Vấn đề về đào tạo phần mềm CRM là nó phải phù hợp với người dùng. Đào tạo chung về cơ sở dữ liệu CRM chung không bao giờ có thể phù hợp vì nó không sử dụng dữ liệu, phương pháp hoặc thuật ngữ của bạn.
1. Vậy khi nào nên hoàn thành việc đào tạo?
Câu trả lời là không quá sớm và cũng không quá muộn! Nghe có vẻ sáo rỗng nhưng nó đúng.
Bạn không nên hiển thị hệ thống mới cho đồng nghiệp khi hệ thống đó vẫn đang được định cấu hình. Đây sẽ là một bước ngoặt lớn, họ phải tiến hành thiết lập thay vì chỉ cho họ cách khắc phục, đơn giản hóa hoặc thậm chí loại bỏ các vấn đề hàng ngày của họ. Hiển thị chúng thiết lập cũng có thể thường trông cồng kềnh và cồng kềnh.
Phải nói rằng, chủ dự án và các bên liên quan sẵn sàng tham gia ngay từ đầu vì họ sẽ định hình hệ thống mới và sẽ bao gồm những người dùng chính. Họ sẽ làm cho hệ thống phù hợp với đồng nghiệp của họ.
Vì vậy, quy tắc là:
- người thực hiện ngay từ ngày đầu tiên
- người dùng ngay trước khi đi vào hoạt động
2. Còn Hướng dẫn sử dụng thì sao?
Hướng dẫn sử dụng là một phần quan trọng của quá trình đào tạo. Ngày nay, hướng dẫn sử dụng thường ở dạng điện tử.
Hướng dẫn sử dụng thường được chuẩn bị ở cuối quá trình cấu hình để tránh phải làm lại do những thay đổi trong quy trình và thiết lập. Chúng phải được các bên liên quan ban đầu kiểm tra trong quá trình thử nghiệm được người dùng chấp nhận để đảm bảo chúng có ý nghĩa và các quy trình diễn ra một cách hợp lý.
Hướng dẫn sử dụng phải hoàn toàn phù hợp với tổ chức của bạn và hiển thị dữ liệu của bạn để người dùng có thể tạo liên kết tinh thần với hệ thống ngay từ đầu.
3. Quá trình đào tạo cho người dùng phổ thông là gì?
Đầu tiên và quan trọng nhất, dữ liệu và cách tổ chức dữ liệu phải phù hợp và cụ thể với doanh nghiệp của bạn. Về cơ bản, dữ liệu chung sẽ không tạo ra mối liên kết giữa những gì bạn đang thấy và cách doanh nghiệp của bạn hoạt động, vì vậy thật khó để thấy được tính hữu ích của những gì bạn đang thấy và nó có thể trông lộn xộn và không thực sự tăng thêm giá trị cho những gì bạn làm.
4. Việc đào tạo nên được thực hiện như thế nào?
Ngày nay, rất nhiều chương trình đào tạo được thực hiện trực tuyến. Nói chung, khi có thể, nên đào tạo trực tiếp với các nhóm tương đối nhỏ và các buổi đào tạo không quá hai đến bốn giờ.
- Tại sao phải trực tiếp?: Hầu như không thể biết được ai đó đang làm như thế nào khi đào tạo trực tuyến. Bạn bỏ lỡ “sự rung cảm”. Việc gặp trực tiếp cho phép bạn nhìn thẳng vào mắt học viên của mình và hiểu bất kỳ vấn đề hoặc hiểu lầm nào họ có thể gặp phải. Ví dụ: một học viên trực tuyến mà tôi đã làm việc cùng trước đây đã không hiểu được điều đó và tôi có cảm giác rằng sẽ không bao giờ có thể hiểu được , ngay cả những điều cơ bản về những gì tôi đang nói đến. Tuy nhiên, sau khi thực hiện một số khóa đào tạo trực tiếp, người đó đã trở thành siêu người dùng, đến mức người giám sát của họ yêu cầu họ giảm tốc độ. Chỉ cần một lưu ý về đào tạo trực tiếp: học viên cần phải đăng ký trước trong thời gian đó , không bị gián đoạn hoạt động hàng ngày và chắc chắn không có điện thoại di động (trừ khi bạn đang đào tạo trên một ứng dụng).
- Tại sao lại là nhóm nhỏ?: Nhóm khoảng sáu người là lý tưởng. Tương tự như lý do đằng sau việc trình bày trực tiếp, các nhóm nhỏ hơn có xu hướng mang lại sự tương tác cá nhân nhiều hơn và các vấn đề sẽ được giải quyết ngay lập tức. Với những nhóm lớn hơn, bạn có thể đạt được điều này nếu có các học viên trợ lý giúp đỡ. Người này thậm chí có thể là siêu người dùng của công ty.
- Tại sao lại là hai đến bốn giờ?: Tất cả đều liên quan đến khoảng thời gian chú ý cũng như khả năng tiếp thu và xử lý một lượng lớn những điều mới. Nếu cần, hãy tổ chức một buổi ôn tập sau, khi mọi người đã có cơ hội dùng thử hệ thống mới.
- Học viên cần phải thực hành: Một lý do khác khiến việc đào tạo từ xa không hiệu quả là vì để mọi người học tập, họ phải thực hành. Vì vậy, nếu bạn đang dạy một ứng dụng máy tính, mọi người đều cần có thông tin đăng nhập và thiết bị riêng của mình. Sẽ chưa đủ khi có ai đó chỉ cho bạn cách… kỹ thuật được đề xuất là “nói với họ, chỉ cho họ, để họ thử, kiểm tra”, kỹ thuật này vẫn có vai trò trong tất cả các lĩnh vực đào tạo ngày nay.
- Tại sao không có hội thảo trên web?: Vấn đề với hội thảo trên web là chúng hiếm khi được thực hành. Trong đoạn văn trên, nó dừng lại ở việc “nói với họ, cho họ xem”, do đó việc đưa các quá trình vào bộ nhớ dài hạn cũng không xảy ra.
