Mỗi doanh nghiệp đều có bản sắc riêng và đó là lý do tại sao không một hệ thống ERP nào “hoàn hảo nhất”. Thế nhưng, chắc chắn sẽ có một hệ thống phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn. Hãy cuộn xuống để tìm hiểu năm điều này trước khi bắt tay với ERP nhé.
1. ERP Là Gì & Nó Hoạt Động Như Thế Nào
Trước khi sử dụng ERP, bạn nên biết nó là gì và nó được viết tắt từ cụm từ nào. Là từ viết tắt trong tiếng Anh của “Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp”, ERP là một nền tảng tập trung hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty, gồm tài chính và nhân sự (HR), với các quy trình hoạt động khác, chẳng hạn như bán hàng, sản xuất, marketing,… Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tất cả hoạt động này trên cùng một cơ sở dữ liệu là doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực giữa các phân hệ để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Nếu bạn kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ và bán buôn, ERP sẽ giúp bạn chốt giao dịch sớm nhất có thể và duy trì mối quan hệ bền chặt với khách hàng. Nếu doanh nghiệp bạn thuộc lĩnh vực tài chính, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu và kiểm tra chéo để chốt sổ nhanh chóng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, ERP tập trung công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), hệ thống điều hành sản xuất (MES), quản lý vòng đời sản phẩm (PLM), kiểm soát chất lượng và bảo trì cho bạn. Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, ERP đáp ứng tất cả những điều trên.
Để triển khai một hệ thống ERP, sau đây là năm giai đoạn bạn cần trải qua và thời gian được đề xuất cho từng giai đoạn.
- Phân tích ROI: Quá trình này mất khoảng 3-50 ngày và sẽ chiếm 10% thời gian triển khai của bạn. Trong giai đoạn Lợi tức đầu tư (ROI), bạn nên có kế hoạch và ngân sách chính xác, đồng thời chuẩn bị đào tạo nhân viên về những thay đổi sắp tới.
- Khởi động dự án: Bạn cũng nên dành khoảng 5% thời gian cho giai đoạn này. Trong thời gian đó, bạn nên hoàn thiện kế hoạch dự án, đồng thời giới thiệu cho nhân viên làm quen với hệ thống mới.
- Triển khai: Đây là giai đoạn mà bạn sẽ dành khoảng 80% thời gian để cấu hình hệ thống, di chuyển dữ liệu, tiến hành các phát triển cụ thể, xác thực và đào tạo nhân viên—Dù có phức tạp đến đâu, dự án phải liên tục tiến về phía trước.
- Go-live: Bạn đã đến đích! Đây là nơi bạn dành 5% thời gian còn lại. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm thử cơ sở dữ liệu của mình và đào tạo nhân viên bài bản. Đừng để những sự cố ngoài ý muốn làm bạn nản lòng vì…
- Triển khai lần hai: Sau vài tháng, trưởng dự án của bạn sẽ cần xem xét những bước phát triển còn lại chưa được triển khai trong Giai đoạn 1. Đây là lúc bạn khắc phục chúng và có thể bắt đầu lập kế hoạch phát triển các tùy chỉnh khác theo nhu cầu.
Và có ba tuỳ chọn lưu trữ.
Lưu trữ đám mây: ERP đám mây có nghĩa là cơ sở dữ liệu của bạn chạy trên máy chủ của bên thứ ba. Bạn có thể dễ dàng kết nối với cơ sở dữ liệu của mình mọi lúc, mọi nơi qua mạng internet. Phí sử dụng thường có khả năng sẽ được định giá theo từng gói đăng ký, giúp ERP đám mây trở thành lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ quan tâm đến chuyển đổi số để tận dụng tối đa dịch vụ với chi phí thấp.
On-premise (Tại chỗ): Việc lưu trữ cơ sở dữ liệu trên các máy chủ riêng giúp bạn tối đa hoá tính linh hoạt trên cơ sở hạ tầng, quản lý dữ liệu, tùy chỉnh và bảo mật. Tùy chọn lưu trữ này thường được đề xuất cho những doanh nghiệp có bộ phận IT nội bộ hoặc có kiến thức kỹ thuật cao. Hạn chế của tùy chọn lưu trữ này nằm ở khả năng truy cập, vì nhân viên ngoài cơ sở lưu trữ sẽ phải truy cập cơ sở dữ liệu của công ty qua VPN.
Kết hợp: ERP kết hợp là sự kết hợp của cả hai tuỳ chọn lưu trữ trên. Nó lưu trữ một phần hoạt động kinh doanh trên máy chủ riêng và phần còn lại trên đám mây tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Một lưu ý quan trọng ở đây là đảm bảo cho hệ thống ngoài của bạn được liên kết với hệ thống on-premise để có được luồng dữ liệu liền mạch.
ERP hai tầng là một ví dụ về lưu trữ kết hợp, khi đó doanh nghiệp lưu trữ một hệ thống ERP trên máy chủ riêng dành cho các hoạt động cốt lõi tại trụ sở chính đòi hỏi mức độ bảo mật cao, chẳng hạn như tài chính. Nó kết nối hệ thống với một ERP khác để quản lý những hoạt động bổ trợ, chẳng hạn như bán hàng và marketing, tại các văn phòng địa phương.
2. Vì Sao Tôi Nên Quản Lý Doanh Nghiệp Bằng ERP
ERP hợp nhất tất cả hoạt động kinh doanh trên một nền tảng, từ đó tập trung hoá dữ liệu và mang lại vô số lợi ích mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được. Và sau đây là một số ví dụ:
Phối hợp Hiệu quả
Odoo giúp đơn giản hoá các quy trình kinh doanh phức tạp. Nếu bạn muốn đạt kết quả nhanh chóng, Odoo sẽ không làm bạn thất vọng.
Sự phát triển của doanh nghiệp bạn có thể đi kèm với thách thức trong việc truyền tải thông tin. Và thách thức này lại tiềm ẩn nhiều vấn đề hơn, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ chậm trễ và dư thừa khối lượng công việc, cùng một số vấn đề khác.
Một hệ thống ERP tốt phải đảm bảo dữ liệu rõ ràng, cho phép truy xuất nguồn gốc công việc và dự án, cũng như cung cấp một nền tảng liên lạc tập trung để mọi bộ phận đều nắm bắt thông tin như nhau trong khi chuyển giao dự án qua lại giữa các bộ phận một cách liền mạch. Hơn nữa, hệ thống này thường có các tính năng tự động hóa để tạo đơn bán hàng (SO), đơn mua hàng (PO) và các tài liệu đòi hỏi được thực hiện bằng nhiều thao tác thu thập và nhập dữ liệu thủ công.
Đọc câu chuyện thành công của Alumi Group:
Giải Pháp Odoo Có Thể Sử Dụng Ngay Giúp Alumi Nâng Hiệu Quả Đơn Hàng Sản Xuất Thêm 40%
Năng suất
Nền tảng tài chính tự động trong hệ thống ERP đã tăng cường hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, giúp giảm nguy cơ sai sót và cải thiện toàn bộ mảng quản trị tài chính của chúng tôi.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa khái niệm hiệu suất và năng suất. Trong khi hiệu suất có nghĩa là hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng nhất có thể thì năng suất lại hướng đến gia tăng hiệu quả công việc để tạo ra tác động đáng kể hơn.
Chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực là một phương án thường thấy trong thế giới ERP để mang đến hiệu quả cao hơn. Ví dụ như chuyên viên sales tạo một đơn bán hàng (SO) và tất cả thông tin trong đó sẽ được chia sẻ trên các phân hệ CRM, tài chính, sản xuất & tồn kho để thông báo cho các bộ phận tương ứng về nhiệm vụ của họ trong cùng một đơn hàng đó. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trao đổi qua lại, cải thiện việc phân bổ nguồn lực để tạo ra nhiều cơ hội bán hàng hơn.
Đọc câu chuyện thành công của The Food Bank Singapore:
Food Bank Singapore Khởi động Cuộc Cách Mạng Chấm Dứt Mất An Ninh Lương Thực Cùng Odoo
Phương thức Làm việc Linh hoạt
Chúng tôi rất vui mừng khi Odoo đã ở đó vào tháng 2 năm 2020, vì tính năng Thương mại Điện tử của họ là chìa khóa thành công chính của chúng tôi trong đại dịch Covid 19.
Khi thế giới dần phục hồi sau đại dịch, hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng phương thức làm việc hybrid/từ xa.
Quản lý doanh nghiệp bằng ERP là điều cần thiết để bạn có thể chuyển đổi suôn sẻ sang trạng thái bình thường mới này, vì ERP cho phép nhân viên truy cập vào cổng thông tin công ty mọi lúc, mọi nơi với WiFi. Điều này không chỉ thúc đẩy sự phối hợp liền mạch giữa các bộ phận từ những khu vực địa lý khác nhau để loại bỏ một trở ngại trong quá trình bước ra thế giới mà còn thúc đẩy văn hóa làm việc bền vững và lành mạnh hơn trong doanh nghiệp. Phương thức làm việc linh hoạt mang đến hai lợi ích: Người sử dụng lao động tiết kiệm khoảng 11.000 USD cho mỗi nhân viên trong khi nhân viên có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, theo 71% nhân viên làm việc từ xa trong cuộc khảo sát này của Forbes.
Đọc câu chuyện thành công của Fayendra:
Fayendra Thành Công Bất Chấp Đại Dịch
Tối ưu hóa Ngân sách
Giải pháp tích hợp của Odoo đã hợp nhất các quy trình khác nhau, nên chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi các đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và lập hóa đơn trên một nền tảng tập trung.
Dựa vào những điều trên, không có gì là khó hiểu khi việc sử dụng ERP trong kinh doanh lại đồng nghĩa với tối ưu hóa ngân sách.
Với sự trợ giúp của công nghệ, doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng doanh thu ngay cả khi số lượng nhân viên không thay đổi. Nhân viên của bạn có thể tập trung vào các chiến lược bán hàng chuyên sâu nhằm tăng số lượng và chất lượng khách hàng, trong khi hệ thống ERP sẽ hỗ trợ xử lý tất cả nhiệm vụ thông thường và tính toán để tìm kiếm deal “hời” nhất nhằm giảm giá thành sản phẩm của bạn.
Đọc câu chuyện thành công của Al Waqia:
Tăng Năng Suất: Al Waqia Giảm 10% Chi Phí Nhờ Odoo
3. Cách Chọn Hệ Thống ERP
Chuyển đổi số là một bước chuyển mình lớn trong kinh doanh và bạn có thể sẽ bị choáng ngợp khi quyết định lựa chọn một trong vô số hệ thống ERP trên thị trường. Quy mô công ty, tính chất kinh doanh và nhu cầu của bạn là ba yếu tố bạn nên đặt lên bàn cân khi chọn ERP, và sau đây là lý do.
Quy mô Công ty
Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), bạn nên tập trung vào khả năng nhân rộng và hiệu quả chi phí của ERP vì doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có đội ngũ IT và kỹ thuật riêng.
Một hệ thống ERP lý tưởng dành cho SME phải đảm bảo tính trực quan và cho phép người dùng triển khai cũng như bắt đầu quản lý công việc của họ trên hệ thống mà không cần đào tạo nâng cao. Về mặt cơ sở hạ tầng, hệ thống phải có sẵn tất cả phân hệ thiết yếu để giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm những việc thủ công.
Đây cũng là lý do tại sao các SME có xu hướng sử dụng ERP đám mây. Họ trả phí đăng ký định kỳ để truy cập tất cả phân hệ trong khi chỉ cần dành ít nguồn lực cho việc phát triển và triển khai. Điều này cho phép họ hưởng lợi từ tính linh hoạt và khả năng nhân rộng tối đa với chi phí trả trước thấp hơn.
Đối với những doanh nghiệp lớn và các tập đoàn đa quốc gia (MNC), đây sẽ là một câu chuyện khác.
Hệ thống quản lý phải cung cấp một kiến trúc mạnh mẽ để hỗ trợ các doanh nghiệp này xử lý lượng dữ liệu lớn cùng những hoạt động phức tạp hơn. Một yếu tố khác cần cân nhắc là khả năng tùy chỉnh. Các công ty lớn với nhiều nguồn lực và đội ngũ IT nội bộ thường có khả năng tùy chỉnh các tính năng trên ERP của họ cao hơn, nên hãy tìm một hệ thống dễ tùy chỉnh!
Về mặt lưu trữ, một số công ty lớn còn mạnh tay hơn khi tuỳ chỉnh phần mềm quản trị doanh nghiệp từ đầu bằng nguồn lực sẵn có của họ. Các doanh nghiệp khác có thể chọn phương án kết hợp: quản lý hoạt động cốt lõi trên máy chủ riêng để tối đa hoá tính bảo mật và tìm đến các giải pháp địa phương khác để xử lý những hoạt động còn lại.
Ngành Kinh doanh
Tất nhiên, tính chất kinh doanh của doanh nghiệp cũng đóng một vai trò quan trọng khi lựa chọn ERP.
Bạn nên chọn ERP theo ngành có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu bằng một số quy trình làm việc phổ biến nhất của bạn đã được cấu hình sẵn dựa trên các phương pháp tối ưu nhất trong ngành, đồng thời đảm bảo khả năng tuân thủ quy định. Ví dụ: nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất, hãy tìm một hệ thống có các phân hệ kiểm soát chất lượng, lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho.
Việc tích hợp với một số nhà cung cấp dịch vụ mà bạn thường sử dụng nhất cũng là một yếu tố tuyệt vời giúp xác định liệu hệ thống ERP đó có phù hợp với doanh nghiệp bạn hay không. Giả sử bạn là một doanh nghiệp bán lẻ online; thì việc tích hợp phân hệ Thương mại Điện tử với các cổng thanh toán và đơn vị vận chuyển phổ biến là điều cần thiết.
Nhu cầu Kinh doanh
Trước khi triển khai hệ thống, bạn cũng nên đánh giá toàn diện hoạt động kinh doanh của mình để xác định và ưu tiên các chức năng chính mà bạn cần.
Nếu việc chuyển sang phương thức làm việc hybrid là lý do bạn chuyển đổi số cách quản lý doanh nghiệp của mình, thì hệ thống ERP nên cung cấp các ứng dụng năng suất nhóm để tạo điều kiện trao đổi thông tin tốt hơn và quản lý dự án liền mạch hơn.
Bạn cũng nên cân nhắc đà tăng trưởng kinh doanh khi chọn ERP. Hãy xác định xem nền tảng đó có cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc, trang chủ và báo cáo khi doanh nghiệp bạn phát triển hay không.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là hãy nghiên cứu mức độ uy tín của các hệ thống mà bạn đang nhắm tới trong phạm vi ngành của bạn và chọn một hệ thống vừa có tên tuổi trong thế giới ERP vừa có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Điều này sẽ giúp bạn tránh rắc rối trong tương lai nhờ tích hợp suôn sẻ cùng với dịch vụ hỗ trợ hậu mãi về kỹ thuật và chức năng trọn vẹn.
4. Tôi Nên Đầu Tư Bao Nhiêu Tiền & Thời Gian
Thời gian và tiền bạc là hai thứ bạn sẽ đầu tư. Vậy nên, hãy đảm bảo rằng bạn đang đầu tư hai tài sản quý giá nhất của mình vào thứ xứng đáng, vì việc triển khai ERP từ đầu cho doanh nghiệp của bạn có thể tốn kém và đầy thử thách.
Xin nhắc lại, thời gian và vốn đầu tư sẽ thay đổi tùy theo quy mô công ty, yêu cầu dự án, các tùy chỉnh và nhu cầu kinh doanh riêng biệt khác. Đối với các SME, quá trình triển khai có thể mất ít nhất hai tháng hoặc tối đa một năm; các MNC cũng cần ít nhất vài tháng hoặc hơn một năm cho đến khi hoàn thành.
Đó là lý do bạn nên lập kế hoạch ngân sách trước với bộ phận tài chính của mình. Sau đây là các mục tiêu cần thiết đạt được trong phạm vi ngân sách và khung thời gian triển khai đề xuất từ nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo dự án thành công.
Quản lý chuyển đổi
- Nhân viên của tôi có được đào tạo đầy đủ để vận hành hệ thống không?
- Nhân viên của tôi có hiểu sự cần thiết của dự án này và lợi ích mà nó sẽ mang lại không?
- Quản lý dự án của tôi có tích cực khuyến khích chuyển đổi này và loại bỏ các rào cản không?
Hoàn thành dự án
- Công ty của tôi có hỗ trợ nội bộ đầy đủ sau go-live không?
- Hệ thống mới có đáp ứng được yêu cầu dự án của tôi không?
- Nó có cải thiện hiệu suất quy trình làm việc của tôi và giảm các thao tác thủ công không?
5. Tôi Có Thể Mong Đợi Điều Gì
Vì ERP sẽ liên tục được cải thiện, nên hành trình của bạn còn tiến xa hơn nữa. Và sau khi đội ngũ nhân viên của bạn đã quen làm việc trên hệ thống mới, thì chắc chắn rằng một hệ thống ERP phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài.
Tăng trưởng Kinh doanh
Có nhiều cách để bạn đo lường mức độ tăng trưởng kinh doanh: doanh thu được tạo ra, số lượng lead và năng suất làm việc, và hơn thế nữa. Với các quy trình hiện được tự động hóa và hợp lý hóa, bạn sẽ thấy doanh nghiệp mình phát triển trên khía cạnh thời gian hoàn thành dự án và số lượng lead nhận được.
Ban quản lý cấp cao cũng có thể sử dụng quyền truy cập vào dữ liệu doanh nghiệp theo thời gian thực cùng với nhiều báo cáo khác nhau mà hệ thống đã được nâng cấp của bạn tự động tạo ra để đề xuất về các quyết định kinh doanh kịp thời và cấp bách hơn.
Nhân rộng & Tuỳ chỉnh
Nếu bạn đã đạt mục đích ban đầu và đang thấy được sự tăng trưởng ổn định, thì đã đến lúc khám phá nhiều cơ hội hơn để tối ưu hóa việc sử dụng hệ thống ERP của mình.
Hệ thống ERP sẽ phát triển cùng với bạn để hình thành mối quan hệ đối tác liên tục. Với cơ sở hạ tầng linh hoạt và có thể nhân rộng, hệ thống mới sẽ cung cấp các bản nâng cấp phiên bản và sản phẩm định kỳ, các tích hợp mới với nhà cung cấp giải pháp, các tính năng riêng cho khu vực, và khả năng tùy chỉnh để hỗ trợ một cơ sở dữ liệu đang phát triển với các hoạt động mượt mà hơn, luồng dữ liệu và những chức năng nâng cao hơn.
Bạn sẽ đạt được vô số lợi ích khi sở hữu một hệ thống hoàn thiện nhất quán. Bạn sẽ có khả năng đáp ứng được các nhu cầu ngày càng tăng của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể lấy cảm hứng và khám phá những cách mới để mở rộng phạm vi kinh doanh thông qua các tính năng và tích hợp mới mà hệ thống giới thiệu cho bạn.
Công nghệ Mới
Điều quan trọng nữa là hệ thống ERP của bạn phải bắt kịp nhịp độ của thế giới công nghệ và thường xuyên áp dụng công nghệ mới, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML) và Internet vạn vật (IoT), vào các dịch vụ của họ để hỗ trợ doanh nghiệp bạn một cách bền vững.
Những công nghệ mới này có thể giúp hệ thống ERP nâng cao khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn hơn trong cùng một khoảng thời gian, đồng thời đưa ra đề xuất chính xác hơn để giúp bạn có quyết định kinh doanh tốt nhất.
Hơn nữa, công nghệ mới mang lại trải nghiệm người dùng (UX) tối ưu hơn cho nhân viên của bạn. Từ đó giúp tăng năng suất và tạo ra hành trình khách hàng hiệu quả hơn–yếu tố hình thành sự khác biệt của bạn so với đối thủ cạnh tranh.
Cho dù bạn đang tiến hành chuyển đổi số doanh nghiệp hay đang tìm cách chuyển sang một hệ thống ERP khác, thì việc ra quyết định đều không hề dễ dàng. Hãy đặt lịch demo và trò chuyện với Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh của Odoo để được phân tích chuyên sâu về những điều tốt nhất cho doanh nghiệp bạn nhé.