Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi lục tung các thư mục và tủ hồ sơ để cố gắng tìm một tài liệu cụ thể không? Hoặc có thể bạn đang tìm cách giảm lượng khí thải carbon của công ty mình trong năm mới? Hoặc có lẽ bạn đã sẵn sàng từ bỏ hoàn toàn việc sử dụng tài liệu giấy? Bạn không đơn độc – hơn 50% công ty tại Việt Nam đang xem xét hoặc triển khai chuyển đổi số hướng tới một văn phòng không giấy tờ.
Loại bỏ giấy tờ không cần thiết khỏi văn phòng của bạn có thể giải phóng không gian làm việc, cho phép nhân viên tập trung vào công việc của họ thay vì tìm kiếm tài liệu và thậm chí giúp tăng cường các biện pháp tuân thủ trong toàn công ty của bạn.
Nhưng không phải là công cụ kỹ thuật số đắt tiền? Mặc dù việc nâng cấp văn phòng kỹ thuật số chắc chắn sẽ tạo ra chi phí mới, nhưng chúng sẽ nhanh chóng được đền đáp . Trên thực tế, 28% công ty đầu tư vào quản lý tài liệu không cần giấy tờ đã thu được lợi tức hoàn toàn từ khoản đầu tư của họ trong vòng chưa đầy sáu tháng, trong khi 59% báo cáo đạt được tổng ROI trong vòng chưa đầy một năm.
Nếu bạn chưa thực hiện chuyển đổi số, năm tới có thể là thời điểm hoàn hảo để thực hiện. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên xem xét nó.
6 lý do nên chuyển sang văn phòng không giấy tờ vào năm 2023
1. Tiết kiệm tiền
Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thứ hơn là chỉ giấy bằng cách chuyển sang văn phòng điện tử. Số tiền chi cho bảo trì máy in, mực in, bột mực, bưu chính, lưu trữ vật lý, v.v., tất cả sẽ giảm đáng kể khi bạn chuyển sang sử dụng ít giấy hơn. Đây là lý do tại sao các công ty tiết kiệm trung bình 1,6tr đồng cho mỗi nhân viên khi họ chuyển đổi số.
2. Tiết kiệm không gian
Có một số chi phí đáng ngạc nhiên khi sử dụng các quy trình dựa trên giấy mà chúng tôi hiếm khi xem xét, chẳng hạn như dung lượng cần thiết để lưu trữ các tệp giấy. Hãy xem xét điều này: khoảng 50% bất động sản thương mại là nơi sinh sống của tủ hồ sơ và kho lưu trữ giấy tờ khác.
Cân nhắc xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền nếu bạn có thể loại bỏ dung lượng lưu trữ dư thừa đó và thay vào đó sử dụng không gian văn phòng cho phòng hội nghị hoặc phòng chăm sóc sức khỏe. Diện tích bổ sung đó sau đó có thể được sử dụng cho không gian làm việc lớn hơn, hiệu quả hơn.
3. Nâng cao hiệu quả
Các quy trình xử lý giấy tờ rất tẻ nhạt và phức tạp, và thường rất khó để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong con đường giấy tờ không bao giờ kết thúc.
Văn phòng làm việc Online có thể tăng năng suất cho hầu hết mọi người bằng cách giảm lượng thời gian và công sức cần thiết để lưu trữ, quản lý và tìm kiếm tài liệu. Điều này giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình.
4. Tăng cường cộng tác trong Công ty
Sử dụng phần mềm quản lý công việc văn phòng không chỉ giảm giấy trong văn phòng mà còn giúp nhân viên cộng tác trong các dự án, chia sẻ kiến thức và lưu thông thông tin dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp cải thiện tinh thần đồng đội, khuyến khích đổi mới và ngăn chặn các khối kiến thức.
5. Tăng cường bảo mật
Chi phí in không chỉ liên quan đến nguồn cung cấp và lao động. Các công ty cũng có thể mất tiền do vi phạm ngày do máy in chưa được bảo mật đầy đủ. Trên thực tế, máy in thường là mắt xích yếu trong bảo mật của công ty.
Không cần giấy tờ cũng có thể cải thiện tính bảo mật bằng cách cho phép các công ty lưu trữ và quản lý thông tin nhạy cảm bằng kỹ thuật số, giảm nguy cơ mất cắp hoặc mất tài liệu vật lý. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty xử lý thông tin cá nhân hoặc tài chính nhạy cảm. Ngoài ra, một văn phòng không giấy tờ có thể giúp dễ dàng thực hiện các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa và kiểm soát truy cập, để bảo vệ các tài liệu điện tử.
6. Giảm lượng khí thải carbon
Bạn có biết phải mất 10 lít nước để tạo ra một tờ giấy A4 không? Và 35% của tất cả các cây thu hoạch đang được sử dụng để sản xuất giấy?
Chuyển sang phần mềm quản lý công việc văn phòng cũng có thể mang lại những lợi ích to lớn về môi trường, vì nó giúp giảm lượng giấy và các vật tư văn phòng khác được tiêu thụ, giảm lượng khí thải carbon của công ty. Ngoài ra, chuyển sang kỹ thuật số có thể giúp giảm lượng chất thải do công ty của bạn tạo ra, vì các tài liệu điện tử không cần phải bị loại bỏ giống như cách mà các tài liệu giấy làm.
Không cần giấy tờ vào năm 2023 với Phần mềm Lark
Nhìn chung, chuyển sang văn phòng không giấy tờ có thể mang lại nhiều lợi ích cho các công ty, bao gồm tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu quả, tăng cường bảo mật và lợi ích về môi trường. Bằng cách chuyển sang văn phòng không giấy tờ, công ty của bạn có thể cải thiện hoạt động, giảm chi phí và bảo vệ môi trường.
Khi bạn tiếp tục nỗ lực nhất quán để đảm bảo một văn phòng không giấy tờ, bạn bắt đầu nhận thấy một số lợi ích. Điều này bao gồm tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng cường bảo mật dữ liệu và tài liệu cũng như sao lưu dữ liệu được bảo vệ.
Với phần mềm quản lý công việc văn phòng và hệ thống quản lý nơi làm việc dựa trên đám mây như Lark, bạn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số và quản lý quy trình công việc doanh nghiệp hiệu quả hơn.
