Quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp

Dòng tiền là gì?

Là một chủ doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ phải quản lý dòng tiền bằng phần mềm kế toán , vì vậy điều quan trọng là bạn phải hiểu nó là gì và nó tác động như thế nào đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Định nghĩa dòng tiền rất đơn giản: Dòng tiền là sự phản ánh sự vận động của tiền đi vào và đi ra phát sinh trong một thời kỳ nhất định của doanh nghiệp. Dòng tiền bao gồm dòng tiền vào, dòng tiền ra và dòng tiền thuần.

Hãy nghĩ theo cách này: Dòng tiền đại diện cho tất cả các giao dịch trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi có nhiều tiền hơn trong tài khoản để trang trải các khoản phải trả, doanh nghiệp khi đó có một dòng tiền dương. Nhưng khi tiền mặt ra khỏi doanh nghiệp của (tức là chi phí) vượt quá tiền mặt đi vào hoạt động kinh doanh (tức là doanh thu và thu nhập), đó là lúc doanh nghiệp gặp vấn đề về dòng tiền.

Các khoản phải thu so với các khoản phải trả

Điều quan trọng là phải phân biệt giữa các khoản phải trả và các khoản phải thu. Trong khi một khái niệm đại diện cho tài sản của doanh nghiệp- như số dư ngân hàng hoặc tiền mặt – thì khái niệm còn lại làm tròn các khoản nợ của doanh nghiệp, như các khoản thanh toán hoặc các khoản nợ bạn nợ. Nếu bạn kết hợp cả hai, bạn có thể sẽ thấy sự mất cân đối trong kế toán của mình.

Các khoản phải trả là gì?

Các khoản phải trả là một tài khoản trách nhiệm theo dõi số tiền rời khỏi doanh nghiệp (như chúng tôi đã đề cập đây là khoản tiền mà Công ty đang nợ). Điều này có thể bao gồm tiền lương cho nhân viên, các khoản vay ngân hàng hoặc các chi phí kinh doanh khác.

Các khoản phải thu là gì?

Các khoản phải thu là một tài khoản tài sản theo dõi tiền vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (tiền nhận được từ khách hàng cho hàng hóa và dịch vụ doanh nghiệp đã cung cấp). Đây là một phần quan trọng để tính toán lợi nhuận của doanh nghiệp

Xác định lợi nhuận của doanh nghiệp 

Bạn có thể xác định khả năng sinh lời bằng cách cộng tất cả tài sản của mình, bao gồm cả các khoản phải thu và trừ đi tổng các khoản phải trả. Nếu kết quả là tích cực, doanh nghiệp của bạn có lãi. Nếu nó tiêu cực, thì bạn sẽ cần phải xem xét các cách để tăng lợi nhuận.

Một điểm quan trọng khác cần lưu ý: Dòng tiền dương không phải lúc nào cũng bằng lợi nhuận.

Sự khác biệt giữa lợi nhuận và dòng tiền

Bởi vì dòng tiền chỉ thể hiện số dư trong tài khoản ngân hàng ,doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận mà vẫn không có tiền mặt. Ví dụ: Một Công ty có thể kiếm được 30% lợi nhuận trên mỗi sản phẩm bạn bán, nhưng nếu Công ty có nhiều chi phí hơn thu nhập, Công ty vẫn có dòng tiền âm.

Doanh nghiệp có thể kiếm được 1,000,000,000đ lợi nhuận một tháng nhưng chỉ thấy 200,000,000 đ trong số đó trong dòng tiền bởi vì phần còn lại đang chờ xử lý trong các khoản phải thu. Đó là lý do tại sao lợi nhuận và dòng tiền không thể hoán đổi cho nhau.

Tại sao dòng tiền lại quan trọng?

Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp — vì vậy, điều quan trọng là phải giữ cho dòng chảy không bị cản trở. Các nghiên cứu chỉ ra rằng một trong những lý do hàng đầu khiến hầu hết các doanh nghiệp thất bại là vì họ không có đủ tiền mặt .

Về cơ bản, dòng tiền là điều làm cho doanh nghiệp tăng trưởng  và tốc độ của dòng tiền cũng quan trọng như việc có dòng tiền. Khi bạn có đủ tiền để qua một bên, Doanh nghiệp sẽ dễ dàng thanh toán các khoản chi tiêu của mình khi chúng đến hạn. Nhưng khi tiền mặt của bạn chỉ nhỏ giọt, đó là lúc bạn có thể vấp phải các vấn đề về dòng tiền.

Dòng tiền trong doanh nghiệp mới thành lập

Nếu bạn đang suy nghĩ về việc bắt đầu kinh doanh, chắc chắn bạn sẽ cần phải đầu tư một số tiền mặt trong những ngày đầu để thành lập. Bạn có thể cần mua thiết bị mới, trả tiền thuê nhân viên hoặc đặt cọc để thuê văn phòng. Đó là lý do tại sao bạn không nên lo lắng nếu bạn thấy tiền rời khỏi doanh nghiệp của mình nhiều hơn tiền vào — ít nhất là lúc đầu.

Để tài trợ cho những chi phí này và vẫn còn dư một số vốn khi doanh nghiệp của bạn mở cửa, bạn sẽ cần hiểu cách quản lý và bảo vệ dòng tiền của mình.

Đối với những người mới bắt đầu, bạn có thể cần phải đầu tư một số tiền của riêng mình để trang trải chi phí khởi nghiệp của mình. Đối với những người có ngân sách eo hẹp, bạn cũng có thể khám phá các lựa chọn tài chính khác như khoản vay kinh doanh , hạn mức tín dụng hoặc tài trợ cho doanh nghiệp nhỏ để trang trải chi phí khởi nghiệp. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường dựa vào những loại quỹ này để ràng buộc cho đến khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển.

Kinh doanh theo thời vụ và dòng tiền

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thời vụ, kỹ năng quản lý dòng tiền tốt thậm chí còn tối quan trọng hơn. Bởi vì bạn sẽ thấy dòng tiền đổ vào trong một thời điểm kinh doanh cụ thể và tiền mặt ít đến không có vào những tháng còn lại của năm, việc học quản lý dòng tiền có thể giúp giữ cho tài chính doanh nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng ngay cả trong kỳ nghỉ lễ.

Các bước đơn giản này sẽ giúp bạn bắt đầu đúng hướng:

1. Tổng hợp một báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Sau đó một chút, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Hiện tại, điều quan trọng là phải hiểu rằng việc tổng hợp một báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ hiển thị tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn (cả thu nhập và chi phí). Nó thường bao gồm ba phần: tiền từ hoạt động, tiền từ tài chính và tiền từ đầu tư.

2. Dự báo chi phí

Sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ của mình, bạn có thể biết những tháng nào bạn có thể cảm thấy bị ảnh hưởng bởi dòng tiền của mình.

Khi bạn xác định được những khoảng thời gian đó, bạn có thể tạo dự báo chi phí. Về cơ bản, bạn sẽ ước tính chi phí hoạt động của mình cho những tháng đó, bao gồm tiền thuê nhà, tiền lương và mọi chi phí hàng tháng định kỳ khác để xem bạn sẽ cần bao nhiêu.

Mặc dù báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho phép bạn quan sát lịch sử tiền mặt của doanh nghiệp và phân tích bất kỳ mô hình nào, nhưng dự báo chi phí sẽ giúp bạn đưa ra dự đoán có học về chi tiêu kinh doanh trong tương lai của mình.

Sử dụng dự báo chi phí của mình, bạn sẽ biết chính xác số tiền phải dành cho những khoảng thời gian chậm hơn.

3. Lên kế hoạch trước

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp theo mùa hay chỉ đơn giản là trải qua giai đoạn bán hàng chậm trong suốt cả năm, việc lập kế hoạch trước có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và căng thẳng.

Đây là nơi dự báo của bạn từ bước cuối cùng xuất hiện. Để ngăn chặn bất kỳ vấn đề nào trước khi chúng xảy ra, hãy thực hiện các khoản thanh toán dự kiến ​​đó cho các mùa chậm hơn của bạn, tìm ra khoản thanh toán nào bạn có thể và không thể trì hoãn, sau đó dành ra đủ tiền mặt từ lúc cao điểm thời gian bán hàng để trang trải tất cả các chi phí hoạt động của bạn trong thời gian trái vụ. Ngoài ra, hãy cân nhắc dành thêm một khoản tiền mặt để trang trải mọi chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Để giúp bạn dự báo chính xác chi phí của mình và lập kế hoạch trước, hãy thử tạo lịch cho chi phí hoạt động của bạn. Thêm mục nhập cho tất cả các khoản thanh toán định kỳ và ngày đến hạn của chúng. Bằng cách đó, bạn có cái nhìn tổng quát về các khoản chi của mình và khi nào chúng đến hạn.

Phân loại dòng tiền

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh
• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư
• Dòng tiền từ hoạt động tài chính

Biện pháp quản trị dòng tiền

• Thực hiện lập kế hoạch dòng tiền hằng tháng: Lập kế hoạch dòng tiền là việc dự kiến trước dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp phát sinh trong một thời kỳ nhất định trong tương lai nhằm xác định số tiền thừa thiếu và đưa ra những biện pháp nhằm tạo sự cân bằng thu, chi bằng tiền của doanh nghiệp
• Kiểm soát tốc độ chu chuyển dòng tiền
• Cần xem xét một cơ cấu vốn hợp lý
• Thu xếp vốn tín dụng hoặc tính phương án phát hành cổ phiếu để tăng vốn điều lệ của công ty
• Lựa chọn phương thức trả nợ gốc và trả lãi phù hợp với tốc độ chu chuyển của dòng tiền

Quản trị dòng tiền hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp

• Chủ động tình hình thiếu hụt tiền mặt
• Giảm sự phụ thuộc vào ngân hàng, tiết kiệm chi phí tài chính
• Chủ động sử dụng vốn tiền mặt dư thừa một cách linh hoạt
• Đảm bảo “sức khỏe tài chính” đối với các bên có liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp

Giải pháp trên phần mềm quản trị Doanh nghiệp

Trước những cần thiết phải đưa ra những giải pháp quản trị dòng tiền hiệu quả của Doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm kế toán quản trị SCTT đã được thiết kế xây dựng các mẫu biểu đáp ứng hoàn toàn khả năng quản trị dòng tiền của doanh nghiệp giúp Doanh nghiệp tại thời điểm bất kỳ có thể kiểm soát được dòng tiền vào ra của doanh nghiệp một cách hiệu quả, chính xác.

Ngoài những sổ sách chứng từ liên quan tới dòng tiền theo chuẩn mực kế toán, thông tư 200 như: Sổ quỹ, nhật ký thu/chi tiền, tổng hợp số dư tại quỹ và ngân hàng. Hệ thống phần mềm kế toán quản trị Doanh nghiệp SCTT còn có thêm các báo cáo đặc thù liên quan tới quản trị dòng tiền:

Báo cáo dòng tiền thu

Báo cáo dòng tiền chi

Báo cáo cân đối dòng tiền

Bảng theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng

Bảng bảng tổng hợp gửi ngân hàng

Làm thế nào để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh xoay quanh dòng tiền

Bây giờ bạn có thể thấy các doanh nghiệp xoay quanh dòng tiền như thế nào — bất kể họ có thể sinh lợi như thế nào. Một phương thức tiền mặt được thực hiện kém có thể khiến hoạt động kinh doanh đi vào vòng xoáy, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải giữ cho dòng tiền của bạn ổn định và ổn định.

Để giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền của doanh nghiệp, hãy làm theo các gợi ý chuyên gia sau:

Đưa ra điều khoản thanh toán sớm trong các hợp đồng

Được thanh toán đúng hạn là rất quan trọng, nếu không, bạn có nguy cơ thấy dòng tiền của mình cạn kiệt. Một cách để tránh các vấn đề là bằng cách đặt ra các kỳ vọng thanh toán rõ ràng khi bắt đầu với khách hàng  — cả trong hợp đồng và bằng lời nói.

Một chiến lược bạn có thể sử dụng để khuyến khích khách hàng là cung cấp cho họ chiết khấu thanh toán khi họ thanh toán sớm. Ví dụ: giảm 2% trên số dư thanh toán hoặc áp dụng chiết khấu đó cho một khoản thanh toán trong tương lai. Sau đó, bạn có thể phạt khách hàng thanh toán chậm bằng cách tính phí và lãi suất.

Cho dù bạn áp dụng cách tiếp cận nào, chỉ cần đảm bảo nêu chi tiết các điều khoản thanh toán của bạn trong hợp đồng khách hàng để các khoản phạt không gây bất ngờ.

Giúp thanh toán dễ dàng hơn

Mặc dù hầu hết khách hàng đều có ý định thanh toán cho bạn, nhưng các quy trình thanh toán khó khăn có thể cản trở và ngăn cản ngay cả một số khách hàng chậm nhất rút ví cho đến phút cuối cùng.

Bài học rút ra? Làm cho quá trình của bạn đơn giản và thuận tiện nhất có thể. Ví dụ: giảm số lượng nhấp chuột cần để thực hiện thanh toán trên trang web của bạn. Hoặc cung cấp nhiều cách thanh toán. Quy trình của bạn càng dễ dàng, bạn có khả năng nhận thấy tiền mặt đến đúng hạn càng nhanh.

Ví dụ, Wave cho phép các doanh nghiệp thu và nhận các khoản thanh toán từ khách hàng trong vòng ít nhất là hai ngày. Thêm vào đó, Wave giúp khách hàng chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng và chuyển khoản ngân hàng.

Quản lý tốt hàng tồn kho

Một kịch bản ác mộng đối với các chủ doanh nghiệp là có những đồng đô la khó kiếm được bị ràng buộc trong hàng tồn kho nhàn rỗi hoặc lãng phí.

Ví dụ, với tư cách là một chủ nhà hàng, nếu bạn chi 500 đô la cho rau diếp, sẽ thật tiếc nếu chỉ sử dụng 150 đô la và thấy 350 đô la còn lại của rau xanh hư hỏng và bỏ thẳng vào thùng rác. Số tiền đó sẽ làm việc chăm chỉ hơn cho bạn ở một nơi khác.

Đó là lý do tại sao với hàng tồn kho, bạn nên đặt hàng vừa đủ để giữ cho chi phí nắm giữ của bạn thấp và giải phóng tiền mặt. Nhưng việc đạt được sự cân bằng phù hợp có thể trở nên khó khăn.

Công nghệ loại bỏ phần lớn gánh nặng của việc phải theo dõi và dự báo theo cách thủ công những gì bạn sẽ cần để vận hành một hoạt động hàng ngày hiệu quả.

Ví dụ, Wave giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí hàng tồn kho, ghi lại khoảng không quảng cáo đã mua và hàng tồn kho đã bán, đồng thời truy cập báo cáo cho tất cả. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho như Shopify POS hoặc TradeGecko để theo dõi và tạo dự báo lượng hàng theo mùa cụ thể nhằm đảm bảo bạn có số lượng sản phẩm phù hợp đáp ứng nhu cầu của mình.

Với những công cụ này trong tay, bạn sẽ dễ dàng quản lý mức tồn kho và mua sản phẩm vào đúng thời điểm và đúng số lượng — chỉ khi bạn cần.

Có một phương pháp tiếp thị toàn diện

Nếu bạn chỉ nhắm mục tiêu khách hàng thông qua một kênh tiếp thị, chẳng hạn như quảng cáo trên báo in, bạn đang giới hạn phạm vi tiếp cận của mình.

Thay vào đó, hãy áp dụng cách tiếp cận thu hút khách hàng thông qua nhiều phương tiện đồng thời, chẳng hạn như quảng cáo trên báo in cộng với tiếp thị truyền thông xã hội và chiến dịch Google AdWords. Tập trung vào các chiến thuật tiếp thị phù hợp với thị trường ngách và doanh nghiệp của bạn.

Phương pháp tiếp thị đa kênh sẽ không chỉ làm tăng khả năng hiển thị của doanh nghiệp của bạn và thu hút nhiều doanh số hơn, mà còn có thể giúp tăng dòng tiền của bạn và mang lại doanh thu với tốc độ ổn định hơn.

Nhưng ổn định chỉ là một phần của phương trình. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt, tiền mặt của bạn cần phải đến ổn định và nhanh chóng. Vì vậy, tiếp theo, chúng tôi sẽ giải quyết cách tối ưu hóa tốc độ dòng tiền của bạn.

Làm thế nào để có được dòng tiền nhanh hơn

Lập hóa đơn cho khách hàng ngay khi phát sinh giao dịch mua bán

Lập hóa đơn càng sớm, doanh nghiệp càng có thể mong đợi được thanh toán sớm hơn. Khi kế toán thanh toán được nhắc nhở với việc lập hóa đơn, nó sẽ đặt ưu tiên cho khách hàng, cho họ thấy rằng bạn nghiêm túc trong việc thu tiền thanh toán đúng hạn và bạn đang giữ tổ chức về thời gian và số tiền họ nợ bạn.

Đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn

Một cách để đảm bảo bạn được thanh toán đúng hạn là đặt kỳ vọng thanh toán khi bạn kết thúc giao dịch. Ví dụ: làm nổi bật các hướng dẫn thanh toán và tiền phạt chậm đối với bất kỳ hợp đồng nào bạn lập. Điều này có thể bao gồm quy trình của bạn đối với các khoản phí trả chậm hoặc cách bạn báo cáo các khoản nợ cho các văn phòng tín dụng. Đảm bảo nhắc lại các điểm chính bằng lời nói.

Bạn càng rõ ràng về ngày đến hạn và kỳ vọng, thì càng có nhiều khả năng khách hàng sẽ thanh toán đúng hạn.

Tính phí đủ cho các dịch vụ hoặc sản phẩm 

Nói một cách dễ hiểu, bạn muốn có giá cả phải chăng cho khách hàng của mình, nhưng không có nguy cơ thay đổi bản thân trong thời gian ngắn.

Hãy nhớ rằng, chỉ vì một thứ gì đó đắt tiền đối với bạn không có nghĩa là nó sẽ phù hợp với khách hàng của bạn. Tất cả là về cách khách hàng cảm nhận giá trị và lợi ích của những gì bạn đang cung cấp.

Tóm lại, đừng ngại tính phí giá trị của bạn, đặc biệt nếu bạn đang bán một khối lượng lớn, thu tiền thanh toán và thời gian và vẫn gặp khó khăn với dòng tiền. Đó có thể là một dấu hiệu mạnh cho thấy bạn đang sạc không đủ.

Đánh giá lại chi phí hoạt động

Nếu mức giá của bạn đang ở mức mục tiêu, bạn đang thu tiền đúng hạn và bạn đang thấy khối lượng bán hàng cao nhưng bạn vẫn gặp khó khăn trong việc trang trải các khoản chi tiêu, thì có lẽ đã đến lúc xem xét lại các chi phí thông thường nhất của bạn — chi phí hoạt động hàng ngày của bạn . Nhiều khả năng là bạn đang chi tiêu cho những thứ bạn có thể làm mà không có.

Dành thời gian để đánh giá lại các khoản chi phí theo cách này có thể giúp bạn tiết kiệm đô la, mang lại nhiều dòng tiền hơn cho doanh nghiệp của bạn. Để bắt đầu, hãy phân tích giá trị hóa đơn của một vài tháng để tìm ra khoản chi tiêu nào là gánh nặng tài chính lớn nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Các tiện ích của bạn có quá cao không? Tiền lương của nhân viên có đang chiếm một phần lớn trong dòng tiền của bạn không?

Nếu vậy, hãy xem xét các thiết bị tiết kiệm năng lượng để giảm hóa đơn điện nước. Hoặc xem xét giảm số lượng người sử dụng lao động của bạn. Một hoặc kết hợp cả hai có thể hạn chế đồng thời chi phí trả lương và tiêu thụ thêm năng lượng của nhân viên không thiết yếu.

Thanh lý hàng tồn kho cũ

Hàng tồn kho cũ không mang lại điềm báo tốt cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Có nghĩa là bạn chỉ nên đặt hàng những gì bạn cần, khi bạn cần. Nhưng nếu đã quá muộn cho điều đó, thì đã đến lúc bạn phải hành động để giải phóng tiền mặt bị mắc kẹt.

Ví dụ: bạn có thể hạ giá, đưa ra các tùy chọn tài trợ đặc biệt hoặc mở rộng phần thưởng cho những nhân viên bán hàng giúp bán hàng tồn kho nhàn rỗi.

Thanh toán cho nhà cung cấp vào đúng thời điểm

Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải thực hiện nhiều khoản thanh toán cùng một lúc. Các nhà cung cấp, chủ nhà của bạn và các công ty phát hành thẻ tín dụng sẽ chiếm một phần trong dòng tiền đó. Mặc dù có thể hấp dẫn để trả hết cho mọi người ngay sau khi bạn nhận được một khoản thanh toán lớn, nhưng khôn ngoan bằng tiền mặt, đó không phải là ý tưởng tốt nhất.

Định giờ các khoản thanh toán của bạn một cách chiến lược để đảm bảo rằng bạn không tiêu hết tài khoản của mình cùng một lúc.

Thanh toán quá sớm và bạn có thể bỏ lỡ khả năng sử dụng dòng tiền đó theo những cách tốt hơn, sinh lợi hơn, chẳng hạn như tận dụng mức chiết khấu cao do một nhà cung cấp cụ thể tạm thời đưa ra.

Vốn hóa và các nguồn tiền bên ngoài

Chắc chắn, bạn sẽ gặp phải những trường hợp cần phải dựa vào tiền mặt. Ví dụ, bạn có thể quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh của mình hoặc kinh doanh tạm lắng khi dự trữ tiền mặt có thể giúp bạn dễ thở hơn.

Nhưng nhiều doanh nhân thường mắc sai lầm là không dành đủ vốn sang một bên để giúp họ vượt qua những tình huống như thế này. May mắn thay, bạn có một số lựa chọn để có được số tiền mặt bạn cần, cho dù bạn đã kinh doanh một thời gian hay mới bắt đầu.

Đăng ký khoản vay vốn cho doanh nghiệp

Các khoản vay có lẽ là lựa chọn tự nhiên nhất mà bạn nghĩ đến nếu bạn cần thêm tiền mặt. May mắn thay, có nhiều loại bạn có thể lựa chọn dựa trên nhu cầu kinh doanh của mình.

• Bao thanh toán hóa đơn: Với tùy chọn này, bên thứ ba, được gọi là bao thanh toán , mua các hóa đơn chưa thanh toán từ bạn với mức chiết khấu. Khi những hóa đơn này đến hạn thanh toán, ngân hàng sẽ giải ngân chúng. Trong khi chờ đợi, bạn có thể mang theo một lượng tiền mặt mà bạn có thể sử dụng theo cách nào bạn muốn. Đây là một cách tức thời hơn để các doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu về dòng tiền.

• Các khoản cho vay theo dòng tiền: Đây là nơi ngân hàng cho bạn vay tiền bằng cách sử dụng dòng tiền dự kiến ​​của bạn làm tài sản đảm bảo cho khoản vay. Các khoản cho vay dòng tiền có thể là thứ bạn cân nhắc khi cần vốn lưu động ngay lập tức nhưng đừng mong đợi nó sẽ xuất hiện trong dòng tiền của bạn cho đến sau này.
• Nhận đối tác bằng vốn: Tùy chọn này cho phép bạn tiếp cận một đối tác đầu tư vào doanh nghiệp mà không can thiệp vào hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Đổi lại, bạn hứa với họ một cổ phần trong doanh nghiệp. Đây chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc nếu công việc kinh doanh của bạn có lãi và bạn có thể từ bỏ một phần nhỏ lợi nhuận của mình.
• Các khoản vay ngân hàng: Nếu không có cách nào ở trên phù hợp với bạn, bạn có thể đi theo con đường truyền thống và xem xét các khoản vay truyền thống hơn như các khoản vay cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Một nhân viên ngân hàng chuyên nghiệp có thể đưa ra cho bạn những lựa chọn khả thi dựa trên tình hình tín dụng và nhu cầu kinh doanh của bạn.

Luôn thận trọng trước khi quyết định nhận bất kỳ khoản nợ nào. Nếu bạn đang gặp khó khăn về tài chính hoặc đang mắc một khoản nợ đáng kể, việc gánh thêm gánh nặng tài chính sẽ chỉ làm trầm trọng hơn chứ không giúp ích cho tình hình của bạn. Trong trường hợp đó, cách tốt nhất của bạn là nói chuyện với một chuyên gia tài chính để xác định hướng hành động tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp của bạn.

Mở tài khoản tiết kiệm kinh doanh

Một khi bạn có một lượng tiền mặt chắc chắn, đã đến lúc bạn phải tìm được ngôi nhà phù hợp cho mình.

Bạn có thể đã có một tài khoản séc để rút tiền và viết séc, nhưng nếu bạn muốn bảo vệ tiền mặt của mình, cách tốt nhất là bạn nên mở một tài khoản tiết kiệm kinh doanh.

Bằng cách này, các khoản tiền của bạn sẽ được tách biệt để bạn không vô tình rơi vào ngày mưa / tiền đầu tư của mình. Thêm vào đó, các tài khoản tiết kiệm thường cung cấp lãi suất cao hơn một chút, vì vậy bạn sẽ thấy tiền của mình tăng nhanh hơn một chút, ngay cả khi nó bằng đồng xu và niken.

Điều chỉnh hoạt động kinh doanh khi thiếu hụt dòng tiền

Sự thiếu hụt dòng tiền có thể khiến bạn mất nhiều tháng. Tệ hơn nữa, bạn có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản phải trả cho nhân viên, nhà cung cấp và chủ nhà.

Cần có kỹ năng để điều chỉnh hoạt động kinh doanh của bạn chống lại sự thiếu hụt dòng tiền, nhưng không phải là không thể.

Dưới đây là một số điều nên làm và không nên cân nhắc nếu bạn thấy mình thiếu tiền mặt.

Không ngừng tiếp thị và quảng bá

Trừ khi bạn đã phát huy hết khả năng của mình để tiếp cận khách hàng mới, còn không thì không có gì gọi là tiếp thị quá mức. Trên thực tế, tiếp thị được thực hiện đúng cách là thứ có thể giúp bạn thoát khỏi tình trạng sa đà và giúp khởi động doanh số bán hàng và hạn chế tình trạng thiếu tiền mặt của bạn.

Đó là lý do tại sao, khi nói đến loại bỏ chi phí, tiếp thị nên là một trong những điều cuối cùng trong danh sách truy cập của bạn. Điều đó nói lên rằng, tiếp thị chỉ quan trọng nếu nó hiệu quả. Nếu bạn không thấy lưu lượng truy cập tăng lên từ những nỗ lực của mình, có lẽ đã đến lúc xem xét lại chiến lược của bạn.

Xem lại quy trình lập hóa đơn

Nếu bạn đã gửi hóa đơn đúng hạn, vẫn còn điều gì đó bạn có thể làm để mang lại tiền nhanh hơn. Ví dụ: hãy thử lập hóa đơn cho khách hàng của bạn hai lần một tháng thay vì hàng tháng. Một sự điều chỉnh đơn giản như thế này có thể giúp bạn thấy tiền mặt sớm hơn và trong suốt tháng thay vì chỉ có một khoản lớn vào cuối tháng.

Hiểu thói quen chi tiêu của doanh nghiệp

Theo dõi chi tiêu là cách hiệu quả nhất để giải quyết tình trạng thiếu tiền mặt. Nhưng khi bạn kiểm đếm các khoản chi tiêu của mình, hãy tiến thêm một bước nữa và phân loại chúng để xem lĩnh vực chi tiêu nào đang tiêu tốn nhiều đô la của bạn nhất.

Sử dụng phần mềm như Wave giúp loại bỏ rất nhiều quy trình thủ công và giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ví dụ: các tính năng báo cáo của Wave cung cấp cho bạn cái nhìn thoáng qua về các danh mục chi tiêu thường xuyên nhất của mình để bạn có thể nhanh chóng tìm ra nơi bạn đang bỏ nhiều tiền nhất.

Tại sao bạn trả nhiều hơn trong bảng lương một tháng? Tại sao chi phí thực phẩm của bạn lại tăng vào một tháng khác?

Khi bạn đã có câu trả lời cho lý do tại sao, bạn có thể đưa ra kế hoạch trò chơi cho tương lai.

So sánh các đối thủ cạnh tranh

Nếu bạn đã tìm hiểu sâu về công việc kinh doanh của mình nhưng bạn vẫn không chắc mình thiếu điểm nào trong việc chi tiêu, có thể đã đến lúc so sánh với các đối thủ cạnh tranh của bạn.

Ví dụ: nếu bạn điều hành một đại lý, hãy thăm dò một đại lý ô tô khác để xem nơi họ chi tiêu nhiều nhất. Đây là một lựa chọn đặc biệt khả thi nếu bạn có bạn bè trong ngành.

Một ý tưởng khác là tiếp cận một nhân viên kế toán có kinh nghiệm làm việc với sổ sách của những người trong ngành của bạn. Không làm ảnh hưởng đến danh tính của khách hàng, họ có thể cho bạn biết về mức chi tiêu trung bình trong các danh mục khác nhau để bạn có thể so sánh xem mình đang ở mức nào.

Cắt giảm ngân sách kinh doanh của bạn

Phân tích chi phí kinh doanh cho phép bạn xem cái nào cần thiết và cái nào không cần thiết. Ưu tiên các chi phí không thể thương lượng (tiện ích, vật tư, v.v.) và cắt giảm hoặc trì hoãn những chi phí không thể thương lượng.

Bây giờ bạn đã biết cách tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình xung quanh tình trạng thiếu tiền mặt, hãy nói về những sai lầm phổ biến về dòng tiền mà chủ doanh nghiệp thường mắc phải và cách bạn có thể tránh chúng.

Những sai lầm lớn nhất và phổ biến nhất về dòng tiền cần tránh

Việc mắc lỗi dòng tiền là điều phổ biến khi bạn là chủ doanh nghiệp mới. Dưới đây là những cái phổ biến nhất và cách bạn có thể tránh chúng.

Quá lạc quan

Các chủ doanh nghiệp về bản chất là những người lạc quan.

Nhưng khi nói đến dòng tiền, thuộc tính đó có thể là một sự sụt giảm. Ví dụ, đừng chi tiêu quá nhiều với hy vọng rằng bạn sẽ làm được trong ngày mai.

Khi bạn bắt đầu, sẽ rất khó để đánh giá xem bạn có thể kiếm được bao nhiêu trên thực tế. Thay vào đó, hãy hợp tác với một cố vấn hoặc chuyên gia trong ngành để hiểu được những gì bạn có thể dự đoán về dòng tiền. Nếu bạn cảm thấy đủ can đảm, hãy yêu cầu xem qua báo cáo lưu chuyển tiền tệ của họ và thực hiện phân tích dòng tiền.

Để đảm bảo kỳ vọng của bạn, hãy trừ đi 10-15% để tính cho các biến thể hoặc thiếu hụt tiềm năng.

Chi tiêu quá sớm

Một cách để tránh chi tiêu quá nhiều là lập một kế hoạch kinh doanh, trong đó bạn vạch ra những cột mốc quan trọng mà bạn nên đạt được trước khi thực hiện một số khoản đầu tư nhất định. Bạn cũng có thể tạo ngân sách cho mỗi cái. Việc mua hàng của bạn tăng đột biến theo thời gian sẽ tạo cơ hội cho doanh nghiệp của bạn “chữa lành” khi bạn chi tiêu và tăng trưởng dòng tiền với tốc độ lành mạnh.

Tích lũy quá nhiều khoản phải thu quá hạn

Bán hàng thật thú vị, nhưng sự hào hứng đó có thể nhanh chóng giảm đi khi khách hàng không thanh toán đúng hạn. Theo dõi các khách hàng mới và doanh số bán hàng là một điều tốt, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn cũng đang theo dõi các khoản phải thu chưa thanh toán đang làm tăng dòng tiền của bạn.

Thường xuyên theo dõi hóa đơn, gửi nhắc nhở, thực hiện các hình phạt và áp dụng các biện pháp nghiêm ngặt để thu tiền thanh toán đúng hạn. Bởi vì các khoản phải thu quá hạn là sự khởi đầu cho một sự trượt dốc của các vấn đề về dòng tiền.

Không sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ để dự đoán ngân sách của bạn

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn có lẽ là công cụ mạnh mẽ nhất mà bạn có trong kho vũ khí của mình.

Nó đặc biệt vô giá khi giúp bạn lập kế hoạch và chuẩn bị cho dòng tiền tăng đột biến và thất bại.

Ví dụ: nếu không có sự trợ giúp của báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bạn có thể thấy mình mất cảnh giác bởi sự sụt giảm kinh doanh theo mùa. Và nếu bạn chậm trễ trong việc thanh toán vì điều đó, bạn có thể gây ra thiệt hại không chỉ cho danh tiếng và các mối quan hệ mà còn cho vị thế tín dụng và tài chính của bạn.