Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi sản phẩm của bạn đang ở đâu và khi nào cần đặt hàng thêm. Những kỹ thuật này có thể cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn, không phụ thuộc vào phần mềm.
- Quản lý hàng tồn kho là quá trình sản phẩm được đặt hàng, theo dõi, lưu trữ, quản lý và vận chuyển.
- Quản lý hàng tồn kho ngăn ngừa việc mất hàng, cải thiện khả năng theo dõi sản phẩm của bạn, hợp lý hóa việc thực hiện đơn hàng và giúp bạn duy trì mức tồn kho phù hợp.
- Có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho; phù hợp với bạn tùy thuộc vào bản chất doanh nghiệp của bạn và sản phẩm bạn bán.
- Bài viết này dành cho các chủ doanh nghiệp lưu trữ hàng tồn kho, trong nhà kho hoặc cửa hàng thực của họ và cần phát triển một cách quản lý hiệu quả.
Bất kỳ doanh nghiệp nào bán hàng hóa vật chất đều cần một nơi để lưu trữ các mặt hàng, cho dù đó là nhà kho hay cửa hàng của chính bạn. Quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng để ngăn ngừa thất thoát hàng hóa, nhanh chóng hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng và biết khi nào bạn cần mua thêm một sản phẩm nhất định. Nó đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận và không doanh nghiệp nào có thể mở rộng quy mô thành công nếu không có quy trình quản lý hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình mà một tổ chức quản lý kho thực tế của mình, kiểm soát dòng vào và ra của sản phẩm từ thời điểm thu mua đến khi bán hàng cuối cùng. Điều này bao gồm theo dõi khoảng không quảng cáo theo vị trí, chọn thời điểm gửi đơn đặt hàng và hoàn thành doanh số bán hàng một cách hiệu quả.
Anh Trần Duy Tăng, Giám đốc điều hành của Công ty phần mềm cho biết: “Quản lý hàng tồn kho là quá trình quản lý kho vật chất hoặc sản phẩm mà bạn mua để bán . “[Quản lý hàng tồn kho bao gồm] mua sắm, lưu trữ, quản lý và đảm bảo rằng sản phẩm ở đó khi khách hàng sẵn sàng mua.”
Anh Phạm Minh Tiến, người sáng lập và Giám đốc điều hành cho biết thêm: “Có thể biết vị trí của các sản phẩm của bạn mọi lúc là chìa khóa quan trọng.
Quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với nhiều mô hình kinh doanh, bao gồm các công ty bán lẻ, các hoạt động vận chuyển và hậu cần cũng như các doanh nghiệp sản xuất. Bản chất chính xác của quy trình quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp được quyết định bởi loại hàng tồn kho mà doanh nghiệp yêu cầu. Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ chỉ cần theo dõi vị trí và số lượng của thành phẩm mà họ đang bán, trong khi nhà sản xuất cần tính cả nguyên liệu và thành phẩm.
“Giả sử bạn đang bán quần jean,” Anh Cương nói. “Điều đầu tiên bạn bắt đầu là dự đoán số lượng bạn sẽ bán được mỗi quý. Đặt hàng cho những mặt hàng đó.”
Sau đó, Anh Cương nói, có ba câu hỏi chính cần trả lời.
- Bạn sẽ lưu trữ sản phẩm ở đâu? Cân nhắc xem bạn có cần nhà kho hay bạn có thể lưu trữ hàng tồn kho của mình trong môi trường bán lẻ thực tế hay không. Nếu bạn là một doanh nghiệp trực tuyến bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử , hãy tự hỏi liệu bạn có cần một vị trí riêng để lưu trữ sản phẩm hay bạn có đủ chỗ trong văn phòng chính của mình hay không.
- Bạn định lưu trữ bao nhiêu một lúc? Dự báo doanh số bán hàng chính xác sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lượng sản phẩm bạn cần mua và duy trì tại bất kỳ thời điểm nào, một quy trình được gọi là kiểm soát hàng tồn kho. Cân bằng là chìa khóa; bạn không bao giờ muốn giữ quá nhiều hàng tồn kho cùng một lúc – được gọi là “hàng tồn kho chết” – nhưng bạn cũng muốn luôn có đủ số lượng hàng trong tay để hoàn thành doanh số bán hàng một cách nhanh chóng.
- Làm thế nào để bạn lưu trữ hàng tồn kho của bạn? Lưu trữ nhiều hơn là giữ không gian cho các mặt hàng đang chờ bán. Nó bao gồm thiết lập lối đi và thùng, đảm bảo các vị trí lưu trữ sạch sẽ và không có độ ẩm hoặc chất gây ô nhiễm, và thiết lập một quy trình đảm bảo chất lượng để đảm bảo rằng các sản phẩm do nhà cung cấp giao ở tình trạng có thể bán được.
Điểm mấu chốt: Quản lý hàng tồn kho là quá trình tạo ra một hệ thống có tổ chức để mua, theo dõi và sắp xếp lại sản phẩm.
7 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho
Nếu bạn đang thiết lập một quy trình quản lý hàng tồn kho mới hoặc đang tìm cách cải thiện quy trình hiện có của mình, thì đây là bảy kỹ thuật quản lý hàng tồn kho mà bạn có thể thấy hữu ích.
1. FIFO so với LIFO
Nhập trước, xuất trước (FIFO) và nhập sau, xuất trước (LIFO) là các phương pháp kế toán (còn được gọi là “tính giá”) dựa trên cách sản phẩm di chuyển qua kho của bạn.
FIFO là một hệ thống hữu ích cho các doanh nghiệp bán hàng tồn kho cũ nhất trước tiên. Nếu nó lần đầu tiên được đưa vào kho, nó cũng phải được đưa ra khỏi cửa đầu tiên khi ai đó đặt hàng sản phẩm đó. Điều này giữ cho hàng tồn kho luôn mới nhất có thể, điều này rất cần thiết cho những hàng hóa dễ hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
LIFO ngược lại với FIFO, đảm bảo rằng hàng tồn kho nhận được gần đây nhất là hàng xuất kho đầu tiên. FIFO là phương pháp tính giá mặc định, nhưng LIFO có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp không vận chuyển hàng hóa dễ hư hỏng, vì cách phương pháp kế toán này báo cáo thu nhập có lợi thế về thuế.
2. Dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu (hoặc dự báo bán hàng) giúp bạn hiểu lượng sản phẩm bạn cần có trong tay mọi lúc để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp đã thành lập, dự báo nhu cầu nên dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử. Các doanh nghiệp mới hơn có thể cần dựa vào các giả định và dữ liệu ngành cho đến khi họ có lịch sử bán hàng của riêng mình.
Dự báo nhu cầu là điều cần thiết để quản lý hàng tồn kho, vì nó giúp bạn xác định số lượng sản phẩm tối thiểu bạn nên có trong tay và đặt mục tiêu sắp xếp lại khi bạn đạt đến con số đó. Bạn nên xem lại dự báo nhu cầu của mình hàng quý để điều chỉnh số lượng tối thiểu và sắp xếp lại mục tiêu.
3. Số lượng đặt hàng tối thiểu so với số lượng đặt hàng kinh tế
Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là hai phương pháp khác nhau mà một doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định thời điểm đặt hàng lại sản phẩm.
MOQ tập trung vào việc duy trì số lượng tối thiểu có thể của từng loại sản phẩm mà người bán sẵn sàng đáp ứng. Các mặt hàng có giá vé cao có xu hướng có MOQ thấp hơn, trong khi các mặt hàng giá rẻ thường có MOQ cao hơn. Điều quan trọng là phải tính đến điều này khi sắp xếp lại sản phẩm từ các nhà cung cấp; xem xét MOQ của nhà cung cấp cho một sản phẩm cụ thể so với dự đoán bán hàng của riêng bạn.
Phương pháp EOQ phổ biến hơn đối với các nhà sản xuất phải tính đến các chi phí biến đổi như nguyên liệu, sản xuất và nhu cầu biến động. Nó được thiết kế cho các công ty để giảm chi phí bằng cách mua số lượng lớn nhất có thể của nhiều đơn vị sản phẩm để giảm thiểu nhu cầu sắp xếp lại các mặt hàng riêng lẻ.
4. Phân tích ABC
Phân tích ABC giúp bạn hiểu sản phẩm nào sinh lời nhiều nhất và sản phẩm nào tốn kém nhất. Như tên cho thấy, nó chia sản phẩm thành ba loại.
- A: Những sản phẩm này có giá trị nhất và chi phí thấp nhất để lưu trữ lâu dài. Những sản phẩm này đóng góp rất nhiều vào lợi nhuận của doanh nghiệp.
- B: Đây là những sản phẩm tầm trung mang lại doanh thu quan trọng, nhưng không lớn như các sản phẩm thuộc loại A.
- C: Đây là những mặt hàng có giá vé nhỏ nhưng doanh thu cao. Doanh số bán riêng lẻ của các sản phẩm này không quan trọng đối với một doanh nghiệp như các mặt hàng thuộc loại A hoặc B, nhưng doanh số bán sản phẩm C với khối lượng lớn rất quan trọng đối với lợi nhuận.
5. Kiểm kê kho hàng an toàn
Hàng tồn kho an toàn gắn liền với dự đoán bán hàng của bạn và ảnh hưởng đến việc sắp xếp lại số lượng của bạn. Nó đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm bán chạy nhất hoặc thiết yếu của bạn.
Dự trữ an toàn là lượng hàng tồn kho bạn đặt thêm ngoài nhu cầu dự kiến của bạn. Mặc dù không bao giờ khuyến khích đặt hàng quá nhiều, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn có thêm một vài đơn vị so với dự kiến mà bạn sẽ cần, đặc biệt nếu bạn dự đoán mặt hàng đó sẽ tiếp tục bán chạy.
6. Dropshipping
Dropshipping là quá trình nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và yêu cầu nhà cung cấp của bạn giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Điều này cắt giảm nhu cầu về một cơ sở lưu trữ hoặc để giữ bất kỳ hàng tồn kho nào trong tay. Tốt nhất là dành riêng cho các đơn đặt hàng hiếm hoặc các mặt hàng mà bạn không thể chứa trong kho của mình, vì điều đó có nghĩa là sự hài lòng của khách hàng nằm trong tay nhà cung cấp chứ không phải doanh nghiệp của chính bạn.
7. Cross-docking
Cross-docking là một phương pháp ưu tiên hiệu quả. Xe tải giao hàng sẽ dỡ hàng tại cơ sở của bạn, đưa thẳng vào xe tải vận chuyển hàng bán của bạn cho khách hàng. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu mang các mặt hàng mới vào cơ sở lưu trữ của bạn và bỏ qua quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn. Thay vào đó, các mặt hàng sẽ xuất hiện ngay khi bạn nhận được. Phương pháp này tốt nhất cho các mặt hàng được lên kế hoạch vận chuyển “đúng lúc”.
Bài học kinh nghiệm chính: Xem xét hoàn cảnh hoạt động của bạn và thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho phù hợp với bạn.
Cách cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn
Dưới đây là một số chính sách bạn nên áp dụng để đảm bảo quản lý hiệu quả và chính xác khoảng không quảng cáo của mình.
1. Dự án số bán chính xác.
Số lượng hàng tồn kho bạn có liên quan trực tiếp đến số lượng bạn dự kiến bán và mức độ nhanh chóng.
Đối với các doanh nghiệp mới, dự báo có thể là một thách thức. Thu thập bất kỳ dữ liệu nào bạn có thể tìm thấy trực tuyến để thiết lập đường cơ sở dự kiến, sau đó điều chỉnh kỳ vọng của bạn cứ sau 90 ngày dựa trên dữ liệu thực.
Nếu bạn là một doanh nghiệp đã thành lập, hãy sử dụng lịch sử bán hàng và dự báo tăng trưởng của mình để xác định lượng hàng tồn kho bạn luôn có trong kho và khi nào bạn cần sắp xếp lại từng phần. Đặc biệt chú ý đến các mặt hàng bán chạy nhất của bạn.
2. Bổ nhiệm người quản lý kho.
Một người quản lý kho giám sát các hoạt động hàng ngày của nhà kho và đảm bảo tất cả nhân viên tại chỗ thường xuyên cập nhật hệ thống phần mềm và tuân thủ chính sách của công ty. Điều này bao gồm việc quét các sản phẩm vào và ra khỏi các vị trí chính xác khi chúng đến để giao hàng, khi chuyển sản phẩm từ nơi này trong kho sang nơi khác và khi chúng ra ngoài để giao cho khách hàng. Người quản lý kho cũng đảm bảo việc kiểm tra đảm bảo chất lượng và kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên được thực hiện theo kế hoạch.
3. Thiết lập số lượng chu kỳ hàng tồn kho thường xuyên.
Trong khi hàng tồn kho đang được lưu trữ, điều quan trọng là phải thường xuyên dự trữ các sản phẩm bạn có trong tay. Ali cho biết, nếu không áp dụng quy trình kiểm kê định kỳ theo chu kỳ, các doanh nghiệp có thể mất từ 2% đến 10% sản phẩm do mất mát hoặc mất cắp mỗi năm. Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng để giữ cho tỷ lệ hàng hóa bị biến mất càng thấp càng tốt.
4. Triển khai hệ thống theo dõi
Việc theo dõi có thể được thực hiện theo cách thủ công, nhưng ngày nay việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn nhiều: Phần mềm quản lý kho có thể giúp bạn tự động cập nhật hàng tồn kho của mình theo thời gian thực bằng cách quét mã các mặt hàng và vị trí xung quanh kho hàng.
Ví dụ, Nhân viên kho cho biết, khi 10 món hàng được giao, bạn sẽ quét chúng ở cửa khoang bốc hàng. Hệ thống cập nhật để ghi nhận 10 vật phẩm này đang chờ nhận. Chẳng hạn, khi một nhân viên chuyển các mặt hàng đó từ khoang xếp hàng sang Lối đi 1, Thùng 13, họ sẽ quét các mặt hàng đó và hệ thống tự động cập nhật. Việc quét này phải được thực hiện mỗi khi sản phẩm được di chuyển. Sau đó, người quản lý kho có thể tham chiếu phần mềm để hiểu chính xác nơi mọi thứ nên có trong kho và sau đó xác minh tính chính xác của thông tin đó.
Đây là những phần còn lại của quy trình quản lý hàng tồn kho. Quy trình chính xác của bạn sẽ bị ảnh hưởng nhiều bởi các hoàn cảnh riêng của doanh nghiệp bạn. Ví dụ, các nhà sản xuất cũng thường có nguyên liệu thô và hàng hóa, do đó, việc xem xét này phải là trọng tâm khi phát triển các quy trình quản lý hàng tồn kho của họ.
Bí quyết chính: Thiết lập hệ thống theo dõi và thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho có thể giúp người quản lý kho của bạn điều hành một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chính xác.
Lợi ích của quản lý hàng tồn kho đối với doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho không phải là khía cạnh hấp dẫn nhất của kinh doanh, nhưng nó rất quan trọng đối với lợi nhuận và khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Nếu không có một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả , các doanh nghiệp có thể thấy mình lãng phí tiền vào những sản phẩm mà họ không thể bán, hết hàng và gây ra sự chậm trễ trong việc thực hiện khiến khách hàng khó chịu và mất những mặt hàng có giá trị – ngay lập tức ăn vào lợi nhuận. Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể ngăn ngừa những vấn đề này và mang lại những lợi ích sau.
Truy xuất nguồn gốc hàng tồn kho
Quản lý khoảng không quảng cáo bắt đầu và kết thúc với mục tiêu đơn giản là luôn biết sản phẩm ở đâu. Điều này bao gồm việc biết khi nào nhà cung cấp đã vận chuyển hàng hóa, khi hàng hóa đến cơ sở lưu trữ của bạn, nơi hàng hóa được chuyển đến cơ sở của bạn và khi hàng hóa đã được chuyển ra khỏi cơ sở của bạn cho người mua.
Singletary nói: “Bạn cần một hệ thống cho bạn biết chính xác nơi sản phẩm tồn tại. “Bạn cần phải theo dõi nó khi nó được di chuyển từ vị trí của nó đến tận nơi để giao cho khách hàng.”
Dù bạn sử dụng hệ thống nào, nó sẽ có thể theo dõi các mặt hàng ngay xuống lối đi và thùng rác cụ thể mà chúng được đặt trong nhà kho hoặc cơ sở lưu trữ của bạn. Người quản lý kho của bạn nên thực thi quy trình này; nếu một nhân viên chuyển một mặt hàng mà không cập nhật dữ liệu của bạn – thường là thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho – thì sẽ khó xác định được mặt hàng khi đến thời điểm gửi để giao.
Phòng chống mất mát
Một vấn đề lớn đối với các nhà kho là mất mát hoặc mất cắp sản phẩm, được gọi là sự co rút hàng tồn kho, đặc biệt là khi các biện pháp kiểm soát quản lý hàng tồn kho không được áp dụng. Nếu không có kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên, các mặt hàng có thể bị thiếu trong nhiều tháng và bạn sẽ không biết tại sao. Đó có thể là một lỗi đơn giản hoặc có thể là hành vi trộm cắp. Bất kể là, mỗi thứ bị thiếu là một khoản đầu tư lãng phí.
A Cương nói: “Việc đếm chu kỳ nên được thực hiện thường xuyên trong suốt cả năm. “Tùy thuộc vào quy mô nhà kho hoặc vị trí của bạn, bạn sẽ muốn thực hiện chúng thường xuyên để theo dõi số lượng của mình và nắm bắt các vấn đề ngay lập tức.”
Số lượng chu kỳ thường xuyên nên được đưa vào quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn để giúp bạn xác nhận tính chính xác của thông tin theo dõi được liệt kê trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn. Điều này ngăn ngừa việc mất mát hoặc trộm cắp các mặt hàng, cho phép người quản lý kho nhanh chóng xác nhận rằng tất cả hàng tồn kho ở đúng vị trí của nó vào bất kỳ thời điểm nào.
Sự hài lòng của khách hàng cao hơn
Khách hàng ngày nay mong đợi việc hoàn thành đơn hàng nhanh chóng, đặc biệt là khi đặt hàng trực tuyến. Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo rằng sản phẩm của bạn luôn có trong kho và người lấy hàng có thể nhanh chóng xác định vị trí và gửi chúng đi giao hàng. Do đó, điều này sẽ làm tăng sự hài lòng của khách hàng và tăng khả năng bạn sẽ kinh doanh lặp lại.
“Khách hàng của bạn có thể mua hàng trên trang web hoặc tại cửa hàng, vì vậy bạn phải chắc chắn rằng mình còn hàng,” Anh Cương nói. “Toàn bộ mục tiêu là đảm bảo bạn có các sản phẩm mà bạn đang quản lý và bạn có thể hỗ trợ việc thực hiện. Biết được nhu cầu của bạn đến từ đâu và phân bổ khoảng không quảng cáo của bạn cho các đơn đặt hàng đó là chìa khóa.”
Mức tồn kho nhất quán
Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng giúp kiểm soát hàng tồn kho, cho bạn biết khi nào cần sắp xếp lại sản phẩm. Một lần nữa, điều này chủ yếu dựa vào tốc độ bạn bán một mặt hàng cụ thể, nhưng khi bạn có dữ liệu này, bạn có thể xác định rõ ràng khi nào bạn nên đặt hàng nhiều hơn.
Anh Tăng nói: “Nếu tôi có Sản phẩm A, bất cứ khi nào tôi giảm xuống còn hai chiếc, tôi muốn sắp xếp lại nó để tôi luôn có 10 chiếc trong kho,” Anh Tăng nói thêm rằng những con số này chỉ là ví dụ và dữ liệu bán hàng sẽ thúc đẩy quyết định này. “Đó là điều mà một người quản lý kho giỏi có thể xác định bằng cách hiểu doanh thu của các sản phẩm của họ. Đặc biệt là [đối với] những mặt hàng bán chạy nhất của bạn, bạn luôn muốn có đủ số lượng trong tay.”
Hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể được thiết lập để tự động sắp xếp lại sản phẩm từ các nhà cung cấp khi bạn giảm số lượng tối thiểu của mình. Tuy nhiên, bạn có thể thích tạo đơn đặt hàng theo cách thủ công, đặc biệt nếu tổ chức của bạn rất nhỏ.
Bí quyết chính: Quản lý hàng tồn kho ngăn ngừa mất mát hoặc mất cắp các mặt hàng, giúp doanh nghiệp hiểu họ nên có bao nhiêu hàng tồn kho và cải thiện sự hài lòng của khách hàng thông qua việc hoàn thành đơn hàng nhanh chóng.
