Tại sao Quản lý Hàng tồn kho lại quan trọng?

Theo dõi hàng tồn kho bằng sổ sách ghi chép truyền thống có thể kìm hãm doanh nghiệp của bạn.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một thuật ngữ bao quát đề cập đến hệ thống theo dõi của bạn cho mọi giai đoạn trong vòng đời sản phẩm. Nó có thể bao gồm dự báo bán hàng của bạn, đặt hàng sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho hàng và các giải pháp đáp ứng khách hàng.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp tăng lợi nhuận của bạn

Hàng tồn kho cũng giống như thị trường chứng khoán — đó là một rủi ro. Nếu bạn đầu tư vào các dự án mạo hiểm (như dòng sản phẩm mới hoặc mặt hàng thích hợp) và không đa dạng hóa danh mục đầu tư của mình (ví dụ: đổ hết vốn lưu động vào sản xuất một mặt hàng), bạn có nguy cơ mất tất cả.

May mắn thay, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro và hợp lý hóa chi phí, điều này cuối cùng có nghĩa là lợi nhuận lành mạnh hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Giảm thiểu chi phí lưu trữ

Bất kỳ phần mềm quản lý hàng tồn kho nào đáng giá muối của nó đều phải bao gồm các tính toán cơ bản về số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ). EOQ giúp bạn xác định phương pháp đặt hàng sản phẩm mới tiết kiệm chi phí nhất bằng cách cân nhắc giữa chi phí lưu trữ sản phẩm so với chi phí đặt mua sản phẩm của bạn.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể tự động làm việc này giúp bạn có thể giảm thiểu phí xuất kho và tiết kiệm chi phí.

Giảm thiểu tổn thất

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể tích hợp với hệ thống POS của bạn để cung cấp cho bạn các dự án bán hàng chính xác hơn — giảm rủi ro đầu tư quá nhiều vào các sản phẩm không bán được.
Sản phẩm không bán được về cơ bản là tổn thất cho doanh nghiệp của bạn — bạn đã chi tiền để sản xuất các mặt hàng đó, nhưng bạn không thể thu hồi vốn bằng cách bán sản phẩm. Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp giảm thiểu rủi ro này vì nhiều giải pháp bao gồm dự báo.

Dự báo liên quan đến việc theo dõi số lượng đơn vị bạn đã bán và ước tính số lượng đơn vị bạn sẽ bán trong tương lai. Ngay cả với một công cụ máy tính tự động, dự báo không chính xác 100%.

Nhưng việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để làm phép toán đối với bạn vẫn còn chính xác hơn rất nhiều so với việc tự mình kiểm tra các con số.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng có thể tích hợp với hệ thống điểm bán hàng (POS) để cập nhật số lượng hàng tồn kho của bạn theo thời gian thực. Điều đó mang lại cho bạn những dự đoán chính xác hơn, giúp giảm rủi ro đầu tư quá nhiều vào những sản phẩm không bán được. Thêm vào đó, phần mềm của bạn có thể tính toán chính xác số lượng đơn vị bạn cần đặt hàng và đề xuất thời gian lý tưởng để đặt hàng (để bạn không tiêu tốn quá nhiều vào kho lưu trữ cho các mặt hàng của mình, nhưng bạn vẫn có đủ kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ).

Bán nhiều mặt hàng hơn

Hãy tưởng tượng, trong giây lát, bạn đang cố gắng mua một chiếc ví da màu nâu để làm quà tặng sinh nhật. Bạn đến một cửa hàng mà bạn mong đợi sẽ mang theo món đồ đó — chỉ để biết rằng họ không có bất kỳ chiếc ví da nâu nào trong kho. Tùy thuộc vào tình hình, bạn có thể loanh quanh và chỉ cần chọn một mặt hàng khác tại cửa hàng. Nhưng nếu bạn thực sự muốn mua cho bạn mình một chiếc ví da màu nâu, có thể bạn sẽ rời đi và mua sắm ở những nơi khác cho đến khi bạn tìm thấy sản phẩm mình đang tìm kiếm.

Rất có thể, khách hàng của bạn cũng vậy. Nếu bạn không có đủ sản phẩm trong kho để đáp ứng nhu cầu, khách hàng của bạn có thể sẽ không quay lại sau đó — họ sẽ mua sắm ở một nơi khác. Và nếu điều đó xảy ra liên tục, họ có thể ngừng quay lại cửa hàng của bạn hoàn toàn. Ngay cả một lần bán hàng bị mất có thể đại diện cho hàng nghìn đô la doanh số tiềm năng bị mất, vì vậy điều quan trọng là phải có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Với phần mềm quản lý hàng tồn kho, nhiều khả năng bạn sẽ có ngay sản phẩm vào đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp bạn bán được nhiều hàng hơn ở đây và bây giờ, nhưng nó cũng giúp bạn đảm bảo lòng trung thành của khách hàng để bạn có thể bán được nhiều mặt hàng hơn trong tương lai.

XEM THÊM: Phần mềm kế toán SCTT Accounting

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Bạn đã bao giờ cố gắng mua một thứ gì đó chỉ để nhận ra rằng sản phẩm bạn muốn đã hết hàng? Hay chờ đợi hàng tuần để có sản phẩm? Hoặc mở một gói hàng chỉ để phát hiện ra rằng mặt hàng đã bị hư hỏng hoặc hoàn toàn không đúng?

Không có trải nghiệm nào trong số này vẽ nên doanh nghiệp của bạn theo cách tốt nhất và tất cả chúng đều có thể tác động tiêu cực đến lòng trung thành của khách hàng (khiến khách hàng ít có khả năng chọn sản phẩm của bạn hơn trong tương lai).

Nhưng một lần nữa, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp giảm thiểu những sai lầm này và mang lại trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng của bạn.

Tăng tính khả dụng của sản phẩm

Như chúng tôi đã đề cập, nhiều công cụ quản lý khoảng không quảng cáo bao gồm các giao thức dự báo và sắp xếp lại tự động. Điều này cải thiện khả năng bạn có đủ sản phẩm trên kệ khi khách hàng muốn, do đó cải thiện cơ hội khách hàng của bạn sẽ tìm thấy chính xác mặt hàng họ cần (về kích thước, màu sắc hoặc các sở thích khác).

Cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn duy trì một nhà kho có tổ chức — giúp dễ dàng lấy đúng mặt hàng cho đơn đặt hàng của khách hàng.

Một số giải pháp quản lý hàng tồn kho cũng tích hợp quản lý kho hàng. Tính năng này giúp bạn duy trì một nhà kho có tổ chức, giúp giảm nguy cơ bạn chỉ cần đẩy hàng tồn kho mới vào một vị trí ngẫu nhiên, quên nó ở đó và mất dấu hàng hóa của mình. Nó cũng giúp nhân viên kho kéo các mặt hàng cho đơn đặt hàng của khách hàng với độ chính xác cao hơn, vì vậy khách hàng của bạn thực sự nhận được những gì họ đã đặt.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng có thể bao gồm các tính năng hậu cần giúp bạn theo dõi thời gian thực hiện đơn hàng. Bằng cách đó, bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình một ước tính giao hàng chính xác (và tránh bị thiếu những lời hứa đó).

Cân bằng nhiều kênh bán hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn điều hành một địa điểm thực, cửa hàng trực tuyến, địa điểm bật lên và cửa hàng Etsy, có thể khó đảm bảo mọi đơn đặt hàng của khách hàng được xử lý chính xác đồng thời đảm bảo các vị trí cửa hàng thực của bạn có đủ hàng tồn kho trên tay.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp quá trình này dễ dàng hơn rất nhiều. Nó có thể tích hợp với hệ thống POS của bạn để theo dõi doanh số bán hàng và tồn kho trên nhiều kênh — tất cả ở một nơi. Bằng cách đó, bạn có thể quản lý tổng thể khoảng không quảng cáo của doanh nghiệp mình thay vì tùy từng trường hợp cụ thể.

Thúc đẩy lòng trung thành với thương hiệu

Giảm thời gian xử lý đơn hàng giúp bạn giữ sản phẩm mà khách hàng muốn trên kệ. Kết hợp điều đó với độ chính xác của đơn đặt hàng và chất lượng sản phẩm được cải thiện, và bạn sẽ có được lòng trung thành của khách hàng.

Nếu khách hàng của bạn có trải nghiệm tích cực với thương hiệu của bạn — nơi họ có thể mua những gì họ cần và nhận được nó nhanh chóng mà không phải nhảy qua vòng – thì nhiều khả năng họ sẽ chọn doanh nghiệp của bạn vào lần tiếp theo. Họ cũng có nhiều khả năng giới thiệu doanh nghiệp của bạn cho những khách hàng tiềm năng khác.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng có thể bao gồm các công cụ khác để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Dưới đây là một vài ví dụ.

Cải thiện quản lý kho hàng

Chúng tôi đã đề cập rằng phần mềm quản lý hàng tồn kho thường bao gồm các tính năng quản lý kho, có thể giúp bạn cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng. Nhưng nó cũng có thể giúp bạn sắp xếp hiệu quả trong kho hàng của mình.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn lập bản đồ không gian kho, giảm chi phí lưu kho và tích hợp hệ thống quét để cập nhật kho theo thời gian thực.

Một số công cụ quản lý hàng tồn kho giúp bạn lập bản đồ không gian kho của mình, tính theo kích thước pallet và chi phí cho mỗi foot vuông của không gian lưu trữ để giúp bạn tìm ra hệ thống dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí nhất. Bạn cũng có thể tích hợp ID tần số vô tuyến (RFID) hoặc quét mã vạch để hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về lượng hàng tồn kho và chuyển động của hàng tồn kho.

Tất cả điều đó giúp bạn giảm thiểu phỏng đoán và có được bức tranh chính xác hơn về tình hình hàng tồn kho của bạn khi bạn cần.

Quản lý nhiều địa điểm

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn sắp xếp hàng tồn kho khi bạn giám sát nhiều kênh bán hàng. Nhưng một số phần mềm cũng có thể giúp bạn quản lý việc lưu trữ hàng tồn kho và mức tồn kho giữa nhiều kho hàng hoặc các địa điểm truyền thống.

Các giải pháp này thường tích hợp các tính năng hậu cần của chuỗi cung ứng, cho phép bạn đặt hàng hàng loạt sản phẩm cho tất cả các địa điểm của mình (do đó tiết kiệm chi phí sản xuất) trong khi di chuyển sản phẩm giữa các địa điểm dựa trên nhu cầu — không bao giờ mất dấu vị trí của bất kỳ mặt hàng nào tại bất kỳ thời điểm nào.

Tích hợp với các công cụ khác

Cuối cùng, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể tích hợp với bất kỳ quy trình kinh doanh nào khác:

• Hệ thống điểm bán hàng (POS): Để theo dõi doanh số bán hàng và mức tồn kho trong thời gian thực và hỗ trợ dự báo sản phẩm
• Hệ thống sổ sách kế toán: Để phân tích vốn lưu động doanh nghiệp của bạn có sẵn và lập kế hoạch đặt hàng tồn kho
• Hệ thống kế toán: Để có được các số liệu dự báo chính xác hơn và tìm số lượng đặt hàng kinh tế nhất cho việc dự trữ sản phẩm
• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Để liên kết việc thực hiện đơn hàng với các yêu cầu dịch vụ và tương tác với khách hàng (ví dụ: đại diện dịch vụ khách hàng của bạn có thể cho khách hàng biết chính xác trạng thái đơn hàng của họ)

Và nếu giải pháp của bạn không bao gồm quản lý kho hàng, hậu cần chuỗi cung ứng, dự báo, RFID hoặc quét mã vạch hoặc bất kỳ tính năng nào khác mà chúng tôi đã đề cập, bạn sẽ có thể tìm thấy dịch vụ của bên thứ ba có thể tích hợp với phần mềm quản lý hàng tồn kho.

Có rất nhiều thứ liên quan đến việc quản lý khoảng không quảng cáo của bạn và nó có tác động lớn đến kết quả kinh doanh của bạn. Việc sử dụng giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp giảm các sai sót trong việc quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn, có lợi nhuận cao hơn và được trang bị tốt hơn để phục vụ khách hàng.

Bạn muốn nâng cao thành công của doanh nghiệp? Hãy xem các lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về các giải pháp quản lý hàng tồn kho để bắt đầu.