Mọi lãnh đạo bán hàng đều muốn thấy đại diện của mình ‘đa luồng’. Dưới đây là năm mẹo về cách gửi cho người phụ trách giao dịch của bạn một tin nhắn mà họ sẽ chuyển tiếp — chứ không phải xóa.
Bạn vừa hoàn thành một bản demo đáng kinh ngạc. Dòng chảy của bạn thật hoàn hảo. Cuộc trò chuyện, hấp dẫn. Liên hệ của bạn, vui mừng. Bạn chắc chắn rằng thỏa thuận này sẽ kết thúc.
Nhưng sau đó nó xì hơi. Bạn không thể gọi lại cho họ để theo dõi. Một tuần, rồi hai tuần trôi qua mà không có hồi âm. Đưa cái gì? Làm thế nào mà một thỏa thuận bắt đầu như một điều chắc chắn lại kết thúc với tình trạng ‘Đóng cửa bị mất’?
Vấn đề là, vấn đề lớn nhất của khách hàng tiềm năng không phải là vấn đề lớn nhất của sếp họ. Và nó chắc chắn không phải của công ty họ. Đây chính là lúc nghệ thuật “email có thể chuyển tiếp” phát huy tác dụng. Nó gắn kết lợi ích của mọi người lại với nhau trong một câu chuyện duy nhất để giúp thỏa thuận trong mơ của bạn tiếp tục tiến triển.
Tại sao email có thể chuyển tiếp là thành phần chính trong các giao dịch đã chốt
Nếu bạn đang nỗ lực hoàn tất bất kỳ loại giao dịch phức tạp nào, thì việc đó luôn được thực hiện theo hai giai đoạn khác nhau:
Đầu tiên, hãy đóng tướng của bạn. Ở giai đoạn này, khách hàng tiềm năng của bạn sẽ trở thành nhà vô địch. Họ thấy “sản phẩm có vấn đề” phù hợp và tin rằng bạn có thể giúp họ chuyển từ một vấn đề nhất định sang giải quyết vấn đề. Giờ đây, họ sẵn sàng dùng ảnh hưởng của mình để giúp bạn hoàn tất giao dịch.
Thứ hai, bán với nhà vô địch của bạn để chốt hợp đồng. Ở cấp độ này, bạn đang cung cấp cho nhà vô địch của mình thông điệp và tài liệu mà họ cần để “đa luồng”. Đa luồng là khi nhiều người liên hệ phía người mua tham gia vào giao dịch của bạn. Đó là điều quan trọng, vì số lượng người mua trong lần gặp thứ hai sẽ tăng gấp ba lần số lượng giao dịch thắng cuộc .
Một email “có thể chuyển tiếp” rõ ràng và hấp dẫn là cách bạn thu hẹp khoảng cách giữa các giai đoạn này. Đó là chìa khóa cho đa luồng, theo dõi các giao dịch phức tạp và là kỹ năng mà tất cả các giám đốc điều hành tài khoản có hiệu suất cao phải thành thạo.
Cách thu hút sự chú ý của giám đốc điều hành chỉ bằng 100 từ
Hãy bắt đầu với một ví dụ. Giả sử tôi là nhân viên kinh doanh bán phần mềm cho nhóm tiếp thị. Phần mềm của chúng tôi giúp tạo ra các khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn bằng cách nghiên cứu và viết nội dung SEO. Dưới đây, tôi viết thư cho khách hàng tiềm năng của mình, Morgan, giám đốc tiếp thị của một công ty khởi nghiệp có tốc độ tăng trưởng cao. Cô ấy đã liên hệ để xem công cụ từ khóa của chúng tôi, hy vọng nó sẽ thu gọn một số quy trình làm việc của cô ấy đồng thời tiết kiệm thời gian phát triển các bản nháp thô.
Sau cuộc gọi đầu tiên của chúng tôi, đây là những gì tôi sẽ viết.
Kính gửi: Prospect@bigcompany.com
Chủ đề: Kế hoạch nội dung
Morgan, cảm ơn một lần nữa vì cuộc trò chuyện vui vẻ trước đó.
Bạn đã chia sẻ một số điểm cực kỳ thú vị – đây là bản tóm tắt trước khi chúng ta trò chuyện vào thứ Sáu:
1. Nhóm của bạn (đặc biệt là John) đang nỗ lực đưa CAC xuống dưới 5 nghìn đô la.
2. Mục tiêu là ‘tăng trưởng hiệu quả về vốn’ trước ngày 31/12, trước Series B.
3. Tôi gần như có thể đọc được thông cáo báo chí: Sequoia dẫn đầu vòng Series B trị giá 100 triệu đô la nhờ tăng trưởng hiệu quả về vốn.
4. Để biến điều đó thành hiện thực, bạn phải tăng cường nội dung SEO lên gấp 10 lần…nhưng cả nhóm cảm thấy căng thẳng và không biết phải làm thế nào để tiến về phía trước.
Tôi đã xây dựng một danh sách ngắn các cách có thể thực hiện được để cùng nhau xem xét.
Đoán John cũng có thể muốn cân nhắc?
Chờ giây lát. Các liên kết nghiên cứu điển hình ở đâu? Bộ sản phẩm và bản ghi demo? Không còn nghi ngờ gì nữa, luôn có thời gian và địa điểm để chia sẻ loại nội dung này. Nhưng điều đó sẽ không tạo ra sự thu hút đủ thú vị đối với những mối liên hệ cấp cao.
Thay vào đó, khuôn khổ này được thiết kế để thu hút sự chú ý của ngay cả những nhà điều hành thiếu thời gian nhất chỉ bằng 100 từ.
Khung cho email có thể chuyển tiếp
Hãy chia nhỏ email này thành khuôn khổ của nó và giải thích nguyên tắc đằng sau mỗi điểm.
Chủ đề: Đọc giống như danh sách việc cần làm của họ.
Xin chào <Tên>,
1. Mở đầu bằng một mục tiêu lớn, toàn công ty, có ảnh hưởng đến mọi người.
2. Chèn cụm từ kích hoạt quen thuộc với khả năng lãnh đạo của khách hàng tiềm năng.
3. Sử dụng ngôn ngữ hình ảnh để chia sẻ về tương lai và khơi dậy cảm xúc.
4. Xây dựng sự căng thẳng. Đề xuất tương lai này có thể không xảy ra.
5. Điều chỉnh yêu cầu của bạn phù hợp với công việc của người quyết định.
– Tên đại diện
1. NGHĨ LỚN. THỰC SỰ LỚN.
Mở đầu bằng một mục tiêu lớn, toàn công ty, có ảnh hưởng đến tất cả mọi người. Các nhà điều hành và nhân viên chủ chốt nghĩ lớn hơn nhiều so với các cộng sự, người quản lý và thậm chí cả nhân viên cấp giám đốc. Trong ví dụ này, người quản lý Morgan tập trung vào quy trình tạo nội dung của mình, nhưng CMO của cô ấy có thể tập trung vào mục tiêu rộng hơn — như giảm CAC (chi phí để có được khách hàng).
Để tạo sự thu hút hấp dẫn trong email của bạn, hãy tìm hiểu kỹ vấn đề đầu tiên bạn tìm thấy trong các cuộc trò chuyện khám phá của mình. Hãy tiếp tục đào sâu cho đến khi bạn phát hiện ra hậu quả thực sự của vấn đề , điều này thường gắn liền với một sáng kiến mang tính chiến lược trên toàn công ty.
Hãy nhớ rằng, một email duy nhất được gửi bởi một chức danh cấp cao ủng hộ (hoặc phản đối) giao dịch của bạn có thể là yếu tố quyết định. Hãy tạo ra thông điệp của bạn để gây được tiếng vang ở mức cao nhất và sớm nhận được sự ủng hộ từ các tựa game quan trọng.
2. SỬ DỤNG CỤM TỪ KÍCH HOẠT NỘI BỘ.
Chèn cụm từ kích hoạt quen thuộc với khả năng lãnh đạo của khách hàng tiềm năng. Hãy chú ý đến những từ chính xác mà người mua sử dụng trong cuộc gọi của bạn. Sau đó, lặp lại những từ và cụm từ đó trong các email có thể chuyển tiếp của bạn. Ý tưởng là đóng khung thông điệp của bạn xung quanh một câu chuyện mà ban lãnh đạo của họ đã tin tưởng – hoặc tự tạo ra.
Mỗi công ty nói một phương ngữ hơi khác nhau của Corporatese. Nó được định hình bằng cách các giám đốc điều hành nói về mục tiêu của họ với hội đồng quản trị và với các lãnh đạo đơn vị kinh doanh của họ. Phản ánh điều này cho họ thấy rằng bạn biết họ và phù hợp với mục tiêu của họ.
Ngoài ra, bạn muốn làm cho việc chuyển tiếp tin nhắn của mình đi khắp nơi trở nên dễ dàng đến không ngờ mà không buộc nhà vô địch của bạn phải viết lại hoặc dịch biệt ngữ của bạn sang biệt ngữ của họ.
3. VẼ CHO HỌ MỘT BỨC TRANH CHỮ.
Sử dụng ngôn ngữ hình ảnh để chia sẻ về tương lai và khuấy động cảm xúc. Sự lựa chọn ngôn ngữ của bạn sẽ giúp ban lãnh đạo của người ủng hộ bạn nhìn thấy và bước vào một tương lai rõ ràng (mà bạn có thể giúp tạo ra), đồng thời cảm nhận được cảm xúc mạnh mẽ vốn là một phần của tương lai đó.
Ý tưởng là sự thật truyền đạt thông tin, nhưng cảm xúc lại tạo ra ảnh hưởng. Hãy xem xét điều này: Sau khi thị trường chứng khoán sụt giảm, các tỷ phú quyên góp cho từ thiện ít hơn nhiều. Tại sao? Bởi vì họ cảm thấy nghèo hơn. Họ vẫn có nhiều tiền hơn mức họ có thể chi tiêu, nhưng cảm xúc mới là thứ quyết định hành động của họ.
Vì vậy, trong ví dụ trên, một thông cáo báo chí có thể sẽ dễ dàng hình dung và cảm nhận đối với một giám đốc tiếp thị. Hơn nữa, CMO nào lại không muốn dòng tiêu đề đó viết về họ?
4. TẠO CĂNG THẲNG BẰNG CÁCH ÁM CHỈ SỰ KHÔNG CHẮC CHẮN.
Xây dựng sự căng thẳng. Đề xuất tương lai này có thể không xảy ra. Mọi câu chuyện hay đều được xây dựng trên sự căng thẳng. Không căng thẳng, không kịch tính. Và không có kịch tính, không có thỏa thuận. Vì vậy, bạn cần đưa ra khả năng lớn là mục tiêu lớn mà bạn vừa đề cập đang bị đe dọa.
Nếu có một mối đe dọa thực sự đối với tương lai tươi sáng mà một giám đốc điều hành vừa hình dung, nhiều khả năng họ sẽ đích thân tham gia vào thương vụ của bạn. Đây là chìa khóa để kết nối giai đoạn đầu tiên và thứ hai trong giao dịch của bạn mà chúng tôi đã đề cập trước đó.
Các vấn đề chức năng như “tinh giản hóa quá trình sản xuất nội dung” có thể được người quản lý tiếp thị xử lý. Nhưng chính vấn đề đó, được chia sẻ trong bối cảnh CAC cao ngất ngưởng khiến các nhà đầu tư cau mày, lại trở thành vấn đề điều hành.
5. CHỈ YÊU CẦU HỌ LÀM NHỮNG GÌ HỌ SẼ LÀM.
Căn chỉnh yêu cầu của bạn với công việc của người quyết định. Yêu cầu một cái gì đó họ đã định đưa ra. Đây là một ví dụ: Hãy xem ba email nội bộ gần đây nhất mà bạn nhận được. Bây giờ, hãy so sánh chúng với email bán hàng của bạn. Mỗi email kết thúc như thế nào?
Nói chung, email bán hàng yêu cầu thời gian. “Cuộc gọi 30 phút vào thứ Năm tuần tới sẽ diễn ra như thế nào?” Các email nội bộ có nhiều khả năng đề cập đến yêu cầu phản hồi hoặc thêm mục thảo luận vào cuộc họp hiện có – cuộc họp trực tiếp hàng tuần, cuộc họp thường trực của đơn vị kinh doanh, v.v.
Đây là cách email trên đóng lại. Nó đề cập đến những gì “John” thường làm – hướng dẫn một cuộc trò chuyện quan trọng với những phản hồi quan trọng – trong cuộc gọi sắp tới.
Ở đó bạn có nó. Một khung dành cho các email có thể chuyển tiếp sẽ giúp bạn bắt đầu thực hiện đa luồng. Bây giờ, trước khi bạn đóng bài viết này, tôi cá là bạn đang nghĩ, “Có vẻ như framework này phải làm rất nhiều việc.” Bạn cũng không sai. Việc soạn thảo các email có thể chuyển tiếp đòi hỏi phải có thêm thời gian và sự chu đáo. Nhưng sau khi viết vài dòng đầu tiên, nó sẽ trở nên nhanh hơn và dễ dàng hơn. Hơn nữa, bạn sẽ thấy thời gian và sự chu đáo của mình được đền đáp xứng đáng. Bạn sẽ bắt đầu đa luồng. Bạn sẽ gửi ít email “đăng ký” hơn và bạn sẽ chuyển nhiều giao dịch hơn vào cột “Đã chốt thành công”.
