Quản lý bán hàng trong phần mềm kế toán

QUẢN LÝ BÁN HÀNG, QUẢN LÝ CÔNG NỢ

• • • Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý bán hàng đó là việc quản lý được công nợ của khách hàng, nó có thể được coi là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.
    • Quản lý công nợ là một quá trình ghi nhận, kiểm soát các khoản phải thu của Khách hàng khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho Khách hàng…hoặc một giao dịch thương mại nào đó liên quan tới mua bán.
    • Ngày nay việc bán được đơn hàng đã khó tuy nhiên việc thu hồi công nợ là một yếu tố khó khăn hơn đòi hỏi người quản lý công nợ cần phải kiểm soát một cách chặt chẽ để tránh những thất thoát cho Doanh nghiệp.
    • Do đó việc sử dụng công cụ kiểm soát công nợ trên hệ thống Phần mềm Kế toán quản trị Doanh nghiệp SCTT là một cần thiết bởi nó đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu:

Quản lý, kiểm soát công nợ tại thời điểm tức thời:

          Tại thời điểm bất kỳ khi kế toán bán hàng viết hóa đơn bán hàng cho khách hàng, hệ thống tự động kiểm tra công nợ tức thời của khách hàng. Đối với những khách hàng không đủ khả năng thanh toán đơn hàng hệ thống sẽ thông báo: “Không đủ điều kiên mua hàng” và không cho xuất hóa đơn bán hàng, khách hàng được yêu câu nộp tiền vào tài khoản để được tiếp tục mua hàng.

          VD: Tại ngày 30/06/2021 số dư có trên 131 của Công ty CP đầu tư và phát triển thương mại SCTT trên hệ thống còn: 20.000.000đ, cũng tại ngày 30/06/2021 SCTT mua đơn hàng: 100 thùng bia Heineken  x  Đơn Giá 352.000 = 35.200.000 đ. Khi kế toán bán hàng xuất hóa đơn hệ thống sẽ tự động thông báo “Không đủ điều kiện mua hàng”  vì Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn nhiều hơn so với số dư  có trên tài khoàn 131 và không xuất được hóa đơn, để được tiếp tục mua hàng khách hàng phải nộp tiền vào tài khoản.

Quản lý, kiểm soát được các hóa đơn theo từng hạn thanh toán

           VD: SCTT được Doanh nghiệp ký hợp đồng cho thanh toán sau thời hạn thanh toán trong 30 ngày và giới hạn công nợ  100.000.000đ.

           Ngày 31/05/2021 SCTT mua đơn hàng sô: 00100 tổng giá thanh toán: 30.000.000đ kế toán bán hàng xuất hóa đơn bình thường.

Trường hợp 1: Ngày 30/06/2021 SCTT mua đơn hàng thứ  2 số: 00150 tổng giá trị thanh toán: 20.000.000đ. Khi kế toán bán hàng viết hóa đơn bán hàng Hệ thống tự động cảnh báo: Số đơn hàng 00100 đã quá hạn thanh toán và không cho xuất hóa đơn bán hàng. Để tiếp tục mua hàng SCTT phải thanh toán đơn hàng: 00100 là 20.000.000đ sau khi thanh toán xong kế toán viết hóa đơn bán hàng bình thường.

Trường hợp 2: Ngày 15/06/2021 SCTT mua đơn hàng thứ  2 số: 00110 tổng giá trị thanh toán: 90.000.000đ. Khi kế toán bán hàng viết hóa đơn bán hàng Hệ thống tự động cảnh báo: Số đơn hàng 00110 đã vượt quá hạn thanh toán và không cho xuất hóa đơn bán hàng. Để tiếp tục mua hàng SCTT phải thanh toán đơn hàng: 00100 là 20.000.000đ sau khi thanh toán xong kế toán viết hóa đơn bán hàng bình thường.

Quản lý, kiểm soát công nợ theo từng thư bảo lãnh ngân hàng

          VD: SCTT được Ngân hàng bảo lãnh thanh toán với Doanh nghiệp qua thư bảo lãnh ngân hàng trị giá 200.000.000 thời hạn bảo lãnh 40 ngày kể từ ngày 01/06/2021.

         Kế toán bán hàng căn cứ trên thư bảo lãnh ngân hàng SCTT và hợp đồng mua bán với Doanh nghiệp khai báo nội dung thư bảo lãnh của khách hàng trên hệ thống phần mềm Kế toán quản trị doanh nghiệp.

           VD: Ngày 01/06/2021 SCTT mua đơn hàng số: 00200 tổng giá trị thanh toán: 150.000.000đ. Kế toán viết hóa đơn bình thường

           Ngày 10/06/2021 SCTT mua đơn hàng số: 00250 tổng giá trị thanh toán: 60.000.000đ. Khi kế toán bán hàng viết hóa đơn bán hàng Hệ thống tự động cảnh báo: Số đơn hàng 00250 đã vượt quá giới hạn bảo lãnh và không cho xuất hóa đơn bán hàng. Để được viết đơn hàng 60.000.000 khách hàng buộc phải gia hạn thư bảo lãnh với số tiền từ 210.000.000 trở lên hoặc khách hàng phải nộp tiền vào tài khoản để đảm bảo đủ khả năng thanh toán.

          Trường hợp ngày 10/06/2021 SCTT không mua hàng mà đên ngày 12/07/2021 SCTT mua đơn hàng số: 00255 giá trị thanh toán 10.000.000đ khi kế toán bán hàng viết hóa đơn Hệ thống sẽ cảnh báo không đủ điều kiện do thư bảo lãnh không còn hiệu lực.

  Kiểm soát công nợ theo hợp đồng mua bán của Khách hàng

        Tương tự như các chức năng kiểm soát trên hệ thống phần mềm kế toán quản trị Doanh nghiệp SCTT quản lý được theo từng hợp đồng mua bán cũng như kế hoạch được mua hàng theo từng sản phẩm trong từng khoảng thời gian

        Quản lý, kiểm soát theo từng đối tượng khách hàng, từng nhóm khách hàng (Được nợ trong giới hạn) theo các chính sách bán hàng của Doanh nghiệp tại từng thời điểm.

        Ngoài những kiểm soát trên hệ thống phần mềm kiểm soát và gia hạn công nợ cho từng khách hàng cũng như một nhóm khác hàng…trên cơ sở hợp đồng được ký kết giữa hai bên.

Đối với các hàng hóa có vỏ bao bì kèm theo như:

          Ga có vỏ bình ga, bia có vỏ chai két…Phần mềm hoàn toàn có thể kiểm soát được lượng tồn vỏ bao bì giới hạn cho phép khi viết hóa đơn bán hàng.

Ngoài ra hệ thống phần mềm kế toán quản trị Doanh nghiệp cung cấp cho ban quản lý Doanh nghiệp hệ thống mẫu biểu báo cáo linh hoạt, tiện dụng, cảnh báo những nguy cơ không thu hồi được Công nợ đối với những khách hàng quá hạn thanh toán, vượt mức giới hạn nợ, vượt mức bảo lãnh ngân hàng.

1. 1. 1. 1. 1. Sổ chi tiết công nợ của khách hàng.

            2. Sổ chi tiết công nợ theo thư bảo lãnh ngân hàng.

            3. Sổ chi tiết công nợ theo từng Hợp đồng mua bán

            4. Biên bản đối chiếu, biên bản xác nhận công nợ

            5. Bảng tổng hợp sản lượng, doanh thu khách hàng theo từng mặt hàng

            6. Bảng cân đối phát sinh công nợ của khách hàng

            7. Bảng kê các hóa đơn theo hạn thanh toán