Môi trường văn phòng của bạn trông như thế nào trong thế giới ngày nay? Đó có phải là nơi mà khách hàng và nhân viên cảm thấy thoải mái khi đến mỗi ngày không? Đó có phải là một nơi cảm thấy an toàn và có tổ chức?
Phần mềm quản lý văn phòng có thể là thứ mà văn phòng của bạn cần để cải thiện bảo mật dữ liệu, tính di động, khắc phục tiếp sự trì trệ trong công việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, trước khi bạn thực sự có thể xác định xem phần mềm quản lý văn phòng có phù hợp với nhu cầu của mình hay không, điều quan trọng trước tiên là bạn phải hiểu nó!
Tìm hiểu phần mềm quản lý văn phòng
Phần mềm quản lý văn phòng là một thuật ngữ rộng có thể được sử dụng để chỉ nhiều giải pháp phần mềm khác nhau được sử dụng trong môi trường văn phòng hoặc nơi làm việc. Họ làm việc để sắp xếp nhiều nhiệm vụ cùng lúc với một doanh nghiệp và có thể tự động hóa hoặc tăng cường các quy trình thủ công hiện có tại nơi làm việc.
Các hệ thống và quy trình phổ biến được bao phủ bởi phần mềm quản lý văn phòng
Phần mềm quản lý văn phòng có nhiều lĩnh vực khác nhau mà nó có thể được sử dụng. Một số phổ biến nhất bao gồm:
- Quản lý chấm công
- Quản lý công việc
- Quản lý nhân sự
- Quản lý tài sản
- Quản lý quan hệ khách hàng
- Tài chính và thanh toán
Lợi ích của phần mềm quản lý văn phòng trên nền tảng đám mây
Ngoài khả năng thích ứng với nhiều lĩnh vực, phần mềm quản lý văn phòng còn có nhiều lợi ích tuyệt vời.
Hiệu quả chi phí
Phần mềm quản lý văn phòng là tuyệt vời cho ví của bạn. Không có thiết bị để mua và bảo trì, việc vận hành các hệ thống có thể áp dụng sẽ có chi phí thấp hơn nhiều so với các tùy chọn sẵn có khác.
Vì không có khoản đầu tư nào vào phần cứng, tiện ích hoặc cơ sở vật chất nên chi phí CAPEX giảm đáng kể.
Bảo mật dữ liệu nâng cao
Một trong những mối quan tâm lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp ngày nay phải đối mặt là bảo mật dữ liệu. Vi phạm dữ liệu và tội phạm mạng ngày càng trở nên phổ biến, gây ra vô số vấn đề cho các doanh nghiệp và những người liên quan.
Phần mềm quản lý văn phòng cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng tốt hơn. Việc xác thực, mã hóa và kiểm soát truy cập đều có thể được thực hiện dưới nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây.
Giải pháp mở rộng
Quy mô doanh nghiệp khác nhau đòi hỏi các giải pháp CNTT khác nhau, điều này làm cho khả năng mở rộng trở thành một tính năng quan trọng đối với phần mềm quản lý văn phòng. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng tăng hoặc giảm quy mô bộ phận CNTT của mình tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh.
Tính cơ động
Một trong những đặc quyền tốt nhất của phần mềm quản lý văn phòng là bạn có thể truy cập nó từ bất cứ đâu! Không cần phải lên lịch thời gian bảo trì hoặc gặp trực tiếp để thiết lập tài khoản mới.
Điều này đặc biệt quan trọng với các biện pháp giãn cách xã hội và làm việc tại nhà đã được áp dụng do COVID-19. Bất cứ ai cũng có thể truy cập thông tin họ cần từ bất cứ đâu.
Khôi phục và sao lưu
Mất dữ liệu có thể rất nghiêm trọng nhưng là một vấn đề có thể dễ dàng giải quyết bằng việc sử dụng lưu trữ dữ liệu dựa trên đám mây. Việc đưa phần mềm và quy trình phù hợp vào đúng vị trí có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc ngăn ngừa mất mát và giúp đảm bảo rằng dữ liệu luôn sẵn có. Ngay cả trong thời gian khi thiết bị bị lỗi.
Hợp lý hóa nơi làm việc với phần mềm quản lý văn phòng từ Larksuite
Nếu bạn đã sẵn sàng chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý văn phòng và gặt hái nhiều lợi ích từ nó, thì Larksuite là giải pháp hoàn hảo với nhiều ưu điểm.
Quản lý khách truy cập
Ứng dụng di động Larksuite cho phép khách truy cập nhanh chóng đăng ký và đăng ký trong một chu vi ảo. Các quy trình được thực hiện hoàn toàn không tiếp xúc, giúp tránh sự lây lan của COVID-19 và tăng cường an toàn và bảo mật tổng thể.
quản lý nhà thầu
Các nhà thầu có quyền truy cập vào tính năng đăng ký trên iPad hoặc ứng dụng điện thoại thông minh miễn phí Sine tại công trường. Tất cả thông tin liên quan đến sức khỏe, an toàn và cảm ứng công ty có thể dễ dàng hiển thị trên tất cả các thiết bị. Các nhà thầu cũng có thể xác nhận thời điểm họ đã trả lại chìa khóa, nộp báo cáo sự cố, hoàn thành danh sách kiểm tra, v.v.
Người quản lý có thể được cảnh báo mỗi khi nhà thầu đến một địa điểm từ xa bằng cách sử dụng nền tảng mạnh mẽ để theo dõi thời gian và tham dự.
Quản lý quy trình
Larksuite quan tâm đến việc theo đuổi các bằng cấp và luôn cập nhật việc tuân thủ lực lượng lao động của bạn. Bạn có thể đảm bảo chỉ những nhà thầu hoặc khách truy cập được phê duyệt mới vào trang web của bạn sau khi họ đã hoàn thành quy trình làm việc có liên quan.
Bằng cách tự động hóa quy trình, bạn sẽ không gặp rắc rối khi hoàn thành các phần giới thiệu, bao gồm cả màn hình trước với các câu hỏi về COVID-19.
Quản lý nhân sự
Nhân viên cần một nơi an toàn để làm việc, đặc biệt là trong thế giới ngày nay. Sine giúp cung cấp môi trường an toàn này vì việc theo dõi hợp đồng của tất cả khách truy cập, công việc của nhà thầu và quản lý nhân viên đều trở nên tự động. Quản lý thời gian, điểm danh, bảng lương và đăng ký cũng có thể được quản lý từ nền tảng dễ sử dụng.
Giải pháp COVID-19
Trở lại làm việc không dễ dàng trong môi trường hiện tại, nhưng điều đó chắc chắn trở nên dễ dàng hơn với Larksuite .
Việc sàng lọc trước khi đến, đăng nhập không tiếp xúc, theo dõi liên hệ và năng lực đều có thể được quản lý từ bảng điều khiển Larksuite . Bạn có thể giảm thiểu tiếp xúc không cần thiết tại nơi làm việc và theo dõi sự có mặt bằng cách sử dụng áp phích mã QR đơn giản.
Tất cả nhân viên và khách truy cập có thể đăng ký và đăng xuất và thời gian của họ được ghi lại tự động. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhiều người chạm vào nhiều bề mặt và giữ cho tất cả thông tin được ghi lại an toàn và bảo mật.
Với rất nhiều khả năng, tất cả trong một nền tảng phần mềm, Larksuite đang giúp rất nhiều doanh nghiệp luôn an toàn, di động, tiết kiệm chi phí và hơn thế nữa.
