Có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau tùy thuộc vào các mô hình kinh doanh khác nhau. Không có giải pháp chung cho tất cả các doanh nghiệp, vì vậy, điều quan trọng là bạn phải biết càng nhiều càng tốt về các loại kỹ thuật quản lý hàng tồn kho có sẵn cho bạn để bạn có thể tìm thấy tùy chọn phù hợp nhất cho công ty của mình.
Khi bạn tìm ra cách bạn muốn thực hiện đơn đặt hàng, theo dõi chi phí và quản lý việc sắp xếp lại sản phẩm, bạn sẽ sẵn sàng tìm một công cụ quản lý hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu của mình. Vì vậy, không cần bổ sung thêm, đây là tất cả các phương pháp quản lý hàng tồn kho mà bạn cần biết.
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Điều đầu tiên trước tiên: chúng ta cần nói về các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau — bởi vì tin hay không thì tùy, tất cả hàng tồn kho đều không giống nhau.
- Tồn kho nguyên vật liệu: Các thành phần hoặc hàng hóa thô được nhà sản xuất sử dụng để sản xuất thành phẩm của họ.
- Thành phẩm tồn kho: Là thành phẩm mà nhà sản xuất có trong kho.
- Hàng tồn kho quá cảnh: Hàng tồn kho hiện đang được vận chuyển qua chuỗi cung ứng.
- Tồn kho đệm: Hàng tồn kho được chủ doanh nghiệp giữ lại như một kho dự trữ an toàn để tránh tình trạng bán hết hàng tồn kho trong trường hợp thời gian sắp xếp lại hàng dài.
- Tồn kho theo chu kỳ: Các sản phẩm được đặt hàng nhiều hơn mức bạn hiện cần. Các doanh nghiệp có hàng tồn kho chu kỳ thường đặt hàng dư thừa để thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí được chỉ định bằng cách sử dụng công thức EOQ .
- Hàng tồn kho bảo trì, sửa chữa và vận hành: Hàng tồn kho không được bán hoặc tiêu thụ nhưng rất cần thiết cho hoạt động kinh doanh (như máy tính hoặc đồ dùng vệ sinh phòng tắm).
- Hàng tồn kho lý thuyết: Lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp của bạn nên có (dựa trên các tính toán của hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn).
Mỗi hàng tồn kho cần được quản lý khác nhau một chút, đó là lý do tại sao không có giải pháp “đúng” duy nhất khi nói đến quản lý hàng tồn kho.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho
Có một số phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau được sử dụng để theo dõi mức độ tồn kho và luân chuyển của hàng tồn kho. Điều này giúp bạn tính toán lợi nhuận của doanh nghiệp, giá vốn hàng bán và các chỉ số tài chính khác. Ngoài ra, nó giúp bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho mà bạn có trong tay.
Quản lý hàng tồn kho định kỳ
Trong hệ thống kiểm kê định kỳ , bạn dựa vào số lượng hàng tồn kho thực tế tương đối thường xuyên. Giữa các lần đếm, bạn tính toán những thay đổi trong khoảng không quảng cáo dựa trên số lượng hàng bán được thực hiện và số lượng mặt hàng được sắp xếp lại trong khoảng thời gian nhất định.
Quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn
Trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn , bạn ghi lại mọi mặt hàng ở mọi giai đoạn vận động trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình. Điều này cung cấp cho bạn dữ liệu thời gian thực và thông tin cập nhật về những gì đang xảy ra với khoảng không quảng cáo của bạn. Hầu hết các nền tảng phần mềm quản lý hàng tồn kho đều sử dụng tính năng quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn để theo dõi sản phẩm của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO)
Hệ thống quản lý hàng tồn kho của MRO ít quan tâm hơn đến chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất. Các hệ thống MRO về cơ bản tìm cách theo dõi vị trí hiện tại của bất kỳ tài sản kinh doanh nào, cũng như tình trạng của các mặt hàng đó.
Có rất nhiều trường phái suy nghĩ khác nhau về cách tốt nhất mà bạn quyết định thời điểm sắp xếp lại sản phẩm của mình. Mặc dù công thức điểm sắp xếp lại chắc chắn là một trong những kỹ thuật phổ biến hơn, nhưng lựa chọn tốt nhất cho bạn sẽ phụ thuộc vào chuỗi cung ứng, dòng tiền của bạn và bất kỳ yếu tố nào khác.
Phương pháp JIT
Khi sử dụng hệ thống kiểm kê đúng lúc (JIT) , mục tiêu là giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng tồn kho bằng cách duy trì số lượng mặt hàng tối thiểu cần thiết. Để hệ thống JIT hoạt động, bạn cần có hiểu biết vững chắc về quy trình sản xuất và kỹ năng quản lý chuỗi cung ứng xuất sắc.
Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) sắp xếp lại thứ tự
Việc lập kế hoạch sắp xếp lại yêu cầu vật liệu chủ yếu được các nhà sản xuất sử dụng. Thay vì đặt hàng thành phẩm, các nhà sản xuất chỉ đặt hàng đủ nguyên liệu và nguồn lực để đáp ứng nhu cầu sắp tới (thường được xác định bằng cách nghiên cứu sâu rộng các mô hình dự báo nhu cầu). Sau đó, họ đặt hàng những nguyên vật liệu đó, ghi nhớ thời gian dẫn đầu chuỗi cung ứng để đảm bảo họ nhận được hàng đúng lúc.
Sắp xếp lại hàng tồn kho bằng cách sử dụng công thức điểm
Sắp xếp lại hàng tồn kho bằng cách sử dụng công thức điểm sắp xếp lại liên quan đến việc tính toán lượng hàng dự trữ an toàn của bạn— hay còn gọi là lượng hàng tồn kho bạn cần giữ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khi bạn chờ sản phẩm mới đến. Khi mức khoảng không quảng cáo của bạn vượt qua một ngưỡng nhất định, bạn sẽ tự động sắp xếp lại.
Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
Sắp xếp lại số lượng đặt hàng kinh tế sử dụng một công thức toán học để xác định thời điểm tốt nhất để sắp xếp lại hàng tồn kho nhằm giảm thiểu cả chi phí đặt hàng và chi phí lưu giữ. Điều này tối đa hóa hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp của bạn, nhưng công thức này không tính đến các yếu tố như tính thời vụ. Nó cũng không tính đến kho an toàn, vì vậy nó có thể dẫn đến lượng hàng tồn kho dư thừa có thể tăng gấp đôi so với kho an toàn.
Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho
Một lựa chọn khác có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn là phương pháp bạn sử dụng để nhập và theo dõi mức tồn kho cũng như chi phí hàng tồn kho. Chọn phương pháp phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc — chưa kể, nó có thể cải thiện độ chính xác của việc theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn.
Theo dõi thủ công
Trong hệ thống theo dõi thủ công, bạn hoàn thành việc đếm hàng tồn kho thực tế mỗi khi bạn nhận được một lô hàng. Hơn nữa, bất kỳ cập nhật nào đối với hồ sơ hàng tồn kho của bạn đều được thực hiện theo cách thủ công — bạn sao chép bằng tay số mặt hàng và mọi chi tiết liên quan khác. Phương pháp này có thể tốn thời gian và bạn có nguy cơ mắc sai lầm cao hơn. Tuy nhiên, bạn không phải trả tiền cho máy quét mã vạch và các thiết bị đắt tiền khác.
Theo dõi mã vạch và mã QR
Nếu hệ thống của bạn sử dụng mã vạch hoặc mã QR , bạn có thể theo dõi khoảng không quảng cáo của mình bằng cách quét từng mặt hàng. Mã vạch và mã QR tự động hiển thị chi tiết mặt hàng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn và theo dõi các thay đổi mà chủ doanh nghiệp không cần nỗ lực tối đa. Phương pháp theo dõi này giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cao, đó là lý do tại sao nó thường được khuyến nghị cho các nhà cung cấp phần mềm kiểm kê.
Theo dõi RFID
Giống như theo dõi mã vạch và mã QR, theo dõi RFID cho phép bạn quét các mặt hàng và tự động tìm chi tiết sản phẩm của chúng. Sự khác biệt chính giữa RFID và các mã có thể quét khác là công nghệ đằng sau chúng. Thẻ RFID có thể được quét toàn bộ, vì vậy chúng rất phù hợp cho các hệ thống kiểm kê di chuyển nhiều sản phẩm. Tuy nhiên, không có nhiều tùy chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho hỗ trợ theo dõi RFID vì nó yêu cầu các thẻ và thiết bị quét chuyên dụng (* ho * đắt * ho *).
Thực hiện đơn hàng và phương pháp phân bổ chi phí
Hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng có thể sử dụng các kiểu phân bổ chi phí khác nhau. Việc bạn lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí ảnh hưởng đến việc tính toán giá vốn hàng bán (COGS) của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.
Nhập trước, xuất trước (FIFO)
Trong hệ thống nhập trước xuất trước , giá của những mặt hàng cũ nhất trong kho của bạn được áp dụng cho những mặt hàng đã bán trước— ngay cả khi bạn không nhất thiết phải bán những mặt hàng cũ nhất trên kệ của mình. Điều này đảm bảo lượng luân chuyển hàng tồn kho ổn định trong đó khoảng không quảng cáo của bạn (và chi phí liên quan) luôn cập nhật nhất có thể.
Nhập sau, xuất trước (LIFO)
Ngược lại, hệ thống kiểm kê nhập trước, xuất trước áp dụng chi phí của kho hàng mới nhất của bạn cho các mặt hàng đang được bán hiện tại. Điều này đảm bảo rằng tính toán giá vốn hàng bán của bạn phản ánh chi phí hiện tại của bạn mà không cần điều chỉnh theo lạm phát. Tuy nhiên, kiểu phân bổ chi phí này rất khó theo dõi và được coi là phi đạo đức ở nhiều quốc gia (vì nó có thể làm giảm đáng kể nghĩa vụ thuế của bạn).
Kết luận
Có rất nhiều loại quản lý hàng tồn kho và giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn có thể hoàn toàn khác với các doanh nghiệp khác — ngay cả trong ngành của bạn. Hy vọng rằng hướng dẫn này sẽ giúp bạn tối ưu hóa khoảng không quảng cáo cho doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn cảm thấy quá tải, đó là vì việc quản lý hàng tồn kho có thể quá tải. May mắn thay, với phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp, mọi việc có thể dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về các nền tảng quản lý hàng tồn kho tốt nhất để bắt đầu.
