Không ai thích nhập hàng tấn dữ liệu từ tài liệu in vào bảng tính Microsoft Excel theo cách thủ công. Bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm nguy cơ mắc lỗi và loại bỏ công việc tẻ nhạt với tính năng Dữ liệu Từ Ảnh.
Tính năng Dữ liệu Từ Ảnh của Excel quét một hình ảnh (ví dụ: bảng giá trị được in trên tạp chí, bản in của các giao dịch tài chính hoặc thậm chí ảnh chụp màn hình của bảng từ một trang web) và phân tích nó để tìm dữ liệu có liên quan. Sau khi cho bạn cơ hội chỉnh sửa bất kỳ dữ liệu nào mà nó tìm thấy, nó sẽ nhập mọi thứ vào bảng tính của bạn.
Hiện tại, tính năng này có sẵn trong Excel cho Mac, iPhone và Android. Vẫn chưa có lời nào về thời điểm người dùng Windows sẽ tham gia vào cuộc vui.
Bước 1: Lấy dữ liệu
Bạn có thể sử dụng một trong ba phương pháp để chèn dữ liệu vào Microsoft Excel: tệp hình ảnh, hình ảnh bạn đã sao chép vào khay nhớ tạm hoặc máy ảnh iPhone hoặc iPad của bạn.
Trong bước này, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng từng phương pháp này để lấy dữ liệu. Sau đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn xem xét và chèn nó.
Chèn dữ liệu từ tệp hình ảnh
Nếu bạn có một hình ảnh được lưu với dữ liệu mà bạn cần, thì việc chèn nó là một quá trình đơn giản.
Duyệt qua tệp, chọn tệp, sau đó nhấp vào “Mở”.
Chèn dữ liệu từ khay nhớ tạm của bạn
Bạn có thể thấy một bảng trên trang web hoặc trong tệp PDF trên máy tính của mình. Bạn có thể dễ dàng chụp ảnh màn hình dữ liệu hoặc chọn và sao chép dữ liệu đó để đặt vào khay nhớ tạm. Lưu ý rằng bạn cũng có thể lưu ảnh chụp màn hình dưới dạng tệp và nhập theo cách đó, nhưng điều này sẽ tiết kiệm một bước.
Sau khi chụp ảnh vào khay nhớ tạm của bạn, hãy chuyển đến tab Chèn của Excel, nhấp vào “Dữ liệu từ ảnh” trên ruy-băng, sau đó chọn “Ảnh từ khay nhớ tạm”.
Chèn dữ liệu từ máy ảnh iPhone của bạn
Có thể bạn có một mục đã in có dữ liệu mà bạn cần. Bạn có thể sử dụng Máy ảnh liên tục của iPhone để chụp và quét dữ liệu, sau đó chèn nó một cách dễ dàng.
Thiết bị của bạn sẽ nhắc bạn quét tài liệu. Khi bạn đã lấy nét, hãy nhấn vào nút Chụp và nếu bạn hài lòng với hình ảnh, hãy nhấn vào “Lưu”.
Bước 2: Xem lại và Chèn dữ liệu
Sau khi sử dụng bất kỳ phương pháp nào trong ba phương pháp trên để thu thập dữ liệu, bạn sẽ thấy một thanh bên ngay lập tức mở ra ở phía bên phải của bảng tính Excel của bạn. Điều này cho bạn thấy tiến trình truy xuất và phân tích dữ liệu.
Khi quá trình phân tích hoàn tất, Excel sẽ hiển thị hình ảnh mà bạn đã chụp ở đầu thanh bên và hiển thị cho bạn dữ liệu thực tế ngay bên dưới. Bạn có thể nhận thấy rằng một số ký tự không hiển thị chính xác, chẳng hạn như bản quyền hoặc ký hiệu đã đăng ký, dấu đầu dòng và biểu tượng hoặc hình ảnh.
Excel đánh dấu bất kỳ giá trị nghi vấn nào để bạn xem lại và sửa khi cần. Bạn sẽ thấy dữ liệu mà Excel tin là chính xác trong hộp đánh giá, cùng với vị trí của nó trong chính hình ảnh.
Bạn có thể nhấp vào một phần dữ liệu được đánh dấu cụ thể để sửa và sau đó chấp nhận nó.
Khi bạn hoàn thành, nút Xem lại sẽ chuyển sang màu xám và dữ liệu sẽ không còn chứa các mục nổi bật. Sau đó, bạn có thể nhấp vào “Chèn dữ liệu” để đưa dữ liệu vào bảng tính của mình.
Thanh bên Dữ liệu Từ Ảnh sẽ đóng và bạn sẽ thấy dữ liệu trong trang tính của mình. Từ đó, bạn có thể làm những gì bạn thích với nó!
Lần tới khi bạn cần thu thập dữ liệu từ trang web hoặc trang in, hãy nhớ thủ thuật hữu ích này dành cho Microsoft Excel trên Mac. Và để tăng tốc các tác vụ khác, hãy tìm hiểu cách sử dụng macro Excel để tự động hóa .
