Office 365 so với Google Workspace: Nên chọn giải pháp nào?

Hãy gọi cả 2 là bộ ứng dụng văn phòng, bộ ứng dụng năng suất hoặc bất kỳ cách nào khác, Office 365 và Google Workspace là hai gói công cụ và tính năng dành cho doanh nghiệp phổ biến nhất. Có rất nhiều tính năng được chia sẻ giữa mỗi gói, chẳng hạn như email doanh nghiệp, lịch, bộ nhớ trực tuyến và một loạt ứng dụng để tạo tài liệu, bản trình bày và bảng tính. Nhưng bạn nên chọn cái nào?

Tính năng của cả hai sản phẩm

Như đã đề cập, có nhiều tính năng mà cả hai sản phẩm đều cung cấp. Có nhiều điểm khác biệt rõ ràng giữa mỗi sản phẩm. Tại thời điểm viết bài, đây là những dịch vụ được cung cấp từ mỗi bộ ứng dụng:

Xem thêm: Phần mềm Larksuite

Microsoft Office 365

• Microsoft Word (Trình xử lý văn bản)
• Microsoft Excel (Phần mềm bảng tính/quản lý dữ liệu)
• Microsoft PowerPoint (Phần mềm thuyết trình)
• Microsoft Teams (Công cụ trò chuyện nhóm và gọi thoại/video)
• Skype (Công cụ trò chuyện và gọi thoại/video trực tiếp)
• Microsoft Outlook (Phần mềm email, danh bạ và ứng dụng lịch)
• Microsoft OneDrive (Công cụ lưu trữ đám mây)
• Microsoft SharePoint (Công cụ cộng tác và quản lý nội dung đám mây)
• Microsoft Forms (Công cụ tạo biểu mẫu)
• Microsoft OneNote (Phần mềm ghi chú và sắp xếp)
• Microsoft Publisher (Công cụ tạo trang web)

Google Workspace

• Google Docs (Trình xử lý văn bản)
• Google Sheets (Phần mềm bảng tính/quản lý dữ liệu)
• Google Slides (Phần mềm thuyết trình)
• Hangouts Chat (Công cụ trò chuyện trực tiếp)
• Hangouts Meet (Công cụ gọi thoại và video cộng tác)
• Gmail for Business (Phần mềm email)
• Google Contacts (Ứng dụng quản lý danh bạ)
• Google Calendar
• Google Drive (Công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp đám mây)
• Google Sites (Công cụ tạo trang web)
• Google Forms (Ứng dụng khảo sát và tạo biểu mẫu)
• Google Keep (Dịch vụ ghi chú)

Gói cước phí hàng tháng

So sánh giữa hai sản phẩm

Mỗi bộ ứng dụng năng suất từ Microsoft và Google đều bao gồm rất nhiều công cụ và tính năng khác nhau, tốt nhất bạn nên so sánh chúng trong các lĩnh vực cụ thể, thay vì cố gắng so sánh chúng một cách tổng thể.

Ứng dụng/phần mềm văn phòng

Còn được gọi là ứng dụng năng suất, Google đã từng dẫn đầu về khía cạnh này bằng cách cho phép sử dụng ứng dụng của họ thông qua trình duyệt mà không cần tải xuống bất kỳ phần mềm nào. Kể từ đó, Microsoft đã đưa bộ công cụ của mình lên mạng, nhưng tính khả dụng của ứng dụng dành cho máy tính để bàn/web khác nhau tùy theo gói. Mặc dù Google mang đến sự tiện lợi, tuy nhiên, các công cụ phần mềm Microsoft Office có xu hướng có nhiều tính năng hơn. Tuy nhiên, nhiều người lưu ý rằng các tệp Google Docs và Sheets có xu hướng dễ dàng xuất và nhập sang phần mềm khác hơn.

Tính năng đám mây cloud

Google Workplans hoạt động nguyên bản và độc quyền thông qua máy tính để bàn, có nghĩa là nó được xây dựng để hoạt động liền mạch trực tuyến với Đám mây làm nền tảng. Mặc dù dung lượng lưu trữ của người dùng được chia sẻ giữa cả Drive và Gmail, nhưng nó có thể mở rộng từ 30GB lên đến 5TB. Trong khi đó, Microsoft 365 cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ đám mây cá nhân ngay cả trong gói Business tiêu chuẩn nhất của nó.

Email

Với Google Workspace, bạn có hộp thư đến dung lượng 30GB theo tiêu chuẩn, như đã đề cập, được chia sẻ bởi Drive. Trong khi đó, Microsoft Outlook cung cấp dung lượng hộp thư 50GB hoặc 100GB. Tuy nhiên, mặc dù công cụ Microsoft Exchange Online được tích hợp cho Outlook chỉ có thể được sử dụng với máy khách trên máy tính để bàn, nhưng Gmail được tối ưu hóa tốt hơn nhiều cho cả ứng dụng di động và trình duyệt web.

Giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp hơn?

Bộ ứng dụng năng suất phù hợp nhất với nhu cầu của bạn sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm. Các nhóm nhỏ hơn bắt đầu với các công cụ Google Workspace có thể thấy chúng dễ dàng tiếp tục làm việc hơn và thấy rằng tính dễ sử dụng của chúng khiến chúng trở nên phù hợp nhất cho năng suất. Tuy nhiên, khi nói đến phân bổ dung lượng lưu trữ đám mây, tính năng bảo mật và phần mềm văn phòng đầy đủ tính năng, Microsoft Office 365 sẽ chiến thắng theo hầu hết các tiêu chí.