Nếu bạn chỉ mới bắt đầu một hệ thống kiểm kê cho doanh nghiệp nhỏ của mình, bạn có thể cảm thấy quá tải. Tất cả những thuật ngữ và từ viết tắt này là gì? Bạn cần phần mềm quản lý hàng tồn kho? Và phần mềm kiểm kê doanh nghiệp nhỏ tốt nhất là gì?
Tại SCTT, cúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp. Chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn toàn diện về quản lý hàng tồn kho để cung cấp cho bạn hiểu biết vững chắc về hàng tồn kho, một vài gợi ý về cách quản lý sản phẩm cho doanh nghiệp và điểm khởi đầu để tìm ra giải pháp theo dõi hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Xem thêm: Phần mềm kế toán SCTT Accounting
Vậy hãy bắt đầu cùng bài viết tìm hiểu kiến thức cùng chúng tôi:
Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ là gì?
Đó là câu hỏi khó để trả lời, phải không? Mặc dù chúng tôi thích các tính năng toàn diện và giá (tương đối) thấp của các giải pháp phần mềm trên thị trường như SSE, FAST, BRAVO, MISA, SCTT… , một số doanh nghiệp có thể thích một trong các tùy chọn khác có sẵn.
Hàng tồn kho cho một doanh nghiệp là gì?
Hàng tồn kho là bất kỳ loại tài sản vật chất nào thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn. Nguyên liệu thô được sử dụng để xây dựng hoặc lắp ráp sản phẩm? Đó là hàng tồn kho. Sản phẩm bạn đã mua từ một nhà cung cấp vẫn đang hoạt động thông qua chuỗi cung ứng của bạn? Hàng tồn kho. Các mặt hàng được sử dụng để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn (như vật dụng làm sạch hoặc máy tính)? Vẫn còn hàng tồn kho. Và hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn theo dõi tất cả.
Tuy nhiên, thông thường nhất khi mọi người đề cập đến hàng tồn kho , họ có nghĩa là sản phẩm mà bạn định bán. Đó là lý do tại sao hầu hết các phần mềm quản lý hàng tồn kho đều hướng đến các nhà bán lẻ và bán buôn.
Để có thêm các định nghĩa hữu ích nhằm giúp bạn ngữ cảnh hóa tất cả các tùy chọn trình theo dõi khoảng không quảng cáo có sẵn cho bạn, hãy xem bảng thuật ngữ của chúng tôi về các thuật ngữ và từ viết tắt quản lý khoảng không quảng cáo phải biết:
4 loại hàng tồn kho là gì?
Về mặt kỹ thuật, có rất nhiều hơn bốn loại hàng tồn kho. Nhưng hầu hết tất cả các loại hàng tồn kho đó đều thuộc 4 loại: nguyên vật liệu thô, các mặt hàng đang trong quá trình sản xuất, hàng hóa thành phẩm và hàng hóa bảo dưỡng, sửa chữa và vận hành (MRO) .
Một phần của quản lý hàng tồn kho hiệu quả là hiểu các loại hàng tồn kho mà bạn đang làm việc. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên xử lý các mặt hàng đang trong quá trình làm việc, bạn có thể cần phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp khả năng quản lý chuỗi cung ứng. Hoặc nếu bạn có nhiều mục MRO (chẳng hạn như máy tính), bạn sẽ cần một giải pháp bao gồm theo dõi tài sản.
Để tìm hiểu thêm về hàng tồn kho và nhận trợ giúp quản lý các loại hàng tồn kho cụ thể, hãy xem các hướng dẫn sau:
- Các loại quản lý hàng tồn kho
- Mọi thứ bạn cần biết về quản lý hàng tồn kho CNTT
Làm thế nào để các doanh nghiệp nhỏ quản lý hàng tồn kho?
Một phần của điều khiến việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp là do có vô số lý thuyết về cách tốt nhất để theo dõi, sắp xếp lại và định lượng hàng tồn kho.
Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với tổng quan của chúng tôi về quản lý hàng tồn kho là gì (và nó có thể giúp ích gì cho doanh nghiệp của bạn).
Từ đó, bạn có thể xem một số lý thuyết về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục mà bạn sắp xếp lại:
- Quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT) là gì?
- Quản lý hàng tồn kho Đẩy so với Kéo
Sắp xếp lại
Một trong những mối quan tâm lớn mà quản lý hàng tồn kho cố gắng giải quyết là cách tốt nhất để sắp xếp lại sản phẩm. Bạn muốn đảm bảo mức tồn kho của mình ở mức đủ cao để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng bạn cũng không muốn kết thúc với lượng hàng tồn dư thừa sẽ không bán được (và chi phí tồn kho có thể cao liên quan đến việc lưu trữ những mặt hàng đó).
Để tìm hiểu cách cân bằng nhu cầu hàng tồn kho với dòng tiền, tính toán lượng hàng dự trữ an toàn và xác định điểm sắp xếp lại sản phẩm của bạn, hãy xem giải thích của chúng tôi về các phương pháp sắp xếp lại được sử dụng phổ biến nhất:
- Số lượng đặt hàng kinh tế là gì?
- Cách sử dụng công thức sắp xếp lại điểm
- Lý thuyết xếp hàng có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý hàng tồn kho và trải nghiệm khách hàng như thế nào
Theo dõi
Các doanh nghiệp cũng cần xác định cách họ lập kế hoạch để theo dõi mức tồn kho của họ. Có hai trường phái suy nghĩ chính về vấn đề này: theo dõi hàng tồn kho định kỳ và theo dõi hàng tồn kho vĩnh viễn. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn quyết định tùy chọn nào phù hợp hơn với bạn:
- Quản lý hàng tồn kho định kỳ so với vĩnh viễn
Chi phí
Một thành phần chính khác của quản lý hàng tồn kho? Chi phí. Tính chi phí giúp bạn cân bằng sổ sách và tính toán các số liệu quan trọng như tỷ suất lợi nhuận và giá vốn hàng bán của bạn (xem bảng thuật ngữ hàng tồn kho của chúng tôi để tìm hiểu thêm về điều đó). Dưới đây là một số tài nguyên để giúp bạn quyết định cách bạn phân bổ chi phí:
- Phương pháp FIFO là gì?
- Phương pháp LIFO là gì?
Chi phí của một hệ thống quản lý hàng tồn kho là bao nhiêu?
Hệ thống kiểm kê có thể tốn nhiều hay ít tùy bạn cho là phù hợp. Một số phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể có giá hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm triệu đồng, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Một số phần mềm kiểm kê hoàn toàn miễn phí. Hoặc bạn luôn có thể theo dõi hàng tồn kho của mình theo cách thủ công — điều duy nhất bạn phải trả là thời gian (và có thể là độ chính xác).
Tóm lại: chủ doanh nghiệp thực sự quyết định số tiền họ muốn chi cho việc quản lý hàng tồn kho của mình.
Tùy chọn miễn phí
Bạn không muốn cam kết mua phần mềm quản lý hàng tồn kho? Chúng tôi hoàn toàn hiểu được. Tin tốt là có một số tùy chọn phần mềm kiểm kê miễn phí trên thị trường.
Tuy nhiên, để giữ cho các dịch vụ miễn phí, các nền tảng này thường phải loại bỏ các dịch vụ của họ. Tùy thuộc vào nhà cung cấp mà bạn chọn, bạn có thể bị giới hạn trong phần mềm theo dõi hàng tồn kho cơ bản hoặc bị giới hạn ở một số đơn đặt hàng bán hoặc mua nhất định.
Một tùy chọn khác là thử theo dõi hàng tồn kho của bạn theo cách thủ công bằng bút và giấy hoặc chương trình bảng tính như Excel . Nhưng vì theo dõi hàng tồn kho thủ công có nguy cơ sai sót cao hơn nhiều, chúng tôi chỉ đề xuất tùy chọn này nếu bạn không có nhiều hàng tồn kho để theo dõi. Vì vậy, nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ bán một số mặt hàng hạn chế, hãy tiếp tục. Nếu không, bạn có thể muốn xem xét các tùy chọn phần mềm khác.
Tùy chọn phần mềm
Đối với nhiều doanh nghiệp, công cụ quản lý hàng tồn kho tốt nhất là sử dụng phần mềm quản lý kho.
Hầu hết các tùy chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho đều có khả năng chạy online dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này cho phép bạn tận hưởng khả năng hiển thị hàng tồn kho trên nhiều thiết bị vì nền tảng có thể cập nhật số lượng hàng tồn kho của bạn trong thời gian thực bất cứ lúc nào bạn nhận được lô hàng hoặc bán hàng.
Và trong khi phần mềm quản lý hàng tồn kho có xu hướng đắt hơn so với theo dõi thủ công hoặc một nền tảng miễn phí, chúng tôi cho rằng chi phí tiết kiệm và tiện lợi hơn là bù đắp thêm chi phí thất thoát hàng hoá.
Hãy xem các bài đánh giá của chúng tôi về các nền tảng quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất để biết tất cả thông tin chi tiết bạn cần để chọn tùy chọn tốt nhất cho công ty của mình:
Phần mềm quản lý đặc thủ
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho mạnh hơn một chút so với phần mềm kiểm kê hàng loạt của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang điều hành một nhà hàng , bạn có thể cần theo dõi nguồn cung cấp cao hơn những tùy chọn ở trên có thể cung cấp. Hoặc nếu công ty của bạn đặc biệt lớn, bạn có thể muốn đầu tư vào một phần mềm quản lý hàng tồn kho có tính năng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Hãy nhớ ghi nhớ các tùy chọn này khi quyết định chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho mà bạn muốn sử dụng.
Doanh nghiệp nhỏ cần những gì khác để quản lý hàng tồn kho?
Mã sản phẩm
Để tận dụng tối đa phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc theo dõi hàng tồn kho thủ công, bạn sẽ cần một cách để xác định và ghi lại các sản phẩm của mình. Vì vậy, bạn cần phải quyết định hệ thống mã sản phẩm . Dưới đây là một số hướng dẫn hữu ích về các loại mã sản phẩm được sử dụng phổ biến nhất:
- Đơn vị lưu giữ sản phẩm là gì?
- SKU và UPC: Sự khác biệt là gì?
Quét mã vạch
Khi bạn đã sắp xếp xong các mã sản phẩm, bạn có thể muốn đầu tư vào hệ thống quét mã vạch để có thể tự động hóa nhiều tác vụ quản lý hàng tồn kho nhất có thể. Bằng cách đó, bạn không phải đọc và nhập mã vạch theo cách thủ công vào hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình cho mọi mặt hàng trong lô hàng mới.
Hệ thống tích hợp
Hệ thống kiểm kê của doanh nghiệp nhỏ cũng liên kết với một số hệ thống kinh doanh khác — cụ thể là điểm bán hàng (POS) và hệ thống kế toán của bạn . Điều này cho phép bạn tự động ghi nhật ký bán hàng và mua hàng trong phần mềm kế toán của mình, theo dõi hiệu suất bán hàng của nhân viên, v.v.
Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra các hệ thống kế toán và POS được đề xuất hàng đầu của SCTT để xem tùy chọn nào sẽ hoạt động tốt nhất với phần mềm quản lý hàng tồn kho mà bạn lựa chọn:
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ tốt nhất năm 2020
- 5 hệ thống điểm bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Tóm lại
Việc xây dựng hệ thống kiểm kê hoàn hảo cho doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể khó hiểu và tốn thời gian. Tuy nhiên, hy vọng rằng chúng tôi đã cung cấp đủ tài nguyên, giải thích và khuyến nghị để giúp bạn tìm ra cách hoàn hảo để theo dõi hàng tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng của mình mà không gặp quá nhiều khó khăn.
Bạn vẫn có câu hỏi? Muốn sử dụng một phần mềm quản lý hàng tồn kho mà chúng tôi chưa xem xét? Gửi cho chúng tôi một tin nhắn và chúng tôi sẽ nhận được nó càng sớm càng tốt.
Tại SCTT, nghiên cứu của chúng tôi nhằm đưa ra các đề xuất chung về sản phẩm và dịch vụ. Chúng tôi không đảm bảo rằng các đề xuất của chúng tôi sẽ hoạt động tốt nhất cho từng cá nhân hoặc doanh nghiệp, vì vậy hãy cân nhắc nhu cầu riêng của bạn khi lựa chọn sản phẩm và dịch vụ.
