Máy photocopy phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là một trong những khoản đầu tư lớn nhất mà bạn sẽ thực hiện để giữ cho văn phòng của mình hoạt động hiệu quả nhất có thể. Cho dù bạn đang mua một máy photocopy cho không gian văn phòng nhỏ hay đầu tư vào một số máy photocopy cho nhiều văn phòng, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang mua thiết bị được thiết kế với một số tính năng chính và phù hợp với túi tiền của mình. Bởi vì một số máy cần được bảo dưỡng thường xuyên, bạn sẽ cần dành chút thời gian để so sánh thương hiệu, thỏa thuận dịch vụ và thông tin bảo hành trước khi mua.
Dưới đây là một số điều chính cần tìm khi mua máy photocopy kinh doanh cho văn phòng.
Số lượng bản photo hàng ngày tại Công ty bạn
Bạn cần đảm bảo rằng máy photocopy của bạn có thể xử lý khối lượng in ấn mà nhu cầu văn phòng của bạn cần hàng ngày. Máy photocopy lớn hơn với chức năng in, fax và các chức năng khác có thể phù hợp hơn cho môi trường công ty và không gian văn phòng nơi bạn có nhiều người dùng. Xem các thông số kỹ thuật máy photocopy hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra để xác định khối lượng in trung bình cho văn phòng của bạn. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc chọn một máy photocopy có thể xử lý khối lượng in mà văn phòng của bạn cần.
Máy photocopy in đen/ trắng so với in màu
Nếu bạn không sử dụng máy photocopy để tạo bản sao tài liệu tiếp thị, bản trình bày hoặc hình ảnh với màu sắc đầy đủ, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách mua một máy photocopy chỉ sử dụng mực đen. Cân nhắc ngân sách của bạn và mục đích sử dụng chính của máy photocopy khi so sánh các loại máy và kiểu máy khác nhau. Nếu bạn dự định mua một máy photocopy có chức năng quét và các tính năng khác, bạn có thể cần một cái gì đó với các tùy chọn màu sắc.
Xem xét các máy photocopy đa chắc năng (MFP)
Ngoài các tính năng photocopy cơ bản, một máy photocopy đa chức năng có thể có chức năng quét, in và fax. Cân nhắc đầu tư vào một sản phẩm đa chức năng với nhiều tính năng và chức năng để tiết kiệm không gian văn phòng và thậm chí tiết kiệm tiền mua thiết bị. Loại đầu tư này có thể hợp lý nếu nhiều bộ phận sẽ chia sẻ thiết bị thường xuyên. Ví dụ, các nhóm tiếp thị có thể cần phải đảm nhận các công việc in ấn, quét và fax vào những thời hạn chặt chẽ. Các bộ phận kế toán và tài chính có thể cần sử dụng máy quét và máy photocopy thường xuyên hơn các bộ phận khác. Các nhóm bán hàng có thể cần truy cập fax và máy in thường xuyên. Cân nhắc lợi ích của một máy đa năng thay vì máy photocopy tiêu chuẩn dành cho doanh nghiệp khi các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên từ các phòng ban khác nhau sẽ dùng chung thiết bị.
Ổ cứng lưu trữ cho máy
Một số máy photocopy được trang bị ổ cứng cho phép người dùng lưu trữ các bản sao của tài liệu, chuyển tài liệu dưới dạng điện tử và sắp xếp các công việc sao chép ảo. Cân nhắc sử dụng máy photocopy dành cho doanh nghiệp có ổ cứng nếu bạn cho rằng một số người dùng có thể cần truy cập thường xuyên vào các tài liệu kiểu mẫu như biểu mẫu và danh sách kiểm tra. Ổ cứng cũng sẽ cần đủ lớn để đáp ứng các công việc in ấn quy mô lớn và hàng đợi dài. So sánh các tính năng của ổ cứng để đảm bảo máy photocopy có thể xử lý khối lượng công việc của công ty bạn.
In không dây và Bảo mật
Hầu hết tất cả các mẫu máy photocopy mới nhất đều có khả năng in không dây cho phép người dùng in từ xa. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng máy photocopy của mình được thiết lập với một số loại hệ thống xác thực bảo mật mạng để chỉ một số người nhất định mới có quyền truy cập vào máy và mạng. Khả năng in ấn không dây có thể tăng năng suất và hợp lý hóa quy trình kinh doanh. Cân nhắc đầu tư vào một máy photocopy có khả năng in không dây và các tùy chọn để tạo tài khoản cho những người dùng khác nhau.
Mua một máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn có thể là một khoản đầu tư lớn và bạn sẽ cần phải so sánh các tính năng nhất định để đảm bảo rằng bạn đang đưa ra quyết định kinh doanh tốt nhất. Cân nhắc lợi ích của máy sử dụng nhiều lần so với máy photocopy tiêu chuẩn để tiết kiệm tiền và không gian văn phòng.
