Tự động hóa quy trình làm việc có thể là một công cụ tuân thủ và tiết kiệm thời gian cần thiết. Các công ty có hệ thống quản lý quy trình làm việc hợp lý có thể loại bỏ các nhiệm vụ nhập dữ liệu tẻ nhạt và giải phóng nhân viên cho công việc có ý nghĩa hơn. Và phần tốt nhất là một hệ thống tự động hóa tốt có thể khởi động nhanh hơn và chính xác hơn, vì vậy mọi người đều thắng.
Dưới đây, chúng ta sẽ xem quản lý quy trình làm việc là gì và liệu nó có thể giúp công ty của bạn vận hành trôi chảy và tiết kiệm thời gian hơn hay không.
Workflow automation – Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Nói chung, tự động hóa quy trình làm việc đúng như tên gọi của nó – cho phép hệ thống chạy một tập hợp các tác vụ dựa trên các quy tắc bạn đặt ra. Sau khi người quản lý thiết lập các quy tắc của hệ thống, phần mềm quy trình công việc có thể khởi chạy các hoạt động như gửi email và lời nhắc, đăng tài liệu tiếp thị được viết sẵn, gửi tài liệu đến đúng người nhận, chỉ định vé cho thành viên nhóm, gửi thông tin và hơn thế nữa – tất cả đều không cần sự can thiệp của con người.
Nhiều bộ phận có thể sử dụng các hệ thống tự động hóa quy trình công việc, bao gồm quản lý và kỹ sư sản phẩm, nhóm bán hàng và tiếp thị, an ninh, nhân sự (HR) và công nghệ thông tin (CNTT). Các hệ thống này cũng làm cho các quy trình trở nên minh bạch hơn bao giờ hết và có thể được thay đổi bất cứ khi nào một quy trình kinh doanh cần phát triển.
Ví dụ: giả sử bạn thu thập tài liệu nhận dạng từ mọi người vào không gian làm việc của bạn. Một người hoặc một hệ thống phần mềm có thể cần đọc hoặc quét các tài liệu đó, đảm bảo chúng ghi lại tên, ngày sinh hoặc thông tin đăng nhập khác của khách, sau đó phê duyệt lối vào dựa trên thông tin đó.
Điều này trở nên phức tạp hơn khi bắt đầu xảy ra đại dịch COVID-19 và các quy trình kinh doanh phải phát triển để giữ an toàn cho nơi làm việc . Ví dụ: nhiều cơ sở đã phải sửa đổi quy trình công việc của họ vào năm 2020 và 2021 để thực hiện các yêu cầu mới về lối vào tòa nhà như theo dõi nhiệt độ cơ thể, đeo khẩu trang, tình trạng vắc xin và nhu cầu giãn cách xã hội của tòa nhà. Điều đó đòi hỏi các quy tắc mới cho lối vào cũng như thu thập và xử lý các loại thông tin mới (và thậm chí nâng cấp và thêm các công cụ như khuôn mặt AI và nhiệt kế điện tử).
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng 40% năng suất bị mất do đa nhiệm và chuyển đổi nhiệm vụ. Tự động hóa cho phép xử lý dữ liệu được sắp xếp hợp lý, tập trung, tối ưu hóa và minh bạch. Nói cách khác, tự động hóa giúp nhân viên làm việc dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí hơn cho các công ty, bất kể nó được sử dụng cho chiến dịch tiếp thị nhỏ giọt hay quản lý trang web việc làm trong một ngành khác. Trên thực tế, các công ty nâng cấp lên tự động hóa đám mây đã chứng kiến mức tăng trưởng doanh thu 15% so với năm trước.
Quy trình công việc là gì và tại sao bạn nên tự động hóa chúng?
Tất cả các nhóm kinh doanh đều có quy trình làm việc. Chúng chỉ đơn giản là tập hợp các bước mọi người sử dụng để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án. Khi nói đến quy trình công việc kinh doanh có thể được tự động hóa, có ba loại chính: quy trình công việc tuần tự, quy trình công việc máy trạng thái và quy trình công việc dựa trên quy tắc.
- Quy trình công việc tuần tự hoạt động giống như một biểu đồ dòng chảy và có một quy trình từng bước luôn được lặp lại theo kiểu tuyến tính.
- Quy trình công việc của máy trạng thái tương tự như quy trình công việc tuần tự nhưng có thể quay lại bước trước đó trong trình tự tùy thuộc vào tình huống.
- Quy trình công việc dựa trên quy tắc phức tạp hơn và có thể tuân theo một bộ quy tắc quy định các bước tiếp theo. Ở mức tối thiểu, bạn có thể lập trình một hệ thống quản lý quy trình làm việc để tự động hóa các bước theo một tập hợp các quy tắc “nếu”, “thì” (ví dụ: nếu X là true, thì hãy chuyển sang bước Y).
Khi quy trình làm việc liên quan đến một nhóm đồng nghiệp, nó bao gồm một vài bước khác nhau (mặc dù chúng không phải lúc nào cũng rõ ràng hoặc được thảo luận).
Quản lý quy trình công việc thường yêu cầu:
- Thống nhất về những gì cần phải hoàn thành
- Lập kế hoạch các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
Lập kế hoạch cho các bước là chìa khóa và yêu cầu tổ chức, tài liệu và theo dõi khi tiến độ được thực hiện. Bên cạnh việc giữ cho nhóm đi đúng hướng, việc vạch ra các bước cũng tạo ra sự minh bạch và ý thức về quyền sở hữu đối với các nhiệm vụ cụ thể giữa các thành viên trong nhóm. Điều này đúng cho dù bạn đang tập hợp một bản trình bày liên quan đến nhiều phòng ban hay quản lý một nơi làm việc lớn nơi các sản phẩm được chất lên xe tải và gửi đến các địa điểm khác nhau.
Trong môi trường nhóm, người quản lý thường giám sát quy trình làm việc và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nhưng một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà người quản lý có thể có là Phần mềm quản lý quy trình làm việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Những tác vụ này có thể là bất cứ thứ gì từ nhập dữ liệu đến xử lý tài liệu.
Tự động hóa quy trình với phần mềm quản lý quy trình công việc
Hãy nghĩ về một công trường xây dựng đang hoạt động. Đó là một nơi nguy hiểm tiềm ẩn, vì vậy những người được phép vào trang web thường phải trải qua khóa huấn luyện an toàn và có thông tin đăng nhập, giấy phép hoặc sự cho phép khác để có mặt trên một trang web cụ thể. Đối với nhân viên hàng ngày, lối vào trang web sẽ là một quy trình công việc tuần tự tự động đơn giản cho phép họ vuốt vào và bắt đầu làm việc. Đầu tiên, họ vuốt vào; sau đó, hệ thống đảm bảo thông tin đăng nhập của họ hoàn chỉnh và cập nhật, đồng thời ghi lại mục nhập của họ trong khi cấp cho họ quyền truy cập vào trang web.
Nhưng không phải ai cũng có thể đi bộ ngoài đường vào trang web. Đối với các mục đích về trách nhiệm pháp lý và bảo mật, thường cần phải đảm bảo những người mới – chẳng hạn như nhà thầu – có đủ năng lực, giấy phép, v.v. được nộp. Tốt nhất, họ có thể vuốt vào văn phòng phía trước bằng ID có ảnh nhưng được chuyển đến một khu vực nơi họ có thể đánh giá các tài liệu khác.
Đây là nơi các công cụ như Quy trình làm việc của Sine vượt trội. Sine cung cấp tích hợp quản lý quy trình công việc cho phép người quản lý địa điểm làm việc thu thập tài liệu phù hợp để vào địa điểm làm việc và thực hiện việc này trước để tất cả giấy phép địa điểm và yêu cầu truy cập được sắp xếp hợp lý khi khách truy cập đến. Không cần phải đuổi theo bất kỳ ai xung quanh để lấy giấy tờ trong giờ làm việc. Tốt hơn nữa, người dùng Sine có thể thiết lập nhiều quy trình công việc để xử lý nhân viên và khách truy cập, đồng thời giám sát tất cả từ một bảng điều khiển – mà không cần hàng đống giấy tờ.
Công ty của bạn có cần tự động hóa quy trình làm việc không?
Tự động hóa quy trình làm việc có thể áp dụng cho nhiều nhiệm vụ khác nhau. Ngoài việc giúp bạn quản lý nơi làm việc, tự động hóa quy trình công việc có thể thực hiện bất kỳ tác vụ nào sau đây (và hơn thế nữa):
- Giúp bạn theo dõi những khách hàng tiềm năng đã tải xuống tài liệu bán hàng trực tuyến của bạn
- Tạo phiếu công việc mới trong hệ thống khi nhân viên liên hệ với bộ phận IT để được trợ giúp
- Giúp quản lý luồng tài liệu xung quanh văn phòng của bạn, xóa các bản sao và lưu trữ dữ liệu an toàn trên đám mây
- Di chuyển các báo cáo chi phí qua hệ thống, cảnh báo nhân viên về nhu cầu cần thêm tài liệu
- Xử lý đơn xin việc và quản lý nhân viên onboarding
Các khả năng là vô tận. Nếu bạn có một quy trình làm việc đã định sẵn và ai đó thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, rất có thể chúng có thể được tự động hóa ở một mức độ nào đó.
Luôn tuân thủ Quy trình công việc Larksuite
Bất kỳ nơi làm việc nào chứa các tài nguyên có giá trị đều có các giao thức an toàn và có khả năng được điều chỉnh bởi các quy tắc và luật được thiết kế để đảm bảo an toàn cho nhân viên và bảo vệ tài sản. Và khi xảy ra sự cố tại chỗ, những sự cố đó cần phải được báo cáo. Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, các nhà quản lý và giám đốc điều hành yên tâm rằng có một hệ thống kiểm tra thông tin xác thực hợp lệ trong thời gian thực, một hệ thống có khả năng ngăn ngừa sự cố (hoặc ghi lại những bất thường cần giải quyết sau) và đảm bảo rằng quy trình công việc được thực hiện chính xác và nhất quán trên tất cả các tình huống. Nói cách khác, tự động hóa quy trình làm việc giúp các công ty luôn tuân thủmà không cần nhân viên dành hàng giờ làm việc quý giá để theo dõi và xác thực tài liệu hoặc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại khác khi thời gian của họ có thể được sử dụng tốt hơn để cải thiện năng suất.
