm). Làm thế nào về một khay dung lượng cao để cắt giảm thời gian đổ đầy? Sau đó, bạn sẽ đánh giá cao sức chứa 800 giấy tiêu chuẩn của mô hình này với ba khay khác nhau.

• Các văn phòng luật
• Kế toán và các công ty tài chính khác
• Trung tâm y tế nhỏ
• Nhà xuất bản in và người biên tập sách
• Văn phòng kinh doanh quy mô vừa với hơn 20 nhân viên

Thiết bị này cung cấp tất cả các tính năng truyền thống của một máy in tất cả trong một không dây cùng với kích thước nhỏ gọn và năng lượng pin để bạn có thể rút phích cắm.

• Đại lý bất động sản
• Đại lý bảo hiểm rời văn phòng
• Doanh nghiệp xây dựng
• Bất kỳ ai thường xuyên làm việc trên ô tô của họ

Với thiết bị này, bạn có thể in ảnh chất lượng cao bên cạnh các tính năng điển hình của máy in văn phòng tất cả trong một. Nếu bạn đang lưu các bản in màu chất lượng cao cho một công ty in thay vì văn phòng của mình, thì giờ đây, bạn có thể lưu giữ nhiều bản in của mình hơn trong văn phòng.

• Nhiếp ảnh gia
• Nhà thiết kế tự do
• Người lập kế hoạch sự kiện
• Các công ty bán hàng in tài liệu vật lý
• Bất kỳ doanh nghiệp nào cung cấp các báo cáo nhiều đồ họa

Nhiều lựa chọn hàng đầu và đề cập danh giá trong bài viết này là máy in tất cả trong một. Tất cả trong một, hoặc AOI hoặc đa chức năng, có nghĩa là bạn có thể quét cũng như in. Máy in tổng thể hàng đầu của chúng tôi, HP OfficeJet 4650, là máy in tất cả trong một có thể quét, sao chép, fax và in. Và khay nạp tài liệu tự động của nó cho phép bạn tải nhiều trang để quét trong một lần, thay vì quét từng trang một.

Chúng tôi đã xem xét một vài máy in laser trong danh sách của mình. Lựa chọn của chúng tôi cho máy in khối lượng lớn tốt nhất, Brother HL-L8360CDWT, là một lựa chọn in laser tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ. Tốc độ in cao và nhiều khay nạp của nó làm tăng thêm giá trị cho những lợi ích điển hình của máy in laser.

Nhiều kiểu máy của các thương hiệu máy in phổ biến nhất có thể in séc, nhưng bạn sẽ muốn sử dụng một loại mực đặc biệt — hoặc mực, cho máy in laser — được gọi là mực MICR. Điều này sẽ giúp ngân hàng xử lý séc nhanh chóng và giúp doanh nghiệp của bạn tránh được bất kỳ khoản phí dịch vụ nào.

Đừng quên rằng máy in tốt nhất là loại máy phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ của bạn, cho dù đó là máy in laser đơn sắc tập trung vào tia laser hay máy in đa năng toàn diện. Khi xem xét các tính năng và thông số kỹ thuật của các kiểu máy được đề xuất của chúng tôi, hãy đảm bảo so sánh chúng với các máy in khác mà bạn đang xem xét.

Tìm thấy một máy in hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của công ty bạn? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây.

Nguồn Business.org