Đã qua rồi cái thời tủ hồ sơ đầy ắp. Ngày nay, mọi thứ đều được lưu trữ trên đám mây.
Khi các công ty lâu đời cố gắng thích ứng với tiêu chuẩn mới, giấy nhanh chóng trở nên dư thừa.
Lưu trữ kỹ thuật số đã trao quyền cho các công ty giảm hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy trong quy trình kinh doanh của họ.
Động lực lớn nhất đối với nhiều tổ chức trong quá trình chuyển đổi không cần giấy tờ là tiết kiệm chi phí giấy tờ, hồ sơ, bút và các loại văn phòng phẩm khác, chưa kể đến không gian lưu trữ cần thiết để chứa những tài liệu này.
Ngoài ra, nguy cơ mất dữ liệu giảm đáng kể khi dữ liệu được lưu trữ kỹ thuật số, với các giải pháp và hệ thống toàn diện đảm bảo tích hợp nhiều dự phòng và sao lưu. Ngoài ra, giấy tờ chiếm nhiều dung lượng và khó theo dõi chúng, điều này gây rủi ro cho bảo mật thông tin của bạn.
Đây là lý do tại sao các công ty hiện đang chuyển sang quản lý tài liệu kỹ thuật số , nền tảng lưu trữ trực tuyến và phần mềm kỹ thuật số để đảm bảo văn phòng không cần giấy tờ . Cách tiếp cận này giúp họ loại bỏ sự lộn xộn, hợp lý hóa thông tin và báo cáo, đồng thời giảm dấu chân của họ trong môi trường.
Nếu bạn cân nhắc việc thay đổi, đây là thời điểm thích hợp để làm điều đó. Nhưng việc chuyển sang các hệ thống quản lý thông tin kỹ thuật số lúc đầu có vẻ quá sức. Đây là lý do tại sao chúng tôi ở đây để đưa ra năm bước đơn giản để bắt đầu chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.
5 bước chuyển sang văn phòng không giấy tờ
Hy vọng rằng đến đây, bạn đã hiểu sự cần thiết của việc giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ tại nơi làm việc.
Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
Bắt đầu quá trình chuyển đổi dần dần
Quá trình chuyển đổi hoàn toàn sang văn phòng không giấy tờ phải là một quá trình chậm và dần dần. Điều quan trọng là giúp mọi người dễ dàng làm quen với cách làm việc mới. Hãy dành thời gian của bạn khi thực hiện các quy trình mới để không phải vội vàng và không có dữ liệu nào bị mất trong quá trình này.
Bắt đầu bằng cách đặt mục tiêu cho nhân viên và toàn bộ phòng ban để thúc đẩy họ chuyển đổi sang nền tảng kỹ thuật số. Bạn cũng có thể thiết lập một chương trình khen thưởng khi nhân viên của bạn đạt được mục tiêu của họ để khuyến khích họ không sử dụng giấy tờ.
Nhưng bạn cần lưu ý rằng công ty của bạn sẽ không ngừng sử dụng giấy hoàn toàn trong một thời gian dài. Ngay cả khi các quy trình của bạn 100% không cần giấy tờ. Ví dụ, nhân viên của bạn có thể cần in một số thứ như sơ đồ chỗ ngồi cho một cuộc hội thảo. Điều này có nghĩa là bạn cần nỗ lực liên tục để hỗ trợ quá trình chuyển đổi này.
Đưa nhân viên lên tàu với kế hoạch của bạn
Đây không phải là công việc của một người; nó đòi hỏi những nỗ lực nhất quán từ toàn bộ nhóm của bạn. Điều này có nghĩa là bạn cần để họ tham gia vào quá trình ngay từ đầu, yêu cầu họ đưa ra đề xuất và đánh giá cao phản hồi của họ trong suốt quá trình chuyển đổi.
Theo một báo cáo, 37% trong số 250 công ty được khảo sát có những lo ngại về tuân thủ khiến họ không thể sử dụng giấy tờ. Điều này có nghĩa là bạn cần cho họ thấy cách chuyển đổi sang nền tảng kỹ thuật số có thể giúp họ loại bỏ các rủi ro tuân thủ và các vấn đề do tính năng bảo mật của nền tảng.
Đảm bảo với nhân viên của bạn rằng các tính năng của các nền tảng kỹ thuật số này cho phép họ ngăn chặn mọi vấn đề tuân thủ và loại bỏ các vấn đề khác phát sinh trong quá trình xử lý tài liệu giấy tờ.
Bạn cũng cần chứng minh khách hàng của mình thích thư điện tử hơn thư giấy vì nó thuận tiện hơn cho họ. Điều này giúp bạn đảm bảo hỗ trợ nhân viên của mình trong quá trình chuyển đổi thành công sang nơi làm việc không cần giấy tờ.
Bắt đầu tổ chức các quy trình kinh doanh của bạn
Sau khi thiết lập một số quy trình và kế hoạch ban đầu, đã đến lúc bắt đầu số hóa các quy trình kinh doanh của bạn. Bắt đầu bằng cách quét tài liệu giấy của bạn và chuyển chúng lên đám mây.
Tại đây, bạn có thể dễ dàng số hóa kế toán và tài chính, theo dõi chi tiêu, đánh giá và chấm công. Bạn cũng có thể số hóa các quy trình tuân thủ của mình với Quy trình công việc hình sin.
Giảm thiểu khối lượng công việc của các cảm ứng trên giấy và các biểu mẫu của nhà thầu của bạn với các cảm ứng được số hóa. Cho phép bạn lưu trữ các cảm ứng và bộ sưu tập tài liệu của mình bằng kỹ thuật số. Tất cả trong khi quản lý phê duyệt và hết hạn tự động để lực lượng lao động của bạn không bao giờ không tuân thủ.
Điều này giúp bạn và nhân viên của bạn không phải in ấn tài liệu và tài liệu một cách không cần thiết cũng như xử lý hàng đống giấy tờ có thể khiến bạn choáng ngợp.
Tìm công cụ kỹ thuật số phù hợp cho doanh nghiệp
Sau khi số hóa luồng công việc và quy trình kinh doanh, bạn cần tìm đúng công cụ phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình và hỗ trợ bạn theo đuổi một văn phòng không giấy tờ.
Một công cụ quản lý khách truy cập kỹ thuật số như Larksuite cho phép bạn thực hiện không cần giấy tờ bằng cách số hóa các quy trình quản lý khách truy cập của mình. Với Larksuite , bạn có thể đảm bảo khách truy cập gửi thông tin chi tiết của họ một cách dễ dàng trước khi họ vào trang web của bạn. Điều này có nghĩa là bạn không phải giải quyết một lượng lớn giấy tờ cần thiết để chấp thuận cho họ vào.
Để điền vào quy trình công việc, bạn sẽ cần chia sẻ một liên kết duy nhất với các nhà thầu và khách truy cập của mình, đồng thời nhận thông tin đã điền về quy trình công việc bằng kỹ thuật số.
Bằng cách số hóa khía cạnh này trong quy trình kinh doanh của bạn, trong số những khía cạnh khác, bạn có thể loại bỏ tất cả sổ nhật ký và tài liệu giấy của mình.
Bắt đầu theo dõi các quy trình không cần giấy tờ mới được phát triển của bạn
Khi bạn chuyển sang một văn phòng không giấy tờ, bạn cần theo dõi cách nhân viên của bạn đóng góp vào quá trình này. Bạn cũng cần quan sát xem họ có cảm thấy có vấn đề gì khi chấp nhận thay đổi này không.
Hãy nhớ rằng bạn cần thực hiện một số sửa đổi nhất định trong quá trình thực hiện để đảm bảo rằng các nhóm và nhân viên của bạn đang đi đúng hướng trong việc triển khai các quy trình không cần giấy tờ.
Ngoài ra, theo dõi nỗ lực của nhóm bạn trong việc nắm bắt môi trường không cần giấy tờ sẽ giúp bạn định lượng những cải tiến mà bạn đã thực hiện.
Con đường không giấy tờ phía trước
Khi bạn tiếp tục nỗ lực nhất quán để đảm bảo một văn phòng không giấy tờ, bạn bắt đầu nhận thấy một số lợi ích. Điều này bao gồm tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng cường bảo mật dữ liệu và tài liệu cũng như sao lưu dữ liệu được bảo vệ.
Với các công cụ kỹ thuật số và hệ thống dựa trên đám mây như Larksuite , bạn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi này và quản lý quy trình công việc kỹ thuật số của mình hiệu quả hơn. Loại bỏ nhu cầu về máy in và giấy tờ trong quy trình của bạn bằng cách chia sẻ liên kết kỹ thuật số với người của bạn.
Không chỉ vậy, Larksuite còn cung cấp các biểu mẫu đăng ký kỹ thuật số, ứng dụng di động và áp phích mã QR để quản lý nơi làm việc của bạn hoàn toàn không cần giấy tờ.
