Cách lọc dữ liệu vào bảng tổng hợp trong Excel

Bài viết này giả định rằng bạn biết cách tạo một bảng tổng hợp cơ bản, nhưng cũng cung cấp hướng dẫn để xây dựng bảng tổng hợp ví dụ. Nếu bạn cần trợ giúp về những điều cơ bản, bạn có thể muốn đọc Cách sử dụng công cụ PivotTable của Excel để biến dữ liệu thành thông tin có ý nghĩa trước khi tiếp tục.

THAM KHẢO ĐĂNG KÝ ỨNG DỤNG NÓI TIẾNG ANH TỐT NHẤT

Đăng ký

Bảng tổng hợp trong Excel

Chúng tôi sẽ cần một bảng tổng hợp trước khi có thể bắt đầu lọc, vì vậy, để kết thúc, chúng tôi sẽ xây dựng bảng tổng hợp được hiển thị trong Hình A , dựa trên dữ liệu được hiển thị trong cùng một trang tính. Để làm như vậy, hãy nhấp vào bất kỳ đâu bên trong tập dữ liệu và thực hiện như sau:

1. Bấm vào tab Chèn và sau đó bấm PivotTable trong nhóm Bảng.
2. Trong hộp thoại kết quả, nhấp vào tùy chọn Trang tính hiện có để bạn có thể xem dữ liệu và bảng tổng hợp cùng một lúc và nhập F1 ( Hình B ) làm vị trí.
3. Bấm OK, và Excel sẽ hiển thị khung bảng tổng hợp và danh sách trường.
4. Sử dụng Hình C như một hướng dẫn, xây dựng bảng pivot thể hiện trong Hình A .

Hình A

Hình B

Hình C

Bảng tổng hợp đơn giản này hiển thị số tiền hàng ngày cho mỗi người, tổng hợp số tiền có cùng ngày. Vì có ngày, Excel sẽ tự động thêm các thành phần ngày, chẳng hạn như tháng, quý và năm. Tôi đã giữ lại mặc định, tháng. Thứ tự dữ liệu trong tập dữ liệu không quan trọng một chút nào. Bảng tổng hợp là một báo cáo tốt, nhưng bạn có thể muốn tập trung vào thông tin cụ thể.

Cách sử dụng AutoFilter trong Excel

Sau khi tạo bảng tổng hợp, bạn có thể bắt đầu lọc ngay lập tức bằng cách sử dụng những gì đã có ở đó. Danh sách thả xuống đó trong ô Nhãn Hàng là Bộ lọc Tự động, tương tự như bộ lọc bạn sử dụng trong tập dữ liệu thông thường. Nhấp vào nó và bạn sẽ thấy một số tùy chọn, mà bạn có thể đã quen thuộc. Có một số bộ lọc tích hợp, chẳng hạn như Chứa, Không Chứa, Bằng, v.v. Trong trường hợp này, hãy bỏ chọn Chọn Tất cả và chọn James để chỉ xem các bản ghi cho James ( Hình D ).

Hình dung

Bạn cũng có thể thu gọn các khu vực cho Luke và Martha, bằng cách nhấp vào biểu tượng [-] ở bên trái tên của họ. Sự khác biệt là tên và tổng số tiền của họ sẽ vẫn hiển thị. Bạn chỉ xóa thông tin chi tiết của họ.

Sử dụng trình đơn thả xuống Nhãn hàng, bạn cũng có thể thực hiện bộ lọc tìm kiếm bằng cách nhập toàn bộ hoặc một phần giá trị. Ví dụ: hãy sử dụng tính năng này để xem tất cả nhân sự có chữ a trong tên của họ:

1. Mở rộng hoàn toàn bảng tổng hợp nếu cần.
2. Trong điều khiển tìm kiếm, nhập ký tự A ( Hình E ).
3. Bấm OK.

Hình E

Trong ví dụ đơn giản và dễ hiểu này, thật khó để tưởng tượng việc thực hiện một tìm kiếm như vậy. Nhưng một khi bạn đang xử lý nhiều dữ liệu và các mục tìm kiếm khác nhau, bạn sẽ vui mừng khi biết tính năng này tồn tại. Cũng lưu ý rằng các mục bộ lọc ở cuối hộp thoại sẽ tự động điều chỉnh cho bạn. Điều quan trọng cần lưu ý là thời gian lọc này không thay đổi cấu trúc của bảng tổng hợp. Điều này sẽ không đúng trong phần tiếp theo.

Những loại tìm kiếm này rất tốt để kiểm tra nhanh, nhưng chúng không thân thiện với người dùng. Nếu những người khác đang thao tác bảng tổng hợp, bạn sẽ muốn thêm các bộ lọc trực quan hơn.

Cách thêm bộ lọc vào giao diện trong Excel

Trình đơn thả xuống và bộ lọc tìm kiếm tốt cho bạn, nhưng chúng không tốt cho những người khác có thể đang xem thông tin trong bảng tổng hợp của bạn. May mắn thay, bạn có thể thêm một điều khiển lọc vào giao diện. Để minh họa, hãy thêm một bộ lọc cho vùng như sau:

1. Trước tiên, hãy mở rộng hoàn toàn bảng tổng hợp, nếu cần.
2. Bấm vào bên trong bảng tổng hợp để hiển thị danh sách trường. Nếu nó không bật lên, hãy bấm chuột phải vào bảng tổng hợp và chọn Hiển thị Danh sách Trường từ cuối menu con kết quả.
3. Trong danh sách trường, kéo Vùng từ ngăn trên cùng vào vùng bộ lọc ( Hình F ). Excel sẽ thêm một bộ lọc phía trên bảng tổng hợp. Từ menu thả xuống, chọn Đông Bắc và xem cập nhật bảng tổng hợp cho phù hợp.

Hình F

Bạn có thể kéo bất kỳ trường nào trong bảng tổng hợp vào vùng bộ lọc. Ví dụ, Hình G cho thấy dữ liệu được lọc bởi nhân viên, cụ thể là James cho khu vực Đông Bắc. Tuy nhiên, lưu ý rằng làm như vậy sẽ xóa các chi tiết nhân sự khỏi bảng tổng hợp thực tế. James có 1.163 đô la cho tháng 5 ở khu vực Đông Bắc. Nếu bạn muốn, hãy dành một chút thời gian để thay đổi bộ lọc và xem kết quả thay đổi bảng tổng hợp.

Hình G