Cách giữ cho các cuộc họp video qua phần mềm Zoom an toàn và bảo mật

Sử dụng ứng dụng hội nghị truyền hình Zoom có ​​an toàn không? Có – nếu bạn biết cách thiết lập nó đúng cách.

Đầu tiên, một số nền tảng. Như bạn có thể biết, mức độ phổ biến của Zoom đã tăng vọt trong vài tháng qua khi những người mắc kẹt ở nhà sử dụng phiên bản miễn phí của nó để giữ liên lạc với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp. Nhưng trong khi Zoom đã bao gồm một số phương pháp có thể được sử dụng để bảo vệ cuộc họp , những tính năng đó có thể khó tìm thấy, đặc biệt nếu bạn chưa sử dụng ứng dụng này trước đây. Do đó, các cuộc họp bắt đầu bị gián đoạn bởi những kẻ xâm nhập không mong muốn cố tình gây gián đoạn, thường là theo những cách cực kỳ khó chịu .

Không có gì ngạc nhiên khi điều này dẫn đến một phản ứng dữ dội đáng kể, phần lớn liên quan đến việc thiếu bảo mật cho người dùng . Đáp lại, công ty đã áp dụng các biện pháp an ninh bổ sung. Ví dụ: nó tự động kích hoạt các phòng chờ ảo và mật khẩu cho các tài khoản ở các cấp miễn phí và trả phí thấp nhất.

Việc phải xử lý mật khẩu và phòng chờ ảo có thể khiến giao diện kém thân thiện hơn một chút, nhưng điều đó cũng có nghĩa là ít có khả năng một người nào đó mà bạn không biết sẽ xuất hiện cùng gia đình bạn. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Zoom miễn phí, đây là một số cách để giữ an toàn cho các cuộc họp của bạn.

SỬ DỤNG MỘT ID CUỘC HỌP VÀ MẬT KHẨU DUY NHẤT

Zoom hiện đang tự động thêm mật khẩu vào tài khoản và những mật khẩu đó có thể được nhúng vào liên kết đến phòng cá nhân của mọi người. Ví dụ: nếu bạn truy cập hồ sơ Zoom và tìm kiếm liên kết “cuộc họp tức thì”, bạn sẽ thấy nó chứa cả ID cuộc họp cá nhân của bạn và ngay sau đó là mật khẩu cho cuộc họp. Bất kỳ ai mà bạn gửi liên kết đó đến sẽ có thể truy cập ngay vào cuộc họp của bạn mà không cần phải đăng mật khẩu riêng. Tất nhiên, việc đăng công khai liên kết đó sẽ phủ nhận mọi bảo mật mà mật khẩu có thể đã cung cấp.

Vì vậy, nếu bạn đang tạo một cuộc họp cho nhiều hơn một vài người bạn, có lẽ bạn không nên sử dụng ID cuộc họp thông thường của mình và thay vào đó hãy tạo một mật khẩu riêng. Để làm điều đó bằng giao diện web:

• Từ trang Thu phóng chính, nhấp vào “Tài khoản của tôi” ở góc trên bên phải, sau đó nhấp vào “Lên lịch cuộc họp”
• Nếu muốn, bạn có thể nhập chủ đề và mô tả cuộc họp. Ghi ngày, giờ và thời lượng cuộc họp của bạn. (Nếu bạn đang sử dụng gói miễn phí, bạn có 40 phút.)
• Tìm “ID cuộc họp” và chọn “Tạo tự động”. Điều này sẽ tạo một ID duy nhất cho cuộc họp đó thay vì sử dụng ID cuộc họp thông thường của bạn.
• Đảm bảo rằng “Yêu cầu mật khẩu” được chọn. Thu phóng sẽ tạo một mật khẩu ngẫu nhiên, nhưng bạn cũng có thể tạo mật khẩu của riêng mình.

• Dưới đó, hãy đảm bảo rằng “Bật phòng chờ” được chọn (và bạn không nên chọn “Bật tham gia trước máy chủ” vì điều đó sẽ cho phép người tham gia đi vào cuộc họp trước khi bạn thực hiện).
• Nhấp vào “Lưu”
• Bạn sẽ được đưa đến trang cuộc họp, nơi bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn cho cuộc họp đó. Giữa chừng, bạn có thể nhấp vào “Sao chép lời mời” để đưa tất cả thông tin vào bộ đệm để bạn có thể gửi cho những người tham gia của mình. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút “Bắt đầu cuộc họp này” màu xanh lam.

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Thu phóng:

• Nhấp vào “Lên lịch”
• Về cơ bản, bạn sẽ được cung cấp các lựa chọn giống như trong ứng dụng web. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng phòng chờ đã được bật, hãy nhấp vào “Tùy chọn nâng cao” ở cuối trang.

• Nhấp vào nút “Lên lịch” màu xanh lam
• Bạn sẽ có cơ hội đưa cuộc họp vào lịch của mình. Sau đó, bạn sẽ được đưa trở lại cửa sổ chính. Cuộc họp dự kiến ​​sẽ ở bên phải; Nếu muốn, bạn có thể nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải tên của mình để thực hiện thay đổi hoặc sao chép lời mời vào bộ đệm để gửi cho người tham gia của bạn.

SỬ DỤNG PHÒNG CHỜ ẢO

Có giá trị sử dụng tương đương, hoặc thậm chí nhiều hơn, là phòng chờ ảo. Điều này cho phép bạn kiểm tra mọi người trước khi họ thực sự có quyền truy cập vào cuộc họp. Sau đó, bạn có thể cho họ vào – hoặc không.

Khi mỗi người tham gia nhấp vào liên kết của họ, họ sẽ được yêu cầu đợi, trong khi bạn sẽ nhận được thông báo cho bạn biết rằng ai đó đã vào phòng chờ. Bạn có thể thừa nhận họ ngay lập tức hoặc nhấp vào “Xem phòng chờ”.

Một thanh bên sau đó sẽ hiển thị cho bạn tất cả những người đang chờ để tham gia cuộc họp; sau đó bạn có thể thừa nhận họ, xóa họ khỏi phòng chờ (và từ bất kỳ cơ hội nào để tham gia cuộc họp) hoặc gửi tin nhắn cho họ.

Việc phải chấp thuận tất cả những người muốn tham gia có thể là một vấn đề khó giải quyết, đặc biệt là nếu bạn đang mong đợi nhiều người, nhưng nó sẽ đảm bảo rằng bất kỳ ai xuất hiện trong cuộc họp của bạn đều thực sự thuộc về đó.

KHÓA LẠI, KHÔNG CHIA SẺ, TỐNG CỔ HỌ RA NGOÀI

Có những tính năng bảo mật khác mà bạn có thể tận dụng để bảo vệ bản thân và những người tham gia khác.

Nếu bạn biết chính xác ai trong cuộc họp của mình và họ đều ở đó, bạn có thể khóa cuộc họp bằng cách nhấp vào liên kết “Bảo mật” ở cuối màn hình và chọn “Khóa cuộc họp”. Một khi bạn làm điều đó, ngay cả ai đó có ID cuộc họp và mật khẩu cũng không thể vào được.

Sử dụng cùng một menu, cũng có thể là một ý tưởng hay, đặc biệt nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp với nhiều người, bỏ chọn lựa chọn “Chia sẻ màn hình”. Nếu do xui xẻo ai đó có ý định làm gián đoạn cuộc họp được phép chia sẻ màn hình của họ, họ có thể khiến những người tham gia còn lại trở nên vô cùng khó chịu. (Nếu tại một thời điểm nào đó, người tham gia có nhu cầu chính đáng để chia sẻ màn hình của họ, bạn có thể bật lại chia sẻ bất kỳ lúc nào.)

Nếu một người tham gia bắt đầu có những hành vi sai trái nhưng bạn không nhất thiết muốn loại họ ra (hoặc bạn muốn thảo luận về những gì bạn sẽ nhận được họ vào ngày sinh nhật của họ), bạn có thể đưa họ trở lại phòng chờ. Nhấp vào biểu tượng “Quản lý người tham gia” ở cuối màn hình của bạn, tìm tên của người tham gia trên bảng điều khiển bên kết quả, sau đó nhấp vào “Thêm”> “Đưa vào phòng chờ”. Người tham gia sẽ không có quyền truy cập vào cuộc họp nữa; thực tế, họ sẽ trở lại phòng chờ cho đến khi bạn quyết định để họ quay lại.

Tất nhiên, bạn có thể loại ai đó ra khỏi cuộc họp hoàn toàn bằng cách sử dụng cùng menu thả xuống đó và nhấp vào “Xóa”. Nhân tiện, nếu điều đó trở nên cần thiết, bạn nên khóa cuộc họp để họ không thể quay trở lại.