Nếu bạn làm việc trong văn phòng, thì rất có thể bạn dành nhiều thời gian để xử lý email, có lẽ là trong Microsoft Outlook. Bạn nên dành một chút thời gian để Outlook hiển thị thông tin bạn cần. Đối với email, cách tốt nhất để làm điều này là xem thư mục. Đây là cách chúng hoạt động.
Chế độ xem thư mục là gì?
Mọi nơi bạn lưu giữ email của mình trong Outlook — cho dù đó là hộp thư đến, các mục đã gửi, kho lưu trữ, các mục đã xóa hay bất kỳ nơi nào khác — đều là một thư mục. Mỗi thư mục đó trông giống nhau theo mặc định, với các cột chứa siêu dữ liệu về email, như người gửi, chủ đề, ngày và giờ nhận, v.v. Outlook nhóm các email theo ngày (với cái mới nhất ở trên cùng), định kiểu các thư chưa đọc bằng văn bản màu xanh đậm và hiển thị các thư bạn đã đọc bằng phông chữ đen thông thường.
Đây là chế độ xem thư mục mặc định .
Nhưng bạn có thể thay đổi quan điểm đó nếu bạn muốn. Bạn có thể tạo một dạng xem khác nhau cho từng thư mục hoặc bạn có thể tạo dạng xem thư mục mà bạn thích và áp dụng nó cho mọi thư mục. Outlook thậm chí còn có một số dạng xem tích hợp thay thế mà bạn có thể bắt đầu.
Cách thay đổi sang một chế độ xem tích hợp khác
Để bắt đầu, hãy thay đổi sang một trong các chế độ xem tích hợp sẵn khác bằng cách nhấp vào Chế độ xem> Thay đổi Chế độ xem.
Dạng xem Thu gọn là dạng xem mặc định mà mọi thư mục sử dụng, nhưng bạn có thể thay đổi thành một trong hai dạng còn lại:
- Single: Thao tác này sẽ xóa nhóm Theo ngày và hiển thị tất cả các tin nhắn của bạn trong một danh sách đơn giản.
- Xem trước: Thao tác này (hơi phản trực giác) sẽ xóa bảng Xem trước.
Cách tùy chỉnh chế độ xem hiện tại
Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem thư mục hiện tại bằng cách nhấp vào Chế độ xem> Cài đặt Chế độ xem.
Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, nơi bạn có thể thay đổi tất cả các cách thức về chế độ xem.
Chúng tôi sẽ thay đổi các cột được hiển thị và cài đặt sắp xếp làm ví dụ. Nhấp vào “Cột” để mở cửa sổ Hiển thị Cột.
Chọn “Đề cập” ở cột bên phải, nhấp vào nút “Xóa”, sau đó nhấp vào “OK”.
Quay lại cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, nhấp vào nút “Sắp xếp” để mở cửa sổ Sắp xếp.
Trong menu thả xuống “Sắp xếp các mục theo”, hãy chọn “Từ” và sau đó nhấp vào “OK”.
Bây giờ hãy nhấp vào “OK” trên Cài đặt Chế độ xem Nâng cao. Chế độ xem thư mục hiện đã thay đổi để cột “Đề cập” bị ẩn và thư mục được sắp xếp theo người đã gửi thư.
Đây chỉ là hai ví dụ nhanh về những gì bạn có thể làm. Bạn có thể thêm hoặc xóa nhiều cột khác nhau, nhóm và sắp xếp thư theo những cách khác nhau và thậm chí thay đổi phông chữ và kiểu được sử dụng để hiển thị thư. Hãy thử với các tùy chọn khác nhau để tìm ra thứ phù hợp nhất với bạn.
Áp dụng chế độ xem cho các thư mục khác
Khi bạn đã tùy chỉnh chế độ xem của mình, bạn có thể áp dụng chế độ xem tương tự cho bất kỳ thư mục nào khác mà không cần phải tùy chỉnh từng cái. Nhấp vào Xem> Xem Cài đặt một lần nữa và lần này, nhấp vào lệnh “Áp dụng Chế độ xem Hiện tại cho Thư mục Khác”.
Chọn các thư mục mà bạn muốn áp dụng chế độ xem và sau đó nhấp vào “OK”.
Bạn có thể chọn bao nhiêu thư mục (hoặc thư mục con) tùy thích.
Lưu dạng xem thư mục tùy chỉnh
Bạn cũng có thể giữ chế độ xem tùy chỉnh của mình dưới dạng mẫu để bạn có thể áp dụng nó cho các thư mục khác trong tương lai. Nhấp lại vào View> View Settings và chọn lệnh “Save Current View as a New View”.
Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Copy View, nơi bạn có thể đặt tên cho chế độ xem của mình và chọn người có thể xem chế độ xem. Nhấp vào “OK” khi bạn đã thiết lập xong mọi thứ.
Nếu bạn nhấp lại vào Chế độ xem> Cài đặt Xem, Outlook sẽ hiển thị chế độ xem mới của bạn dưới dạng tùy chọn khả dụng. Nhấp vào “Quản lý chế độ xem” để xem tất cả các chế độ xem mà bạn có quyền truy cập.
Cửa sổ Quản lý tất cả các chế độ xem cho phép bạn thêm, chỉnh sửa và xóa các chế độ xem, cũng như xem các cài đặt được áp dụng cho mỗi chế độ xem.
Tạo chế độ xem từ Scratch
Nếu bạn muốn tạo một chế độ xem hoàn toàn mới, hãy nhấp vào nút “Mới” trong cửa sổ Quản lý Tất cả Chế độ xem. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Tạo một dạng xem mới.
Chọn kiểu xem cơ sở bạn muốn bắt đầu và nhấp vào nút “OK”. Cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao mở ra và bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem của mình theo cách bạn muốn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “OK” cho đến khi bạn quay lại cửa sổ Quản lý Tất cả Chế độ xem và sau đó nhấp vào “Áp dụng Chế độ xem” để áp dụng chế độ xem cho thư mục hiện tại.
Khi bạn đã tạo một dạng xem mới, bạn có thể áp dụng cho bất kỳ thư mục nào khác, tùy chỉnh thêm hoặc sử dụng nó làm cơ sở cho một dạng xem mới khác.
Xóa tùy chỉnh khỏi Chế độ xem
Nếu bạn đã thực hiện một số tùy chỉnh cho chế độ xem hiện tại của mình, bạn có thể hoàn nguyên về chế độ xem hiện tại một cách dễ dàng. Đây là một cách hay để thử mọi thứ mà không phải lo lắng về việc hoàn tác chúng nếu những thay đổi không phù hợp với bạn. Nhấp vào Xem> Đặt lại Chế độ xem để xóa mọi tùy chỉnh chưa được lưu khỏi thư mục hiện tại.
Với những công cụ Xem này trong tay, bạn có thể làm cho các thư mục của mình hoạt động chính xác theo cách bạn muốn và bắt đầu chế ngự danh sách thư tràn ngập đó.
