Quản lý văn phòng là duy nhất.
Chịu trách nhiệm đội những chiếc mũ khác nhau để theo kịp sự năng động luôn thay đổi của nơi làm việc.
Các nhà quản lý văn phòng đang ở một vị trí quan trọng phải hỗ trợ tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp. Từ việc thành lập văn phòng đến quản lý con người, có rất nhiều việc phải làm!
Bài viết này sẽ thảo luận về một số công cụ thiết yếu giúp giảm tải và giúp bạn hoạt động hiệu quả trong vai trò linh hoạt của mình.
Tận dụng các công cụ trực tuyến này để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn
SCTT đã tập hợp danh sách 11 công cụ hàng đầu cho các nhà quản lý văn phòng sử dụng.
Larksuite
Lark Suite là một phần mềm ứng dụng cộng tác kinh doanh đã được phát triển do công ty Bytedance. Phần mềm này được tích hợp các ứng dụng nhỏ để giúp mọi người luôn kết nối với nhau cho dù là ở đâu. Đây như một phần mềm kết hợp toàn diện.
Lark Suite cung cấp trải nghiệm cộng tác hiệu quả giúp tối ưu hóa hiệu suất của nhóm. Người dùng có thể trải nghiệm thoải mái với các tính năng tương tác mà Lark cung cấp bao gồm cuộc họp (Video Conference), nhắn tin (Messenger), lịch, tài liệu (Docs), Thư (email), không gian làm việc, và còn một số tính năng khác.
Xem thêm: Lark Là Gì? Tìm Hiểu Về Larksuite Trong Việc Quản Lý Doanh Nghiệp
Lark Suite phù hợp với ai?
Lark Suite là một giải pháp tốt cho các công ty có xu hướng liên lạc nội bộ mà không cần phải tinh chỉnh chi tiết cho từng công ty cụ thể. Lark Suite cung cấp gói dịch vụ miễn phí dành cho doanh nghiệp dưới 50 người. Nó cũng được triển khai miễn phí thông qua hệ thống E-learning của nền tảng Lark Suite, mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ không có đủ nguồn lực tài chính và nhân lực để có khả năng chuyển đổi kỹ thuật số. Tuy nhiên, một số tính năng bị hạn chế trong gói dịch vụ miễn phí này.
Những tính năng nổi bật của phần mềm Lark suite
Sau đây là những tính năng hữu ích mà Lark suite mang đến:
Hội nghị truyền hình và âm thanh suôn sẻ, mang tính cộng tác
Việc hội họp từ xa chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Bắt đầu hội nghị truyền hình và âm thanh chất lượng cao bằng tính năng Cuộc họp của Lark mọi lúc, mọi nơi. Bạn chỉ cần bắt đầu cuộc họp thông qua Cuộc họp, Messenger hoặc Lịch. Trong cuộc họp, bạn có thể chia sẻ nội dung, gửi tin nhắn, bắt đầu phiên phát trực tiếp và sử dụng Magic Share để kích hoạt tính năng đồng chỉnh sửa trong thời gian thực trên tài liệu.
Yếu tố kích thích giao tiếp sôi nổi
Messenger được thiết kế dành cho việc giao tiếp trong công việc. Với cơ cấu tổ chức chính xác và thông tin liên hệ có thể truy cập được, Messenger giúp bạn dễ dàng tìm các đồng nghiệp. Messenger cũng xác định lại chuỗi tin nhắn trò chuyện giúp giảm thiểu thông báo không cần thiết.
Lịch dùng chung thông minh
Lịch giúp nhóm đi đúng hướng theo cách cộng tác và hiệu quả. Bạn có thể đăng ký nhiều lịch, kiểm tra lịch biểu của người khác, sắp xếp lại lịch biểu làm việc của bạn và bắt đầu cuộc họp chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Tạo và lưu trữ trên đám mây
Docs không chỉ là không gian trên đám mây mà còn là công cụ tạo tài liệu cộng tác ưu việt. Docs cho phép bạn tải lên, tải xuống và xem trước các tệp tin ở nhiều định dạng. Bạn chỉ cần “@ đề cập thành viên nhóm” trong tài liệu để mời họ cộng tác. Tính năng đồng bộ hóa dựa trên đám mây của Docs giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa, nhận xét và chia sẻ tài liệu với người cùng nhóm và mọi người bên ngoài công ty của bạn.
Quản lý email hiệu quả
Liên kết Tài Khoản Google (Gmail) của bạn với Lark để tận hưởng trải nghiệm tích hợp liền mạch giữa Email, Messenger và Google Drive. Thư tự động phân loại các email của bạn dựa trên mức ưu tiên để bạn không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào.
Chức năng mở mạnh mẽ
Lark cung cấp bộ API phong phú, bạn có thể kết nối với hệ thống nội bộ thông qua nền tảng mở của Lark để cộng tác ở một nơi mà không cần phải chuyển giữa các nền tảng. Bạn cũng có thể dùng bot Lark và các chương trình con để trải nghiệm khả năng mở rộng hơn và hiệu quả tốt hơn. Lark cũng sẵn sàng tiếp nhận các nhà cung cấp phần mềm bên thứ ba để phát triển các ứng dụng dành cho tất cả người dùng.
Bảo mật và tuân thủ
Tính bảo mật và riêng tư của công ty bạn là ưu tiên hàng đầu của Lark. Lark bảo vệ dữ liệu của bạn nhờ cơ sở hạ tầng mạnh nhất sẵn có ở bất kỳ khu vực nào.
Tạo hoặc tham gia nhóm
Để bắt đầu hành trình khám phá Lark, bạn cần tạo hoặc tham gia một nhóm.
- Tạo nhóm miễn phí – Tạo nhóm của bạn trên trang web chính thức của Lark. Do là thành viên đầu tiên của nhóm, bạn sẽ được tự động chỉ định là quản trị viên nhóm và gửi lời mời đến thành viên nhóm của mình.
- Tham gia nhóm Lark – Nếu công ty bạn đã tạo nhóm, bạn sẽ nhận được liên kết từ quản trị viên công ty.
- Phiên bản cá nhân – Nếu bạn muốn tham gia Lark vì mục đích cá nhân, phiên bản cá nhân của Lark sẽ thích hợp với bạn.
Trello
Trello là gì: Trello là một trong những công cụ quản lý văn phòng hàng đầu hiện có trên thị trường. Đây là một hệ thống cộng tác và quản lý dự án hàng đầu, được tích hợp tốt với các bảng công việc và quy trình công việc dễ theo dõi.
Chức năng: Trello đơn giản hóa việc cộng tác bằng cách tổ chức và theo dõi tất cả các nhiệm vụ, tệp và thông tin của nhóm ở một nơi. Với Trello, thật dễ dàng để đối chiếu “danh sách việc cần làm” của bạn trên một nền tảng duy nhất và sắp xếp ngày làm việc của bạn.
Tại sao nó lại hữu ích cho người quản lý văn phòng: Nó làm cho quá trình kiểm tra với nhóm của bạn, đồng ý và theo dõi các nhiệm vụ, tệp và thông tin dễ dàng hơn nhiều.
Evernote
Nó là gì: Evernote là một công cụ quản lý văn phòng ghi chú toàn diện được trang bị một số chức năng giúp đơn giản hóa việc nắm bắt ý tưởng, tạo danh sách việc cần làm và sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ cho dự án.
Chức năng: Nó giúp các nhà quản lý văn phòng ghi chú, thu thập các bài báo, viết danh sách và duy trì tính ngăn nắp, đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Tóm lại, Evernote cho phép bạn chuyển đổi tất cả các tài liệu bạn đã tạo thành một bố cục duy nhất, chuyên nghiệp và thân thiện với màn hình để mọi thứ bạn cần đều nằm trong tầm tay.
Tại sao nó lại hữu ích cho người quản lý văn phòng : Một công cụ quản lý văn phòng thân thiện với người dùng và có cấu hình cao, Evernote cho phép bạn truy cập vào các tính năng như công cụ cắt trang web, đồng bộ hóa nhiều thiết bị, quét tài liệu và hỗ trợ PDF để bạn có thể tăng cường khả năng ghi chú của mình nỗ lực mà không gặp rắc rối. Nó cho phép bạn thậm chí lưu bất kỳ tài liệu tham khảo nào bạn cần cho ghi chú, chẳng hạn như tệp âm thanh, ảnh ghi chú viết tay hoặc thậm chí cả biên lai được quét.
Bitrix24
Nó là gì : Bitrix24 là một công cụ quản lý văn phòng hiệu quả và mạnh mẽ với đầy đủ các công cụ để quản lý, cộng tác và giao tiếp.
Chức năng: Nó cung cấp cho bạn một nền tảng thống nhất cho các tệp, dự án, thư, tác vụ và danh bạ của bạn. Bitrix24 giúp mọi người trong nhóm của bạn theo dõi các nhiệm vụ và cùng nhau làm việc hiệu quả trong các dự án.
Tại sao nó có lợi cho các nhà quản lý văn phòng: Cung cấp các giải pháp quản lý tài liệu, chia sẻ tệp, lịch và lập kế hoạch, quản lý nhóm bán hàng, email, điện thoại và quản lý nhân sự, Bitrix24 là một công cụ đáng tin cậy mà các nhà quản lý văn phòng có thể dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ nội bộ của công ty như cập nhật tài liệu , lập kế hoạch sự kiện và nhiều hơn nữa.
When I Work
When I Work là gì: When I Work là một công cụ quản lý văn phòng đồng hồ thời gian đơn giản và dễ cài đặt cũng như sử dụng trên mọi PC, máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Công dụng: Công cụ này giúp người quản lý quản lý việc chấm công của nhân viên một cách dễ dàng.
Tại sao nó lại hữu ích cho các nhà quản lý văn phòng: Khi tôi làm việc đơn giản hóa việc lên lịch và giao tiếp của nhân viên bằng cách sử dụng sự kết hợp sáng tạo của các công nghệ truyền thông hiệp đồng, bao gồm web, ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhắn tin văn bản, mạng xã hội và email. Như vậy, nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời giảm tình trạng vắng mặt và nâng cao trách nhiệm giải trình của nhân viên.
Xero
Nó là gì: Xero là một công cụ quản lý văn phòng kế toán đáng tin cậy giúp biến một số khái niệm tài chính phức tạp và tiêu chuẩn hóa nhất thành một hành trình thú vị cho các nhà quản lý văn phòng.
Hoạt động của nó: Một hệ thống quản lý kế toán có thẩm quyền, Xero hoạt động phù hợp với các quy tắc và ưu tiên kinh doanh của bạn, giúp bạn quản lý tiền theo cách phù hợp với mục tiêu kinh doanh và sứ mệnh dài hạn của bạn.
Tại sao nó lại hữu ích cho các nhà quản lý văn phòng: Xero giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách hợp lý hóa các quy trình và cung cấp cho bạn các công cụ để hoàn thành các nhiệm vụ tài chính nhanh hơn.
Flock
Nó là gì: Flock là một ứng dụng văn phòng cộng tác mạnh mẽ cung cấp tất cả các công cụ bạn cần để đơn giản hóa việc làm việc theo nhóm. Đó là một giải pháp giàu tính năng cho phép các nhóm hiện đại làm việc cùng nhau một cách hoàn hảo.
Chức năng: Flock tổ chức tất cả các cuộc hội thoại nhóm, công cụ năng suất và ứng dụng cộng tác ở một nơi, cho phép các nhóm tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.
Tại sao nó lại hữu ích cho các nhà quản lý văn phòng: Flock giúp bạn giao tiếp với các nhóm của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn. Cung cấp cho bạn khả năng quản lý hiệu quả hơn và tăng năng suất của nhóm.
Expensify
Định nghĩa: Expensify là một công cụ quản lý tiền mà các nhà quản lý văn phòng có thể sử dụng để chịu trách nhiệm về chi phí, giao dịch và các vấn đề tiền bạc thông qua quy trình báo cáo và dữ liệu theo thời gian thực.
Chức năng: Expensify giúp các nhà quản lý văn phòng dễ dàng và nhanh chóng quản lý các chi phí phát sinh trong nhiều tháng hoặc nhiều năm. Nó tự động hóa quy trình báo cáo và theo dõi chi phí, ngay từ khi nhận biên lai hoặc thanh toán, cho đến khi hoàn thành báo cáo chi phí.
Tại sao nó có lợi cho các nhà quản lý văn phòng: Một trong những lợi ích chính của Expensify là nó cho phép tích hợp tự động với các tổ chức tài chính, thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán khác, giúp bạn không phải nhập dữ liệu thủ công. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ này trong khi mua hàng hoặc gửi tiền, cho phép bạn ghi lại thông tin theo thời gian thực. Hơn nữa, nó tự động tích hợp với CRM, ERP hoặc các bộ thương mại điện tử khác để quản lý thông minh và quy trình ra quyết định.
Sine
Nó là gì: Sine là một phần mềm nơi làm việc dễ sử dụng cho phép bạn quản lý khách , nhân viên, nhà thầu và theo dõi tài sản trong các hoạt động của bạn
Chức năng: Sine cung cấp cho người quản lý văn phòng khả năng đăng ký khách truy cập , nhà thầu , nhân viên và tài sản từ bảng điều khiển thay vì sử dụng sổ đăng nhập trên giấy. Nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý văn phòng một cái nhìn tổng quan đầy đủ về những người vào và ra khỏi tất cả các trang web của họ cho dù họ là trang web có người lái hay không người lái. Sản phẩm Workflows của Sine có nghĩa là các nhà quản lý văn phòng cũng có thể đảm bảo rằng việc tuân thủ quy trình công việc của họ được cập nhật theo thời gian thực.
Tại sao nó có lợi cho người quản lý văn phòng: Có khả năng quản lý mọi thứ ra vào văn phòng của bạn giúp tăng mức độ an toàn và bảo mật tại nơi làm việc. Sine cũng cung cấp một cách có tổ chức để xem những người ra vào trang web của bạn cộng với khả năng hoàn thành tất cả các tài liệu cần thiết trước khi một người đăng ký, cho dù đó là quy trình công việc cụ thể, bộ sưu tập ID hoặc cảm ứng an toàn.
PandaDoc
PandaDoc là gì: PandaDoc là một công cụ quản lý tài liệu dựa trên web cho phép người dùng tạo, phân phối và chia sẻ tài liệu trực tuyến, tạo điều kiện cho các quy trình và giao dịch không cần giấy tờ nhanh hơn giữa các bên liên quan. Các tính năng của nó bao gồm các công cụ cộng tác, thư viện nội dung và chữ ký điện tử tích hợp sẵn. Công cụ quản lý văn phòng hiệu quả này hỗ trợ nhiều dạng tài liệu khác nhau bao gồm PDF, Tài liệu và các tài liệu kỹ thuật số có sẵn khác.
Công dụng: Công cụ này có thể được sử dụng trong bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào mà việc xây dựng, chia sẻ và phân phối tài liệu là không thể thiếu đối với hoạt động. Đó là lý tưởng để sử dụng trong các hoạt động quản lý bán hàng, tiếp thị, tài chính và pháp lý vì nó hoạt động tốt với báo giá, hợp đồng và thỏa thuận.
Tại sao nó có lợi cho các nhà quản lý văn phòng: Với các tính năng như công nghệ chữ ký điện tử, tự động hóa quy trình làm việc và các công cụ cộng tác, PandaDoc tạo điều kiện thuận lợi cho mọi tài liệu liên quan đến người quản lý để thực sự giúp tăng năng suất của bạn.
Todoist
Todoist là gì: Todoist là một công cụ quản lý dự án được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý doanh nghiệp bằng cách giúp họ tổ chức các nhiệm vụ, đặt lịch trình và theo dõi thời hạn.
Chức năng: Từ việc lập kế hoạch cho các dự án quy mô lớn đến nhắc nhở bạn chú ý đến những điều nhỏ nhặt, Todoist giúp đưa lịch trình hàng ngày ra khỏi đầu bạn và đưa vào danh sách việc cần làm của bạn.
Tại sao ứng dụng này hữu ích với người quản lý văn phòng: Todoist giúp người quản lý dễ dàng giao tiếp với nhóm của họ và công việc cần hoàn thành trong các nhiệm vụ, tăng năng suất hợp tác và cải thiện kết quả đầu ra trong quy trình thông qua nỗ lực của nhóm và giá trị gia tăng.
—
Hãy tận dụng những công cụ hữu ích này để giúp giảm bớt sự năng động áp đảo liên quan đến việc trở thành người quản lý văn phòng.
Trong lực lượng lao động đa dạng ngày nay, cuộc sống văn phòng trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Nhưng đồng thời, internet hiện cung cấp cho chúng ta các giải pháp mà trước đây không tồn tại. Hãy dùng thử một số phần mềm được thảo luận trong bài viết này để giúp tổ chức cuộc sống văn phòng của bạn, tối đa hóa giá trị mà bạn mang lại cho doanh nghiệp của mình, thông qua việc đề xuất các quy trình cải tiến mới và giải phóng thời gian của bạn để làm những việc đòi hỏi sự tiếp xúc cá nhân của bạn.
