Chọn mua phần mềm kế toán cho Doanh nghiệp nhỏ phù hợp

• Phần mềm kế toán giúp bạn theo dõi các khoản phải thu, phải trả và chi phí tại một nơi.
• Phần mềm kế toán khác nhau về tính năng, khả năng tích hợp và hơn thế nữa.
• Trong khi lựa chọn phần mềm kế toán, hãy đảm bảo đánh giá tất cả các dịch vụ, bao gồm tuân thủ luật kế toán tại Việt Nam, báo cáo, theo dõi và các tiện ích bổ sung có sẵn.
• Bài viết này dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc nhân viên tài chính của họ, những người lần đầu tiên muốn kết hợp phần mềm kế toán vào hoạt động của họ.

Một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ là theo dõi chặt chẽ số tiền đầu tư vào và thanh toán công nợ cho Nhà cung cấp, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có phần mềm kế toán phù hợp. Bạn cần một chương trình giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ kế toán hàng ngày – ghi lại các khoản thanh toán, theo dõi chi phí, lập hóa đơn cho khách hàng và đối chiếu các giao dịch – và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp, cho phép bạn tạo các báo cáo giúp bạn phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình từ nhiều góc độ .

Nhưng lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn là một thách thức. Mỗi chương trình bao gồm một tập hợp các tính năng khác nhau và hầu hết cung cấp nhiều gói định giá để lựa chọn, các gói này cũng khác nhau về tính năng, số lượng người dùng và các yếu tố khác. Dưới đây là ba điều cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của bạn:

• Chi phí: Bạn thích phần mềm kế toán với tính năng cơ bản, rẻ tiền hay một ứng dụng đắt hơn nhưng bao gồm các tính năng bổ sung?
• Khả năng sử dụng: Có bao nhiêu người dùng cần truy cập phần mềm? Bạn thích một hệ thống dựa trên đám mây mà bạn có thể truy cập ở bất kỳ đâu hay phần mềm máy tính để bàn? Bạn có cần nó để có một ứng dụng di động không? Bạn cần ứng dụng có những khả năng nào?
• Tính năng: Bạn cần phần mềm kế toán để làm gì? Bạn có cần cả công cụ tài khoản phải thu và tài khoản phải trả không? Bạn cần nó để tạo báo cáo nào? Bạn có cần nó để theo dõi hàng tồn kho không? Bạn có cần nó bao gồm các dịch vụ phụ trợ, như theo dõi thời gian, quản lý dự án và trả lương không?

Lợi ích của phần mềm kế toán

Nếu bạn đang xem xét các tùy chọn phần mềm kế toán của mình, rất có thể bạn đã nghĩ đến khả năng thuê một chuyên gia kế toán để xử lý các nhiệm vụ tài chính của mình. Tuy nhiên, việc thuê một nhân viên mới hoặc một công ty không phải lúc nào cũng có trong ngân sách và nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn nhỏ, bạn có thể tự xử lý công việc kế toán bằng phần mềm kế toán phù hợp. Dưới đây là một số ưu điểm của phần mềm kế toán so với việc thuê một chuyên gia kế toán:

• Khả năng chi trả: Làm việc với phần mềm kế toán chi phí thấp hơn đáng kể so với thuê một kế toán hoặc công ty kế toán. Phần mềm phù hợp với các tiện ích bổ sung thích hợp có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn hoàn toàn tuân thủ mọi hoạt động theo dõi và báo cáo.
• Tiết kiệm thời gian: Bạn sẽ không phải đợi người khác hoàn thành các công việc kế toán mà bạn cần làm. Với phần mềm kế toán, bạn có thể tự mình thực hiện, với tất cả các công cụ cần thiết trong tầm tay.
• Độ chính xác cao hơn: Phần mềm kế toán làm giảm khả năng xảy ra sai sót của con người. Điều này là do phần mềm có thể kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng của bạn, kéo các giao dịch và dữ liệu khác mà không có nguy cơ mắc lỗi chính tả hoặc sao chép và dán.
• Một nơi cho tất cả các nhiệm vụ tài chính: Nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán cung cấp các dịch vụ bổ sung, chẳng hạn như tính lương và tuân thủ thuế, có thể được tiến hành, theo dõi và giám sát từ cùng một nền tảng.

Điểm mấu chốt: Phần mềm kế toán giúp bạn dễ dàng xử lý các công việc tài chính của mình và ít tốn kém hơn so với việc thuê một kế toán hoặc công ty kế toán.

Phần mềm kế toán giá bao nhiêu?

Phần mềm kế toán khác nhau về chi phí, tùy thuộc vào các tính năng mà nó bao gồm, số lượng người dùng mà nó hỗ trợ và các yếu tố khác. Nhiều công ty phần mềm kế toán tốt nhất cung cấp phần mềm dựa trên đám mây như một dịch vụ thay vì giấy phép phần mềm, vì vậy họ tính phí thuê bao hàng tháng.

Bạn thường có thể chọn từ nhiều gói, với các gói trả phí thường dao động từ $ 10 đến $ 60 mỗi tháng, mặc dù các chương trình cao cấp có thể đắt hơn nhiều. Mức chiết khấu thường có sẵn nếu bạn sẵn sàng trả tiền cho phần mềm hàng năm thay vì hàng tháng.

Các kế hoạch đắt tiền hơn thường bao gồm các tính năng nâng cao như theo dõi chi phí và bán hàng, hóa đơn định kỳ, theo dõi và lập hóa đơn dự án, tự động nhắc nhở quá hạn, chức năng nhóm, khả năng báo cáo nâng cao, theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng. Nhiều công ty phần mềm kế toán cung cấp các tích hợp để tăng cường khả năng của phần mềm hoặc để kết nối nó với các chương trình kinh doanh khác, đôi khi phải trả thêm phí.

Một số công ty cung cấp phiên bản miễn phí của phần mềm kế toán của họ, mặc dù những phần mềm này thường có các tính năng cơ bản hoặc giới hạn số lượng người dùng, khách hàng hoặc giao dịch. Một số nhà cung cấp phần mềm kế toán miễn phí kiếm tiền từ các dịch vụ bổ sung trả phí mà họ cung cấp. Các chương trình này hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn rất nhỏ hoặc bạn muốn sử dụng phần mềm để chạy thử nghiệm lâu hơn thời gian dùng thử cho phép.

Kết quả chính: Chi phí phần mềm kế toán khác nhau tùy theo mức độ dịch vụ bạn chọn, khả năng bạn cần và việc bạn chọn phần mềm dựa trên đám mây hay máy tính để bàn.

Bạn nên tìm kiếm những yếu tố hữu dụng nào trong phần mềm kế toán?

Để tìm phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, bạn cần quyết định cách thức và vị trí bạn muốn sử dụng nó và liệu có ai khác sẽ sử dụng hệ thống hay không. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:

Quyền truy cập nhiều người dùng

Hầu hết các chương trình kế toán đều cho phép bạn mời những người dùng khác vào hệ thống và kiểm soát dữ liệu họ có thể xem và các tác vụ họ có thể truy cập. Ví dụ: bạn có thể muốn cấp cho đối tác kinh doanh và kế toán của mình quyền truy cập đầy đủ, trong khi chỉ cho phép nhân viên của bạn sử dụng hệ thống để theo dõi thời gian và lập hóa đơn cho khách hàng của họ. Một số hệ thống cho phép bạn mời nhiều người dùng mà không phải trả thêm phí; những người khác cung cấp quyền truy cập kế toán miễn phí nhưng yêu cầu bạn đăng ký gói định giá cao hơn hoặc trả thêm tiền nếu bạn muốn thêm người dùng khác vào hệ thống.

Hỗ trợ đa doanh nghiệp

Nếu bạn sở hữu nhiều doanh nghiệp, bạn có thể muốn phần mềm kế toán hỗ trợ nhiều doanh nghiệp nhỏ trong một tài khoản mà không mất thêm phí. Nếu không, bạn sẽ phải trả thêm tiền để thiết lập các tài khoản riêng biệt cho từng thực thể.

Phần mềm dựa trên đám mây và quyền truy cập di động

Hầu hết các hệ thống kế toán hàng đầu đều dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy bạn có thể truy cập tài khoản của mình mọi lúc, mọi nơi từ bất kỳ máy tính nào có truy cập internet, giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình từ xa, cho dù bạn đang ở nhà hay đang đi nghỉ.

Nhiều ứng dụng cũng cung cấp các ứng dụng dành cho thiết bị di động để giúp bạn theo dõi thông tin chính và hoàn thành các tác vụ cốt lõi khi đang di chuyển. Một số cung cấp các ứng dụng riêng cho nhân viên có các tính năng cơ bản, chẳng hạn như theo dõi thời gian và gửi biên lai chi phí.

Các khả năng của ứng dụng dành cho thiết bị di động khác nhau, vì vậy nếu thiết bị di động truy cập vào một tính năng quan trọng đối với bạn, bạn sẽ muốn đảm bảo ứng dụng có chức năng bạn cần. Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo nó hoạt động trên nền tảng ưa thích của bạn, vì một số chỉ tương thích với iOS và một số khác có thể được sử dụng với đồng hồ thông minh ngoài điện thoại và máy tính bảng.

Điểm mấu chốt: Khả năng sử dụng và quyền truy cập vượt xa số lượng người dùng; bạn cũng nên xem xét cách bạn có thể truy cập phần mềm, chẳng hạn như thông qua ứng dụng di động và truy cập từ xa thông qua phần mềm đám mây.

Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán dựa trên đám mây và phần mềm máy tính để bàn là gì?

Mặc dù bạn có thể cho rằng phiên bản dựa trên đám mây và máy tính để bàn của phần mềm kế toán bạn đã chọn thực hiện các chức năng giống nhau, nhưng hai nền tảng có thể có những khác biệt đáng kể.

Phiên bản dành cho máy tính để bàn của phần mềm kế toán thường là phiên bản mua một lần, không giống như phần mềm dựa trên đám mây, thường chạy trên mô hình đăng ký. Thông thường, phần mềm kế toán máy tính để bàn chỉ có thể truy cập dữ liệu được lưu vào máy tính đó. Tuy nhiên, không giống như phần mềm đám mây, phần mềm kế toán máy tính để bàn không phụ thuộc vào kết nối internet để bạn truy cập nó.

Phần mềm dựa trên đám mây không chỉ đồng bộ trực tiếp với tài khoản ngân hàng của bạn mà còn có thể được truy cập từ bất kỳ đâu theo số lượng người dùng được ủy quyền mà gói của bạn cho phép, điều này lý tưởng cho các chuyên gia thường xuyên đi du lịch hoặc làm việc tại nhà. Ngoài ra, lưu trữ dữ liệu dựa trên đám mây cung cấp bảo mật cấp cao nhất , vì vậy bạn có thể yên tâm rằng thông tin tài chính nhạy cảm của mình được bảo vệ tốt.

Điểm mấu chốt: Có nhiều điểm khác biệt giữa phần mềm máy tính để bàn và phần mềm đám mây, nhưng khả năng truy cập là điểm mấu chốt: Phần mềm máy tính để bàn chỉ có thể truy cập được từ máy tính đã cài đặt nó, trong khi phần mềm dựa trên đám mây có thể được truy cập từ bất kỳ nơi nào bạn có Internet.

Những tính năng kế toán nào bạn cần?

Phần mềm kế toán cung cấp nhiều tính năng và công cụ giúp bạn quản lý tài chính của mình. Nó sẽ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp của bạn, giúp bạn dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ kế toán thông thường. Nó cũng sẽ giúp bạn thấy bức tranh toàn cảnh về cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động.

Nhiều chủ doanh nghiệp mà chúng tôi đã nói chuyện cho biết tính năng dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian là hai điều họ tìm kiếm hàng đầu trong một chương trình. Dưới đây là một số tính năng mà phần mềm kế toán cần có để giúp bạn tiết kiệm thời gian và quản lý tài chính tốt hơn:

Các tính năng kế toán cơ bản

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều có thể thực hiện được các chức năng kế toán cơ bản như lập hóa đơn (cả qua email và thư điện tử), theo dõi thu nhập và chi phí, tạo báo cáo tài chính và quản lý khách hàng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn bán nhiều hơn một vài sản phẩm, bạn cũng sẽ muốn phần mềm theo dõi hàng tồn kho, quản lý nhà cung cấp và hỗ trợ bạn đặt hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ, bạn muốn có một chương trình giúp dễ dàng theo dõi thời gian và giờ có thể lập hóa đơn.

Tự động tiết kiệm thời gian

Một số phần mềm kế toán có thể được thiết lập để tự động gửi hóa đơn định kỳ và thông báo quá hạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các công việc lập hóa đơn và các khoản phải thu. Những người khác có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian điều chỉnh các tài khoản của mình bằng cách đề xuất các giao dịch khớp. Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp cho khách hàng báo giá hoặc ước tính, hãy tìm chương trình chuyển đổi các tài liệu này thành hóa đơn chỉ trong vài cú nhấp chuột. Nếu bạn mang theo hàng tồn kho, hãy tìm hệ thống sắp xếp lại sản phẩm bằng cách tự động tạo đơn đặt hàng khi các mặt hàng giảm xuống dưới ngưỡng đã đặt.

Khai thuế

Làm cho cuộc sống của bạn (và cuộc sống của kế toán viên của bạn) dễ dàng hơn với phần mềm kế toán có các tính năng như tính toán thuế tự động, nhiều loại thuế suất và báo cáo thuế. Bạn cũng có thể cấp cho kế toán của mình quyền truy cập vào dữ liệu có liên quan trong hệ thống hoặc dễ dàng gửi email tất cả dữ liệu và tệp cần thiết cho họ.

Các dịch vụ bổ sung

Một số tiện ích bổ sung của phần mềm kế toán, chẳng hạn như dịch vụ xử lý thanh toán và tính lương, giúp dễ dàng chấp nhận thanh toán hóa đơn trực tuyến và thanh toán cho nhân viên. Mặc dù các dịch vụ này thường tốn thêm phí, nhưng chúng thuận tiện khi sử dụng và chi phí có thể tương đương với những gì bạn phải trả cho các dịch vụ này ở nơi khác.

Tích hợp của bên thứ ba

Phần mềm kế toán có thể giúp bạn điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn bằng cách tích hợp với các chương trình và dịch vụ bạn đã sử dụng, tự động chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống trong thời gian thực. Các tích hợp phổ biến bao gồm hệ thống POS, xử lý thanh toán, quản lý hàng tồn kho nâng cao, thương mại điện tử, ERP, CRM, tiếp thị qua email và các ứng dụng của Google.

Bài học kinh nghiệm chính: Khi bạn đánh giá phần mềm kế toán, hãy xem xét các tính năng của chương trình, các dịch vụ bổ sung và tích hợp của bên thứ ba – đặc biệt tìm kiếm sự tích hợp với ngân hàng của bạn. Bạn cũng có thể muốn xác định xem phần mềm có thể giúp bạn dễ dàng tính và nộp thuế hay không.

Câu hỏi cần đặt ra khi đánh giá phần mềm kế toán

Khi bạn đã thu hẹp lựa chọn của mình xuống còn hai hoặc ba tùy chọn hàng đầu, hãy đăng ký bản dùng thử miễn phí để bạn có thể tự mình xem liệu phần mềm kế toán có các tính năng bạn cần, dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian cho bạn hay không. Gọi cho các công ty phần mềm, đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng của họ, vì vậy bạn có thể tự tin rằng mình sẽ nhận được sự hỗ trợ cần thiết nếu bạn gặp sự cố với chương trình.

Dưới đây là danh sách các câu hỏi bạn có thể hỏi khi gọi điện để giúp bạn chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của mình:

• Phần mềm của bạn có phù hợp với ngành của tôi không?
• Bạn có cung cấp các giải pháp tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp tôi không?
• Phần mềm của bạn có thể chứa bao nhiêu nhân viên và khách hàng?
• Làm cách nào phần mềm của bạn có thể giúp tôi tuân thủ GAAP, luật thuế và các quy định tài chính?
• Dữ liệu của tôi được sao lưu như thế nào? Có thể khôi phục quyền truy cập ngay sau khi ngừng hoạt động không?
• Bạn có những biện pháp bảo mật nào để giữ an toàn cho dữ liệu của cả doanh nghiệp của tôi và khách hàng của tôi?
• Tổng chi phí là bao nhiêu? Có bất kỳ phí thiết lập hoặc lưu trữ đám mây nào không?
• Bạn cung cấp những loại hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng nào? (Ví dụ: nhà cung cấp có cung cấp hình thức liên hệ ưa thích của bạn, chẳng hạn như điện thoại hoặc trò chuyện trực tiếp không?)

Điểm mấu chốt: Đừng chỉ chọn phần mềm kế toán đầu tiên mà bạn thấy. Gọi cho các nhà cung cấp phần mềm khác nhau để hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có và cảm nhận về dịch vụ khách hàng của họ trong khi đưa ra quyết định của bạn.